HR i Payroll sistemi

Šta je potrebno da 2.000 ljudi primi platu na vreme?

COMING Computer Engineering je za korisnika iz bankarskog sektora uspešno implementirao Microsoft Dynamics 365 Business Central, kao novo ERP rešenje za upravljanje HR i Payroll procesima. Projekat je obuhvatio više od 2.000 zaposlenih i imao za cilj da objedini ključne procese, unapredi automatizaciju i obezbedi pouzdanu osnovu za obračun zarada i upravljanje podacima o zaposlenima.

Kada zaposleni na dan isplate proveri stanje na svom računu, retko razmišlja o tome šta je sve prethodilo da bi njegova zarada bila obračunata tačno i isplaćena na vreme. Za njega je to samo jedan broj na ekranu. Ipak, iza tog naizgled rutinskog trenutka nalazi se jedan od najsloženijih i najosetljivijih procesa u svakoj velikoj organizaciji.

Bezbednost kao temelj rešenja

HR i Payroll sistemi sadrže neke od najosetljivijih podataka jedne organizacije. U njima se nalaze lični podaci zaposlenih, informacije o zaradama, naknadama, kreditima, obustavama, odsustvima i druge informacije koje ne smeju biti dostupne neovlašćenim osobama. Postavlja se pitanje: kako zaštititi ove podatke?

HR i Payroll sistemi sadrže neke od najosetljivijih podataka jedne organizacije

Od samog početka bezbednost je bila jedan od osnovnih principa na kojima je rešenje projektovano. Baza podataka je enkriptovana, kako bi podaci bili zaštićeni i na infrastrukturnom nivou. Pristup sistemu omogućen je isključivo iz mreže korisnika, dok je samo rešenje smešteno u COMING Cloud okruženju. Pristup Microsoft Dynamics 365 Business Centralu realizovan je korišćenjem domenskih Microsoft Entra ID naloga. Svaki korisnik sistemu pristupa sa svojim poslovnim identitetom, a prava se dodeljuju u skladu sa njegovom ulogom i odgovornostima. Na taj način nije zaštićen samo ulazak u sistem, već i ono što korisnik nakon prijave može da vidi, menja ili obrađuje. Bezbednost je morala da prati podatke i onda kada napuste ERP. Pored korišćenja HTTPS protokola, deo integracija realizovan je i korišćenjem SSH protokola, u skladu sa bezbednosnim zahtevima i standardima korisnika.

Od kvalitetnih podataka do povezanih sistema

Bezbednost je bila preduslov da sistem može da funkcioniše, ali sama po sebi nije bila dovoljna. Jednako važan izazov predstavljali su podaci koji će se u sistemu koristiti. ERP može da pruži pouzdane rezultate samo ako su informacije na kojima se zasniva tačne, potpune i dosledne. Zato je jedan od najzahtevnijih delova projekta bila migracija podataka. Iza svakog zapisa nalazi se stvarna osoba, sa svojim ugovorom, pozicijom, radnim vremenom, stažom, odsustvima, naknadama, kreditima i obustavama.

Migracija nije predstavljala jednostavno prebacivanje informacija iz jednog sistema u drugi, već detaljnu proveru kvaliteta celokupne evidencije koja se godinama gradila. Podaci su morali da budu analizirani, očišćeni, usklađeni i pravilno mapirani u Business Central. Tek kada su podaci postali pouzdani, bilo je moguće povezati novi ERP sa ostalim poslovnim sistemima korisnika.

Integracije koje povezuju poslovne procese

Jedna od ključnih integracija omogućila je slanje stavki knjiženja ka drugom ERP sistemu. Te stavke moraju biti kompletne, tačne i spremne za dalju računovodstvenu obradu. Svaki pojedinačni podatak mora biti na pravom mestu, jer od njega zavise finansijsko izveštavanje, kontrola troškova i usaglašavanje sistema.

