ERP ima primenu u velikom broju industrijskih grana, pa je veliki i broj različitih opcija koje su korisnicima na raspolaganju. Zato je izuzetno važna uloga konsultanata u implementaciji, čiji je zadatak da u tom ogromnom skupu različitih funkcionalnosti prepoznaju i aktiviraju upravo one koje će jednoj kompaniji biti potrebne u radu.

Enterprice Resource Planning (ERP) sistemi koji integrišu i obrađuju informacije zasnovane na praćenju poslovnih procesa u preduzeću danas predstavljaju temelj poslovanja svake ozbiljne kompanije, jer obezbeđuju niz konkurentskih prednosti. Uz ovakva rešenja postižu se standardizacija, integrisanost i automatizacija svih poslovnih procesa. Kao posledica sređenih poslovnih procesa, menadžmentu je omogućeno blagovremeno donošenje poslovnih odluka na osnovu relevantnih informacija, koje su dostupne u realnom vremenu. Povećava se iskorišćenost korporativnih resursa i sredstava, čime se postiže i veće zadovoljstvo korisnika. Ovo zvuči veoma privlačno, ali put do ostvarenja ovakvih rezultata nije jednostavan i zahteva dosta vremena i uloženog truda, i od implementatora i od zaposlenih u firmi u koju se ERP uvodi.

Bitno je istaći da danas na tržištu Srbije postoji veliki broj različitih softverskih rešenja koja njihovi proizvođači žele da predstave kao ERP, a da ona to u stvari nisu, jer pokrivaju samo određene oblasti poslovanja, najčešće računovodstvo, i kao takva ne mogu se poistovetiti sa ERP-om. ERP-om u pravom smislu reči mogu se smatrati svetska rešenja kao što su SAP i Microsoft Dynamics NAV. Ova rešenja postoje dugi niz godina i razvijala su se na iskustvu stotina hiljada kompanija u kojima su implementirana. Našla su primenu u svim industrijskim granama, a zahvaljujući lokalnim partnerima ova rešenja su lokalizovana za srpsko tržište.

Implementacija nekog od ovih rešenja zahteva detaljnu pripremu i analizu svih aspekata poslovanja, pa je važno pratiti određenu metodologiju pri uvođenju ovih sistema kako bi se svi relevantni parametri razmotrili i uzeli u obzir pri implementaciji. U nastavku teksta ćemo pokušati da vam približimo koji su to koraci koje je potrebno napraviti pri uvođenju SAP ERP sistema kako bi se obezbedila uspešna implementacija i zadovoljila visoka očekivanja korisnika i menadžmenta.

Implementacija SAP rešenja

SAP ERP, koji uživa poverenje 50.000 korisnika, podržava poslovne procese u 25 industrijskih grana, na 37 jezika i u 45 lokalizovanih varijanti. To je softver za upravljanje resursima preduzeća koji nudi pristup ključnim aplikacijama, podacima i analitičkim alatima na osnovu uloge, tačno određenih i dodeljenih prava i odgovornosti u sistemu, pri čemu dokazano povećava konkurentnost i modernizuje poslovne procese. Kako SAP ima primenu u velikom broju industrijskih grana, a samim tim i veliki broj različitih opcija koje je moguće uključiti ili isključiti, izuzetno je bitna uloga konsultanata u implementaciji, čiji je zadatak da iz tog ogromnog skupa različitih funkcionalnosti prepoznaju i aktiviraju one koje će datoj kompaniji biti potrebne u radu. Zbog toga se implementacija sastoji iz više precizno definisanih faza, od kojih svaka ima svoje ulaze i izlaze i predstavlja neizostavan deo celog procesa.

Implementacija se vrši uz korišćenje ASAP metodologije (Accelerated SAP), koja je osmišljena kako bi ubrzala proces implementacije, a istovremeno svela mogućnost javljanja grešaka na minimum. Prema ovoj metodologiji, prvi korak je priprema projekta. Najvažnija aktivnost koju je potrebno obaviti u ovoj fazi je formiranje projektnih timova izvođača i korisnika. Projektni tim izvođača čine konsultanti i programeri koji će biti zaduženi za dizajniranje, implementaciju, podešavanje i održavanje SAP sistema. U projektni tim korisnika za ključne korisnike je bitno postaviti osobe koje veoma dobro poznaju poslovne procese u svojim sektorima i koje će ih na najbolji način opisati i preneti konsultantima. Izuzetno je važno da ključni korisnici nemaju odbojnost prema novim tehnologijama, da su otvoreni za saradnju sa konsultantima i za predloge za redefinisanje poslovnih procesa u cilju poboljšanja njihove efikasnosti.

