Nova era: E-otpremnice u poslovanju

Digitalizacija u skladu sa zakonom

Proces digitalizacije poslovnih dokumenata u Srbiji pokazuje znake ubrzanja. Nakon što je sistem e-faktura postao obavezan, sledeći veliki korak je uvođenje e-otpremnica. Reč je o važnom iskoraku u modernizaciji prometa robe, jer se dokument koji je decenijama postojao samo u papirnom obliku pretvara u standardizovani elektronski zapis.

E-otpremnice postaće obavezne za sve učesnike u privrednim tokovima, što znači da će svaka isporuka robe morati da bude praćena elektronskim dokumentom, usklađenim sa zakonom. Ovaj model donosi veću transparentnost, smanjuje prostor za greške i manipulisanje podacima, a kompanijama olakšava praćenje logistike i kontrolu procesa. Za razliku od papirnih otpremnica, koje se lako gube, oštećuju ili zahtevaju dodatno arhiviranje, e-otpremnice obezbeđuju da svaka informacija bude dostupna u digitalnom obliku, u realnom vremenu i na mestu gde je potrebna.

Izazovi u praksi

Iako su prednosti e-otpremnica očigledne, njihova implementacija nije jednostavan zadatak.
Kompanije se suočavaju sa brojnim pitanjima.

• Tehnička integracija: Kako povezati novi sistem sa postojećim ERP-om, DMS-om ili drugim aplikacijama?
• Organizacija procesa: Ko kreira, ko odobrava, a ko arhivira e-otpremnice u okviru firme?
• Pravovremenost: Kako obezbediti da se otpremnica generiše i pošalje u trenutku kada je to zakonski predviđeno?
• Arhiviranje i usklađenost: Gde se čuvaju e-otpremnice, koliko dugo i kako se obezbeđuje integritet dokumenata?
• Obuka zaposlenih: Kako na najbolji način pripremiti timove za prelazak sa papirnih na digitalne dokumente?

Na ova pitanja mora se odgovoriti pre nego što novi sistem postane obavezan. Upravo tu nastupa potreba za sveobuhvatnim i pouzdanim rešenjima.

Rešenje kroz ComDoc DMS

Naš ComDoc DMS je već godinama ključni oslonac kompanijama u radu sa elektronskim dokumentima. Od uvođenja elektronskih faktura, preko SEF-a, do upravljanja arhivom i workflow procesima, ComDoc se pokazao kao fleksibilan i siguran sistem, koji uspešno povezuje zakonske obaveze sa praktičnim potrebama korisnika.

Sa modulom za e-otpremnice kompanije dobijaju:
• Mogućnost kreiranja i slanja e-otpremnica
• Povezivanje otpremnica sa drugim dokumentima (fakturama, ugovorima, nalozima za isporuku)
• Sigurno i zakonski usklađeno čuvanje u okviru e-arhive
• Opciju za praćenje statusa dokumenta i transparentnost u lancu snabdevanja
• Integraciju sa ERP-om i drugim aplikacijama, radi smanjenja duplog unosa podataka

Uvođenje e-otpremnica donosi praktične koristi za privredu:
• Ušteda vremena i resursa – smanjenje ručnog popunjavanja i štampanja dokumenata
• Brža komunikacija – informacije su dostupne svim akterima odmah po kreiranju
• Sigurnost i pouzdanost – svaki dokument je zaštićen i proverljiv
• Usklađenost sa zakonom – korisnici DMS-a mogu biti sigurni da ispunjavaju sve regulatorne zahteve
• Efikasnije poslovanje – digitalni tokovi smanjuju zastoje i ubrzavaju protok robe i informacija