Važan deo projekta činile su i integracije sa SFTP infrastrukturom banke. Na dnevnom i mesečnom nivou Business Central generiše i šalje različite izveštaje koji se dalje koriste u procesima banke. Od tih razmena zavise informacije o statusima zaposlenih, pozicijama, organizacionim promenama, stanjima po kontima i brojni drugi operativni i kontrolni izveštaji.

Realizovana je integracija za slanje podataka o tehničkoj zaradi, kao i integracija sa core bankarskim sistemom. Putem ove integracije iz core sistema banke u ERP se automatski prenose određeni podaci o zaposlenima, kao što su broj lične karte, službeni broj telefona, mejl adresa i drugi relevantni personalni i kontakt podaci, čime se smanjuje potreba za ručnim unosom, obezbeđuje usklađenost podataka između sistema i smanjuje mogućnost nastanka grešaka. Nakon kreiranja naloga za plaćanje u ERP sistemu, podaci se automatski prosleđuju u sistem platnog prometa banke, čime se obezbeđuje kontinuitet procesa isplate bez dodatnih manuelnih koraka, a nakon završetka obračuna zarada, automatski se generišu i dostavljaju isplatni listići u internu aplikaciju banke, odakle svaki zaposleni može bezbedno da preuzme svoj obračunski listić.

Obračun zarada bez prostora za pretpostavke

Kada su podaci migrirani, a sistemi povezani, predstoji najvažniji trenutak projekta – prvi obračun zarada. Payroll je oblast u kojoj sistem ne sme da radi „uglavnom dobro“ već mora da radi tačno za svakog zaposlenog. Jedna greška među više od 2.000 obračuna možda statistički deluje zanemarljivo, ali za zaposlenog, čija zarada nije tačno obračunata, ta greška predstavlja 100% njegovog problema. Zbog toga je svako odstupanje analizirano dok njegov uzrok nije potpuno objašnjen. Cilj je bio da novi sistem proizvede tačan rezultat, ali i da u svakom trenutku može objasniti kako je do njega došao.

Payroll je oblast u kojoj sistem ne sme da radi „uglavnom dobro“, već mora da radi tačno za svakog zaposlenog

Zadatak implementacionog tima bio je da znanja svih timova objedini u jedinstven, stabilan i pouzdan sistem.

HR je donosio znanje o životnom ciklusu zaposlenih, Payroll tim o pravilima obračuna i brojnim izuzecima, finansije su definisale zahteve za knjiženja i kontrole, dok su IT i timovi za informacionu bezbednost postavili standarde infrastrukture, pristupa i razmene podataka.

Najbolji sistem je onaj koji zaposleni ne primete

Kada je prvi obračun u novom sistemu uspešno završen, najvažniji rezultat mogao je da stane u jednu rečenicu: oko 2.000 zaposlenih primilo je zarade na vreme. Iza te jednostavne činjenice nalaze se meseci rada, hiljade obrađenih podataka, složene integracije, bezbednosni mehanizmi i saradnja stručnjaka različitih profila. Međutim, zaposleni ništa od toga ne vide. Vide samo rezultat.

Upravo je to najbolji dokaz da sistem radi kako treba. Uspešan ERP projekat nije onaj o kojem svi govore, već onaj koji svakog meseca pouzdano i gotovo neprimetno radi ono zbog čega je napravljen.

Kada danas postavimo pitanje: „Šta je potrebno da 2.000 ljudi primi platu na vreme?“, odgovor je mnogo više od HR sistema ili Payroll modula. Potrebni su kvalitetni podaci, jasno definisani poslovni procesi, bezbedna i pouzdana razmena informacija, pažljivo planirane integracije, precizno upravljanje pristupima, temeljno testiranje i stručan tim koji razume kako svaka promena utiče na funkcionisanje celog sistema.

Upravo spoj svih tih elemenata čini razliku između sistema koji samo obračunava zarade i ERP rešenja koje svakog meseca obezbeđuje da više od 2.000 ljudi otvori svoj račun i vidi ono što očekuje.

Platu. Na vreme.

Sara Dragojlović, ERP konsultant, COMING