Mikro Kontrol d.o.o.

Temelj dugoročne saradnje: Implementacija ERP-a budućnosti

U eri ubrzane digitalizacije, preduzeća se suočavaju sa potrebom da osavremene svoje poslovne procese kako bi ostala efikasna i konkurentna

  Kompanija Mikro Kontrol d.o.o. Beograd, lider u oblasti automatizacije i upravljanja industrijskim procesima, prepoznala je potrebu za modernizacijom svog poslovanja i u saradnji sa COMING – Computer Engineeringom uspešno implementirala Microsoft Dynamics 365 Business Central Online. Ovo savremeno ERP rešenje omogućilo je kompaniji značajno unapređenje svakodnevnog poslovanja i postavilo temelj za budući rast i razvoj. Rastuća kompleksnost projekata i potreba za efikasnijim upravljanjem resursima, finansijama, projektima i zalihama dovele su do odluke da se postojeći sistem zameni modernim ERP rešenjem. Ciljevi su bili jasni: automatizacija procesa, mogućnost nadogradnje sistema i analiza poslovanja u realnom vremenu. Kompanija Mikro Kontrol je do momenta prelaska na Business Central Online koristila stariju verziju Microsoft Dynamics ERP sistema. U pitanju je Microsoft Dynamics NAV 2009, poznat i kao Navision, koji je svojevremeno predstavljao jednu od najpopularnijih ERP platformi za mala i srednja preduzeća. Međutim, vremenom su postale uočljive izvesne slabosti ovog ERP-a, koje su ga učinile danas prevaziđenim tehnološkim rešenjem. Imajući u vidu da kompanija ima iskustvo sa ERP sistemima, prelazak na Microsoft Dynamics 365 Business Central Online, kao rešenje koje nudi fleksibilnost, skalabilnost i sigurnost, pokazao se kao optimalan izbor.