ComDoc kao partner u digitalnoj transformaciji

Jedna od najvećih vrednosti našeg sistema jeste činjenica da se kontinuirano razvija, u skladu sa zakonskim promenama i potrebama korisnika. Na isti način na koji je ComDoc olakšao prelazak na elektronske fakture, sada omogućava i uvođenje e-otpremnica. Sa više od sto aktivnih klijenata iz različitih industrija, DMS je prepoznat kao rešenje koje se ne koristi samo radi usklađenosti, već i kao alat koji unapređuje poslovanje. Kroz integraciju sa drugim sistemima, automatizaciju procesa i napredne opcije arhiviranja, ComDoc pomaže kompanijama da iskoriste priliku za digitalnu transformaciju i postanu konkurentnije na tržištu. E-otpremnice predstavljaju novi korak u modernizaciji poslovanja u Srbiji. One nisu samo zakonska obaveza, već i prilika da kompanije unaprede način na koji rade, eliminišu papirologiju i dobiju potpunu kontrolu nad svojim dokumentima. ComDoc DMS je tu da podrži taj proces – da obezbedi jednostavnu, sigurnu i efikasnu implementaciju e-otpremnica, ali i da pokaže da digitalizacija može da donese daleko više od puke usklađenosti. Ona donosi novu kulturu poslovanja, u kojoj su brzina, tačnost i sigurnost osnov za dalji rast i razvoj.

Miloš Pešić i Bojan Kostić, COMING

The post Digitalizacija u skladu sa zakonom appeared first on Business&IT.

ComDoc DMS

Digitalna evolucija dokumenata

Kako Document Management System postaje pametniji uz Cloud Native tehnologije?

Šta je DMS i zašto je važan? Sistem za upravljanje dokumentima (Document Management System – DMS) je softver koji omogućava organizovanje i čuvanje svih kompanijskih dokumenata u digitalnom obliku. Zamenom papirnih fioka i registara digitalnim arhivama, taj sistem čini poslovanje organizovanijim i efikasnijim, jer su podaci dostupni u svakom trenutku i sa bilo kojeg mesta. Na taj način smanjuje se rizik od gubitka ili oštećenja papirne dokumentacije i eliminiše se potreba za velikim fizičkim prostorima za čuvanje. ComDoc DMS rešenje, na primer, predstavlja kompletno, jednostavno i funkcionalno rešenje za digitalno čuvanje podataka i vođenje poslovnih procesa, koje nudi automatizaciju procesa, centralizaciju podataka, ažurnost informacija i veću sigurnost. Ubrzana razmena dokumenata i integracija, poput elektronskog potpisa i fakturisanja, omogućavaju kompanijama da brže ispune zahteve tržišta i smanje troškove poslovanja.

ComDoc DMS predstavlja kompletno, jednostavno i funkcionalno rešenje za digitalno čuvanje podataka i vođenje poslovnih procesa, koje nudi automatizaciju procesa, centralizaciju podataka, ažurnost i sigurnost informacija

Izazovi tradicionalnog DMS-a i prednosti modernizacije

Mnogi tradicionalni DMS-ovi imaju monolitnu arhitekturu, gde je cela aplikacija veliki, zapečaćen programski blok. To rezultuje sporim razvojem i kompleksnijim održavanjem, jer svaka nova funkcionalnost ili promena zahtevaju komplikovane i dugotrajne nadogradnje celog sistema. U praksi ovo znači da kompanije ne mogu brzo da promene ili prošire DMS po potrebi tržišta. Kod tradicionalnih monolitnih sistema uobičajeni su sporiji ciklusi razvoja, problemi u skaliranju i održavanju, kao i manjak fleksibilnosti u reagovanju na promene. Osim toga, monolitni sistemi često dovode do usložnjenog upravljanja infrastrukturom i većih troškova za hardver, jer se sve komponente prema potrebi moraju širiti odjednom. Prelazak na modernu arhitekturu donosi brojne benefite. Prvenstveno, Cloud Native pristup omogućava sistemu visoku skalabilnost i dostupnost, jer svaka funkcija radi kao samostalan servis, koji se može nezavisno raspoređivati i umnožavati po potrebi. Orkestracija kontejnera (npr. Kubernetes) automatski upravlja resursima i omogućava dinamičko skaliranje servisa po opterećenju. CI/CD praktični alati ubrzavaju uvođenje novih verzija sistema i smanjuju rizik da dođe do grešaka pri nadogradnji. Kao rezultat, Cloud Native aplikacije nude veću agilnost, skalabilnost, otpornost na Digitalna evolucija dokumenata Kako Document Management System postaje pametniji uz Cloud Native tehnologije? ComDoc DMS ComDoc DMS predstavlja kompletno, jednostavno i funkcionalno rešenje za digitalno čuvanje podataka i vođenje poslovnih procesa, koje nudi automatizaciju procesa, centralizaciju podataka, ažurnost i sigurnost informacija 19 greške i efikasnost u odnosu na monolitne sisteme. Osim toga, Cloud Native DMS omogućava bolju fleksibilnost. Lako se dodaju novi moduli ili integracije (npr. elektronsko fakturisanje, napredne pretrage ili veštačka inteligencija za analizu dokumenata) bez uticaja na ceo sistem. Takođe, sigurnost je poboljšana: hosting u renomiranom oblaku, sa redovnim pravljenjem rezervnih kopija i enkripcijom podataka, znači da su dokumenti zaštićeni od kvara lokalnih uređaja ili fizičkih šteta. Centralizacija administriranja i logova (npr. pomoću alata za nadgledanje) olakšava praćenje sistema i preventivno otkrivanje problema. Sve ovo ukupno smanjuje troškove održavanja, jer se manje vremena troši na intervencije i nadogradnje hardvera.

