ComDoc DMS

eOtpremnice kao deo poslovnog ekosistema

Digitalna transformacija poslovanja, koja je započeta uvođenjem sistema eFaktura, nastavljena je uvođenjem eOtpremnica, čime se tradicionalni sistem papirne dokumentacije koja prati robu od njenog otpremanja iz magacina pošiljaoca do prispeća kod primaoca zamenjuje savremenim digitalnim rešenjem, koje omogućava efikasnije evidentiranje i praćenje kretanja robe.

Zakonom o elektronskim otpremnicama uspostavljen je sistem zasnovan na informaciono-tehnološkom rešenju namenjenom kreiranju, slanju, prijemu, evidentiranju, obradi i čuvanju elektronskih otpremnica i prijemnica. Upravljanje ovim sistemom povereno je Centralnom informacionom posredniku, koji je i odgovoran za njegovo funkcionisanje. Primena zakona predviđena je u fazama: 1. januara 2026. godine započela je obavezna primena sistema za subjekte javnog sektora, kao i u slučaju kretanja akcizne robe, dok će se od 1. oktobra 2027. godine obaveza primene proširiti i na subjekte privatnog sektora.

Zakon propisuje i niz konkretnih obaveza za učesnike u prometu robe. Pošiljalac je dužan da elektronsku otpremnicu pošalje pre početka kretanja robe, dok primalac ima obavezu da potvrdi fizički prijem, odnosno da ga evidentira kroz sistem. Zakonom je propisana i obaveza čuvanja i dostupnosti elektronskih dokumenata, kao i mogućnost nadzora i kontrole nad evidentiranim podacima od strane nadležnih organa, čime elektronska evidencija postaje značajan instrument poreske i druge kontrole prometa robe. Za povrede zakonskih obaveza propisane su novčane kazne: za pravno lice u iznosu od 200.000 do 2.000.000 dinara, za odgovorno lice od 50.000 do 150.000 dinara, a za preduzetnika od 50.000 do 500.000 dinara.

Prednosti eOtpremnica za poslovanje

Značajna poboljšanja koja proizlaze iz uvođenja elektronskih otpremnica ogledaju se pre svega u uštedi vremena i smanjenju troškova, budući da eliminišu potrebu za štampanjem, dostavom i fizičkim arhiviranjem dokumentacije. Automatizovan unos i razmena podataka istovremeno smanjuju mogućnost nastanka ljudskih grešaka, koje su česte prilikom ručnog popunjavanja papirnih otpremnica, dok digitalno praćenje omogućava uvid u status, uključujući i potvrdu prijema pošiljke. Veća transparentnost kretanja robe dodatno doprinosi suzbijanju sive ekonomije i smanjenju mogućnosti neevidentiranog prometa i drugih zloupotreba. Istovremeno, elektronsko čuvanje dokumentacije omogućava brži i jednostavniji pristup istoriji isporuka, bez potrebe za pretraživanjem fizičke arhive, dok smanjena upotreba papira predstavlja i značajan ekološki benefit, kroz smanjenje količine otpada i ukupnog ekološkog otiska poslovanja.

Jedna od najvećih prednosti eOtpremnice jeste povezivanje različitih sistema – ERP-a, WMS-a, TMS-a, sistema kupaca i dobavljača, kao i državnih platformi. Umesto štampanja, ručnog unosa i slanja PDF dokumenata, podaci mogu automatski prolaziti između sistema. Time se smanjuje administracija, ubrzavaju procesi i smanjuje mogućnost da dođe do greške, a korisnik iz jednog sistema dobija pregled dokumentacije i procesa koji prate poslovni događaj, umesto da informacije traži u više različitih aplikacija.

eOtpremnice u ComDoc DMS-u

Podrška za eOtpremnice realizovana je u okviru ComDoc DMS rešenja u vidu posebnog modula, gde korisnici imaju sve funkcionalnosti dostupne na SEF portalu. Dodatni benefit obrade otpremnica kroz DMS je taj da elektronska otpremnica nije izdvojen dokument, već deo šireg digitalnog poslovnog procesa. Integracijom DMS-a sa ERP sistemima i drugim poslovnim aplikacijama omogućena je razmena podataka, praćenje statusa, povezivanje otpremnice sa pratećom dokumentacijom i njeno centralizovano čuvanje i upravljanje. Na taj način korisnici iz jednog okruženja mogu da prate dokumentaciju povezanu sa konkretnom isporukom, uz smanjenje potrebe za ručnim unosom podataka i radom u više odvojenih sistema.

Promena načina rada

Digitalna transformacija nije samo IT projekat. Kako bi novo rešenje dalo pune rezultate, potrebno je promeniti procedure, jasno definisati odgovornosti, edukovati zaposlene i unaprediti komunikaciju između sektora.

U procesu digitalizacije, pored tehnologije, izazov predstavlja i kvalitet podataka. Neusklađene šifre artikala, različiti nazivi kupaca ili netačne lokacije mogu značajno umanjiti efekte automatizacije. Zbog toga uvođenje eOtpremnice često postaje povod za sređivanje matičnih podataka, što donosi dugoročnu korist i drugim poslovnim procesima.

Papirni dokument završava u registratoru, dok digitalni dokument postaje izvor podataka. Iz elektronskih otpremnica moguće je analizirati vreme pripreme i isporuke, reklamacije, odstupanja u količinama i efikasnost transporta. Ovi podaci predstavljaju osnov za kvalitetnije poslovne odluke.

Budućnost logistike

Elektronska otpremnica je deo šire digitalne transformacije lanca snabdevanja. Njeno povezivanje sa drugim poslovnim sistemima, automatizovanim skladištima, GPS tehnologijama i naprednom analitikom otvara prostor za dodatnu optimizaciju procesa. Elektronska otpremnica omogućila je zamenu papira elektronskim dokumentom, ali njena prava vrednost ogleda se u prilici da kompanije povežu sisteme, uklone nepotrebne korake i bolje upravljaju informacijama. Drugim rečima, kompanije koje je posmatraju kao deo šire digitalne transformacije ostvariće mnogo veću korist od onih koje je budu doživljavale isključivo kao novu regulatornu obavezu.

eOtpremnica omogućila je zamenu papira elektronskim dokumentom, ali njena prava vrednost ogleda se u prilici da kompanije povežu sisteme, uklone nepotrebne korake i bolje upravljaju informacijama

Filip Sparić i Miloš Pešić, COMING