Za svaki od SAP modula određuju se ključni korisnici i vođe konsultantskih timova. U ovoj fazi vrši se i definisanje projektnog poslovnika i projektne dokumentacije (templates) koja će se koristiti za komunikaciju između timova. Takođe, vrše se funkcionalne pripreme koje obuhvataju proveru postojeće IT infrastrukture.

Business blueprint

Nakon izrade projektnog plana prelazi se na fazu izrade business blueprint dokumenta. Ovaj dokument predstavlja konceptualni dizajn sistema, odnosno opis kako budući sistem treba da izgleda i šta sve treba da obuhvati. Na ovu fazu odlazi značajan deo procesa implementacije, jer ona zahteva veliki broj sastanaka i radionica sa ključnim korisnicima, kako bi se svi poslovni procesi što detaljnije opisali i definisale procedure za njihovo odvijanje u SAP sistemu.

Blueprint predstavlja uputstvo, odnosno plan po kome će konsultanti u sledećoj fazi podesiti novi sistem. Stoga je bitno da ovaj dokument bude što detaljniji i da razmotri sve bitne elemente, jer će svaka naknadna izmena zahtevati mnogo više vremena i uloženog truda nego da je to identifikovano u startu i opisano u dokumentu. Po završetku pisanja, dokument se usvaja i potpisuju ga vođa projekta korisnika i vođa projekta na strani implementatora.

Podešavanje sistema i završne pripreme

Po usvajanju dokumenta kojim se definiše konceptualni dizajn prelazi se na fazu realizacije, gde konsultanti na osnovu informacija napisanih u blueprint-u vrše podešavanje SAP sistema. Nakon podešavanja pristupa se definisanju i usvajanju strategije obuke i izradi korisničke dokumentacije, a zatim se vrši obuka ključnih korisnika za rad u novom sistemu.

Ključni korisnici moraju biti u stanju da isprate ceo proces koji je u njihovoj nadležnosti, jer će oni posle biti odgovorni za prenošenje znanja na krajnje korisnike, što obuhvata i kreiranje korisničkih uputstava za krajnje korisnike, i predstavljaće prvi nivo podrške za eventualne probleme koji se jave u radu. Kada se ključni korisnici obuče, oni vrše izvođenje jediničnih testova, gde se proverava da li svi procesi funkcionišu ispravno, odnosno da li zadovoljavaju zahteve korisnika. Po završetku testiranja pristupa se izradi strategije i plana migracije, gde se vrše priprema podataka za migraciju, testiranje migracije i verifikacija unetih podataka od strane korisnika.

Sledi faza u kojoj se sprovode završne pripreme pred puštanje sistema u produkciju. Obavlja se obuka krajnjih korisnika, nakon čega oni vrše integracione testove, koji podrazumevaju proveru svih funkcionalnosti u SAP-u. Nakon toga, vrši se otvaranje korisničkih naloga i podešavanje autorizacija i uloga u sistemu. Poslednja aktivnost u ovoj fazi je pravljenje plana za migraciju početnog stanja iz postojećeg sistema u novi SAP sistem.

Go-live i podrška

Pre kretanja u fazu produkcije vrši se sprovođenje plana migracije početnog stanja, pri čemu se u produkcionu bazu podataka importuju stanja zaliha, kupaca, dobavljača i dr. iz starog sistema. Po završetku importa početnog stanja počinje se sa upotrebom SAP ERP informacionog sistema za evidentiranje svakodnevnih poslovnih procesa, pri čemu korisnici imaju podršku od strane konsultantske kuće za sve eventualne probleme koji se jave u radu.

Kao što se može videti, implementacija jednog savremenog ERP rešenja zahteva dosta uloženog rada sa obe strane, ali iskusan tim konsultanata može učiniti da ceo proces prođe što lagodnije za kompaniju i njeno poslovanje, uz minimum stresa za sve učesnike.

Bojan Ivanović