Migracija DMS-a u Cloud Native na primeru kompanije COMING

Naredni koraci ilustruju transformaciju klasičnog DMS-a u Cloud Native arhitekturu na primeru COMING-ovog sistema. Kao prvo, izdvojen je korisnički interfejs (UI) iz same aplikacije i presvučen u savremeni frontend (uključujući, recimo, React), a svaka ključna funkcija (fakturisanje, e-arhiva, upravljanje organizacijama) postala je zaseban servis. Na ovaj način DMS je podeljen na više manjih modula: primarni DMS API servis, servis za e-fakture, servis za e-arhivu i servis za upravljanje organizacijama i korisnicima. Korisnički interfejs sada je nova React aplikacija koja koristi više API-ja, pri čemu svaki servis može da se ažurira nezavisno. Posle transformacije rezultat je sistem sa tri zasebna UI-ja: jednim za osnovne DMS funkcije, jednim za arhiviranje dokumenata i jednim za administrativno upravljanje organizacijama. Uveden je i Single Sign-On (Keycloak), tako da se korisnik prijavljuje jednom i automatski dobija pristup svim servisima za koje ima prava. Pored toga, sve greške i događaji centralizovano se beleže (npr. preko Elasticsearcha), što olakšava praćenje sistema. Konačno, prilikom migracije svaka komponenta je dobila svoju bazu podataka (ranije je postojala samo jedna monolitna baza). Takav pristup – po jedna baza po servisu – prati dobre prakse mikroservisnih arhitekturai omogućava nezavisno horizontalno skaliranje za svaki servis ponaosob.

Konačni rezultati transformacije

Posle pune migracije sistem je stabilniji i fleksibilniji. Zahvaljujući jasnoj podeli odgovornosti, različiti timovi mogu paralelno da rade na svojim servisima, što ubrzava razvoj novih funkcionalnosti. Sistem se sada može lako horizontalno širiti dodatnim resursima (serverima ili kontejnerima) tamo gde je najopterećeniji, što poboljšava ukupne performanse i pouzdanost. Takođe, centralizovano logovanje i praćenje daju bolji uvid u rad sistema, što doprinosi bržem otklanjanju eventualnih problema. Kako je zabeleženo u studiji slučaja, nakon transformacije dobijen je sistem sa jasnom podelom odgovornosti po servisima, koji omogućava bolju skaliranost i efikasnije praćenje rada celog sistema, a ukupni ishod je prijatnije korisničko iskustvo i veći kvalitet usluge. U praksi, to znači da krajnji korisnici brže pristupaju željenim dokumentima, manje vremena troše na administrativne procedure i uglavnom imaju manje tehničkih prepreka u radu sa DMS-om.

Andrija Milosavljević, Goran Stojiljković, COMING

The post Digitalna evolucija dokumenata appeared first on Business&IT.