Imperativ modernizacije poslovnog sistema

Neki od ključnih nedostataka pomenutog Navisiona su zastareli interfejs i izrazita ograničenost dodatnog razvoja. Programski jezik je zatvorenog tipa i značajno umanjuje mogućnosti za brzu i fleksibilnu nadogradnju sistema, a integracije sa današnjim tehnologijama su prava „noćna mora“ – tehnički komplikovane i skupe. Kompaniju koja beleži kontinuiran rast neminovno očekuju kompleksnije poslovne aktivnosti i veće količine podataka. U pomenutom sistemu tada do izražaja dolaze slabosti u performansama i svakodnevni rad može postati nezamisliv. Na kraju, važno je pomenuti i to da je Microsoft zvanično okončao podršku za NAV 2009. To znači da za ovu verziju više ne postoje bezbednosna i funkcionalna unapređenja, niti zvanična tehnička pomoć, što otvara ozbiljna pitanja bezbednosti i dugoročne održivosti ovog softvera. U eri digitalne transformacije i ubrzanih promena, Dynamics NAV 2009 ostaje značajna tačka u razvoju ERP sistema, ali njegova arhitektura, korisnički interfejs i tehničke mogućnosti više ne mogu da odgovore na zahteve savremenog poslovanja. Za firme koje i dalje koriste ovaj sistem prelazak na modernija rešenja, kao što je Microsoft Dynamics 365 Business Central Online, postaje neophodnost, a ne opcija. Zahvaljujući dugogodišnjem iskustvu kompanije COMING, uspešna implementacija ovog rešenja sprovedena je bez zastoja u poslovanju, uz očuvanje kontinuiteta procesa i punu funkcionalnost sistema. COMING je, kao Microsoft partner sa bogatim portfoliom ERP projekata, obezbedio kompletnu podršku – od analize postojećeg sistema, preko prilagođavanja i migracije podataka, do obuke korisnika i postimplementacione podrške. Prelazak na novi ERP omogućio je da se neki procesi preispitaju i da se u novom sistemu realizuju na lakši način. Primera radi, proces montaže u novom ERP-u organizovan je na drugačiji način, znatno jednostavniji za sprovođenje. Postavljeni su snažni temelji za dalji rast i digitalizaciju poslovanja. Realizacija projekta Proces implementacije trajao je oko šest meseci i realizovan je u skladu sa unapred definisanom metodologijom, koja je omogućila smanjenje rizika, bolju kontrolu nad celokupnim tokom projekta i visoku spremnost korisnika za rad u novom okruženju. Jedan od najvećih izazova bilo je povezivanje ERP sistema sa postojećim softverskim rešenjima, kao i njegovo prilagođavanje specifičnostima poslovnih procesa Mikro Kontrola, naročito u domenu upravljanja projektima, montaže proizvoda i uvozno-izvoznih aktivnosti. Već u prvoj etapi projekta sprovedena je sveobuhvatna analiza postojećih procesa, kroz aktivno uključivanje svih relevantnih sektora – od finansija i prodaje do projektovanja i logistike. Ova analiza rezultirala je dokumentom funkcionalnih zahteva, koji je poslužio kao temelj za dalji razvoj sistema. Na osnovu definisanih potreba, razvijene su brojne funkcionalnosti i integracije, koje su omogućile digitalizaciju ključnih poslovnih tokova. Poseban akcenat stavljen je na module za vođenje projekata, montažu proizvoda i spoljnotrgovinsko poslovanje. Realizovana je i integracija sa eksternim sistemima, kao što su Narodna banka Srbije (NBS), Document Management System (DMS) i Sistem elektronskih faktura (SEF). Ove integracije omogućile su automatsko slanje i prijem e-faktura direktno iz ERP sistema, kao i praćenje njihovog statusa bez potrebe za napuštanjem aplikacije. Sistem svakodnevno preuzima kurseve stranih valuta, dok se ključni podaci o partnerima automatski ažuriraju sa portala NBS, čime se dodatno podiže efikasnost i tačnost poslovanja. Razvijeni su i specifični izveštaji, posebno u oblasti uvoza i izvoza, koji omogućavaju detaljno praćenje faktura Kompanija COMING aktivno osluškuje potrebe i ideje svojih korisnika, prati zakonske regulative i uvek je spremna za dalji razvoj sistema i pružanje rešenja koja rastu zajedno sa poslovanjem klijenata 28 Business&IT Studija slučaja po zemljama i partnerima, kontrolu robe po tarifnim oznakama, kao i bržu pripremu dokumentacije za špediciju i carinu. Ove funkcionalnosti nisu imale samo tehničku, već i stratešku vrednost, jer omogućavaju bolje upravljanje međunarodnim poslovanjem i usklađenost sa važećim propisima. Još jedna dodatna pogodnost Business Central Online rešenja ogleda se u lakoći kreiranja paralelnih testnih i razvojnih okruženja, bez dodatnih infrastrukturnih troškova, što je omogućilo bezbedno testiranje i brzu identifikaciju potencijalnih problema. Takođe, obezbeđeni su fleksibilnost u radu više timova istovremeno i kontinuirano unapređenje sistema u skladu sa agilnom metodologijom.

Rad u novom okruženju

Sistem je zvanično pušten u produkciju u planiranom roku, pri čemu su migrirani svi relevantni podaci iz prethodnog rešenja, uključujući glavnu knjigu, zalihe, partnere i aktivne projekte. Od prvog dana korisnici su počeli da vode celokupno poslovanje u novom sistemu, bez zastoja u radu. Nakon puštanja sistema u rad, usledio je dvomesečni period intenzivne podrške, tzv. hypercare faza, tokom koje su konsultanti iz COMING-a bili dostupni za rešavanje operativnih izazova i pružanje korisničke podrške. Zahvaljujući izuzetnoj saradnji implementacionog tima i zaposlenih u Mikro Kontrolu, ova faza protekla je bez značajnijih prepreka, a dodatna podešavanja sistema izvršena su brzo i efikasno. Realizacija ovog projekta predstavlja značajan korak ka digitalnoj transformaciji kompanije Mikro Kontrol i dokaz je da strateški odabrana ERP platforma, uz dobro definisanu metodologiju implementacije i visoku angažovanost zaposlenih, može doneti konkretne rezultate u kratkom roku. Nova ERP platforma ne samo da omogućava brže i efikasnije obavljanje svakodnevnih aktivnosti, već otvara prostor za dalje unapređenje procesa, bolje upravljanje resursima i jačanje konkurentnosti na tržištu. Već nakon nekoliko meseci rada u novom sistemu, Mikro Kontrol je zabeležio brojne koristi:

• Povećana efikasnost u obradi dokumenata, fakturisanju i vođenju
  projekata;
• Transparentno finansijsko izveštavanje u realnom vremenu;
  Jedinstvena baza podataka, dostupna sa bilo koje lokacije putem
  interneta;
• Bolja kontrola troškova i zaliha;
• Brža i tačnija analiza performansi.