COMING ComBot

DMS nadograđen veštačkom inteligencijom

Pronađite informacije po značenju i razgovarajte sa svojim DMS-om uz pomoć ComBota

Tokom godina poslovanja kompanije generišu i prikupljaju ogromnu količinu informacija, uskladištenih u formi brojnih elektronskih dokumenata, korisnicima dostupnih u strukturiranim i nestrukturiranim oblicima. Dostupne informacije predstavljaju interne arhive i izuzetno su značajan resurs u procesu donošenja odluka na nivou kompanija. Informacije su često uskladištene u obliku skeniranih dokumenata, što otežava njihovo pretraživanje, analizu i korišćenje. Kako bi svoje arhive pretvorile u alat, kompanije se većinom oslanjaju na korišćenje Document Management Systema (DMS), koji omogućavaju skladištenje, organizovanje, praćenje i pretraživanje digitalnih sadržaja. Napredne pretrage Document Management Systema oslanjaju se na upotrebu tipova dokumenata i metapodataka definisanih od strane korisnika ili na pretraživanje kompletnog sadržaja korišćenjem ključnih reči, najčešće uz pomoć invertovanih indeksa. Svaka od ovih metoda je efikasna, omogućava precizno pronalaženje dokumenata i predstavlja uobičajenu funkcionalnost ComDoc rešenja, ali istovremeno zahteva definisanje i održavanje šeme metapodataka, disciplinovanost korisnika pri unosu i izmeni metapodataka i korišćenje dodatnih resursa za implementaciju full-text pretrage. Nijedna od navedenih metoda ne obezbeđuje prednosti koje su inspirisale nastanak ovog članka i koje su razlog implementacije COMING ComBot sistema. Jedan od načina za sublimiranje prednosti koje nedostaju mogao bi biti sledeći: dokumenti moraju biti pretraživi prema značenju njihovog sadržaja, a kompanijski DMS treba posmatrati ne samo kao izvor podataka, već kao izvor znanja. Ovakva vrsta proširenja podrazumeva implementaciju mehanizama veštačke inteligencije za potrebe ekstrakcije podataka, analize sadržaja, identifikacije entiteta i njihovih međusobnih veza, ekstrakciju opisa entiteta i veza i automatsko kreiranje baze znanja kompanije. Rezultat je sistem koji će, oslanjajući se na znanje o kompaniji ekstrahovano iz dokumenata, biti u stanju da odgovori na korisnička pitanja definisana prirodnim jezikom, pri čemu će odgovori biti zasnovani na jedinstvenoj kompanijskoj praksi, u skladu sa njenim načinom rada i potkrepljeni isečcima iz dokumenata.

Dokumenti moraju biti pretraživi prema značenju njihovog sadržaja, a kompanijski DMS treba posmatrati ne samo kao izvor podataka, već kao izvor znanja

Ovakvi sistemi poznati su kao Retrieval Augmented Generation (RAG) sistemi, a primer takvog sistema za sprsko govorno područje je COMING ComBot. COMING ComBot – izvor znanja i vaš sagovornik COMING ComBot pripada grupi Retrieval Augmented Generation (RAG) sistema. Ovi sistemi veštačke inteligencije, pa tako i COMING ComBot, kombinuju pretragu informacija i generativne jezičke modele za generisanje tačnih i kontekstualno relevantnih odgovora. RAG sistemi unapređuju sposobnosti velikih jezičkih modela integracijom dodatnih baza znanja, poboljšavajući faktičku tačnost i smanjujući isključivo oslanjanje na memorisane podatke. Za razliku od standardnih RAG sistema, ComBot ne pretpostavlja postojanje kompanijske baze znanja, već integriše mehanizme za njeno kreiranje i konstantno ažuriranje, u skladu sa priraštajem dokumenata u kompaniji. Arhitektura ComBot sistema projektovana je tako da omogućava konstantno praćenje i analiziranje promena podataka u kompaniji, transformišući dostupne podatke u entitete i veze i skladišteći ih u bazu znanja, čime prati rast i razvoj kompanije. Osnovni gradivni elementi COMING ComBot sistema su: • Enterprise Knowledge Extraction modul; • Baza znanja; Dokumenti moraju biti pretraživi prema značenju njihovog sadržaja, a kompanijski DMS treba posmatrati ne samo kao izvor podataka, već kao izvor znanja DMS nadograđen veštačkom inteligencijom Pronađite informacije po značenju i razgovarajte sa svojim DMS-om uz pomoć ComBota COMING ComBot 17 • Veliki jezički model (Large Language Model – LLM); • Enterprise RAG Query processor. COMING ComBot sistem karakterišu dva osnovna, nezavisna toka obrade podataka: • Kreiranje baza znanja pojedinačnih kompanija na osnovu sadržaja dokumenata; • Jednovremena semantička pretraga najrelevantnijih delova dokumenata i generisanje odgovora, zasnovanih na kompanijskoj bazi znanja i velikim jezičkim modelima. Ovaj sistem je otvoren prema većini formata koji se koriste za skladištenje dokumenata, pa je moguće u procesu ekstrakcije znanja i popunjavanja baze znanja koristiti informacije uskladištene u obliku txt, doc, docx, pdf formata ili formata za skladištenje slika. Na primer, COMING ComBot kombinuje rezultate ekstrakcije sadržaja iz skeniranih dokumenata korišćenjem više OCR modela, pri čemu poseduje sopstveni mehanizam korekcije nepreciznosti ekstrakcije. Posebnu snagu ovog sistema čini njegova mogućnost inteligentne segmentacije sadržaja. Korišćenjem modela veštačke inteligencije ComBot deli sadržaj na elemente koji predstavljaju semantičke celine.