Osim operativnih koristi, prelaskom na cloud rešenje kompanija je smanjila troškove održavanja IT infrastrukture i omogućila lakše skaliranje u skladu sa daljim rastom. BC Online se automatski ažurira dva puta godišnje, tako da korisnici uvek imaju pristup najnovijim funkcionalnostima, sigurnosnim unapređenjima i podršci za nove zakonske regulative, bez dodatnog napora IT odeljenja. Ovaj ERP sistem je cloud native rešenje, što znači da je dostupan sa bilo kog mesta, putem interneta i na različitim uređajima (desktop, laptop, tablet ili mobilni telefon). Ova fleksibilnost je od posebne važnosti za kompanije koje imaju terenske timove, međunarodne projekte i potrebu za pristupom podacima u realnom vremenu. BC Online se besprekorno integriše sa drugim Microsoft servisima, kao što su Outlook, Excel, Teams, kao i sa Power BI i Power Automate. To omogućava automatizaciju rutinskih zadataka, napredno izveštavanje i veću povezanost između zaposlenih i procesa. Odlikuju ga najviši standardi bezbednosti, uključujući šifrovanje podataka, višefaktorsku autentifikaciju, zaštitu od upada i redovne bezbednosne provere.

Pogled u budućnost

Digitalna transformacija u Mikro Kontrolu nije jednokratni projekat, već deo dugoročne strategije. Dalji planovi uključuju automatizaciju dodatnih procesa, dublju integraciju sa mobilnim rešenjima i korišćenje napredne analitike za podršku strateškom odlučivanju. Kroz ovu implementaciju Mikro Kontrol d.o.o. Beograd još jednom potvrđuje svoju posvećenost inovacijama i spremnost da koristi najmodernije alate za postizanje operativne izvrsnosti i konkurentske prednosti. Realizacijom dosadašnjih aktivnosti postavljen je temelj i stvoreni su uslovi za nastavak razvoja i lako povezivanje sa budućim sistemima. Postojeća postavka sistema u velikoj meri je spremna za implementaciju sve izvesnije funkcionalnosti e-Otpremnice. Modularna struktura, usklađenost sa zakonskim propisima, kao i ranije sprovedene integracije sa SEF-om i drugim sistemima, omogućile su da ovaj korak bude prirodan nastavak digitalne transformacije. Već implementirano rešenje za detaljno razvrstavanje količina artikala po policama, regalima i projektima omogućava lak dalji razvoj u oblasti magacinskog poslovanja i skladištenja zaliha. Ovo su samo neki od primera dobro postavljenih osnova za dalje integracije i razvoj. Kompanija COMING aktivno osluškuje potrebe i ideje svojih korisnika, prati zakonske regulative i uvek je spremna za dalji razvoj sistema i pružanje rešenja koja rastu zajedno sa poslovanjem klijenata. Dosadašnja saradnja između kompanija COMING i Mikro Kontrol pokazala se kao izuzetno uspešna i zasnovana na međusobnom poverenju, stručnosti i zajedničkoj posvećenosti postizanju visokih poslovnih ciljeva. Kroz profesionalnu implementaciju ERP rešenja i kontinuiranu podršku, COMING je potvrdio svoju ulogu pouzdanog partnera, spremnog da odgovori na sve izazove savremenog poslovanja. Uverenje da će se ova saradnja nastaviti i u budućnosti, kroz dalji razvoj sistema i uvođenje novih funkcionalnosti u skladu sa potrebama Mikro Kontrola, predstavlja temelj za još snažnije partnerstvo i zajednički napredak.

Martin Marinkov, COMING