Podelom na celine formirane prema značenju sadržaja ComBot stvara preduslove da korisnici, uz odgovore na svoja pitanja, budu usmereni na najrelevantnije delove dokumenata koji potvrđuju odgovore sistema. Dodatno, semantički segmentirani dokumenti predstavljaju osnovu za kreiranje baze znanja. Ova baza sastavljena je iz entiteta (lica, kompanija, pojava, zaključaka, datuma, vrednosti, predmeta itd.) i njihovih međusobnih veza, a sadržaj baze generiše ComBot sistem ekstrakcijom entiteta i veza iz kompanijskih dokumenata. Pri ekstrakciji, ovaj sistem definiše opis uloge i namenu svakog entiteta ili veze u sistemu. Interesantno je naglasiti da ovaj sistem omogućava nadogradnju kompanijske baze znanja u ritmu pristizanja novih dokumenata, bez dupliranja entiteta ili veza u bazi znanja. Iz korisničkog ugla, ComBot podseća na klasične chat aplikacije, kakve su ChatGPT, Grok, Claude ili Gemini. Korisnici postavljaju pitanja koristeći prirodni jezik, opisujući informacije za koje su zainteresovani. Međutim, u odnosu na navedene sisteme, ComBot korisnicima nudi više bitnih prednosti. Kompletan sistem može se izvršavati na infrastrukturi korisnika, uz minimalno investiranje u hardver neophodan za izvršavanje modela veštačke inteligencije. Na ovaj način se unapređuje bezbednost podataka i smanjuje mogućnost slučajnog odavanja poverljivih informacija, što bi se moglo desiti pri korišćenju prethodno pomenutih aplikacija sličnih funkcionalnosti. Sve informacije koje se koriste za generisanje odgovora na korisnička pitanja zasnovane su na kompanijskoj bazi znanja, čime se drastično redukuje potencijalna iluzornost modela veštačke inteligencije koje sistem koristi pri generisanju odgovora. Svaki odgovor sistema praćen je najrelevantnijim izvorima informacija koje sistem koristi za njihovo generisanje. Izvori informacija su zapravo segmenti kompanijskih dokumenata, pa su korisniku, pored konkretnog odgovora, na raspolaganju i delovi originalnog sadržaja kompanijskih dokumenata koji sadrže odgovor na postavljeno pitanje. ComBot je u stanju da brzo i efikasno izvodi zaključke na osnovu sadržaja poslovne dokumentacije, da pronađe najrelevantnije informacije, generiše precizne odgovore i uputi korisnika na delove dokumenata koji su mu od interesa. Kombinujući inteligentnu analizu sadržaja, ekstrakciju entiteta i veza i formiranje baze znanja sa velikim jezičkim modelima, ComBot će transformisati vaš DMS u izvor znanja i mogućnosti. Prof. dr Miloš Bogdanović, doc. dr Milena Frtunić Gligorijević, msr. sci Pavle Antonijević, COMING AI �

The post DMS nadograđen veštačkom inteligencijom appeared first on Business&IT.