Jednu kompaniju obično čini veći broj sektora, podeljenih na različite delatnosti. Takve kompanije mogu brojati i više hiljada zaposlenih. Upravljanje ovakvim sistemom svakako predstavlja svojevrstan izazov.

Vreme je novac. Oni koji razumeju pravo značenje ove fraze ubrajaju se među ljude koji su uspešni u onome što rade ili su na dobrom putu da im se pridruže. U vreme kada se tržište menja neverovatnom brzinom, kada je dinamičnost poslovanja jedini način da se održi na vrhu, potrebno je u svakom trenutku biti u toku sa dešavanjima u sopstvenoj kompaniji, sa potrebama tržišta i delanjem konkurenata.

Upoznati se sa radom kompanije jednako je teško kao i upoznavanje tržišta kome se proizvod predstavlja. Ako je nužno da znate šta potrošači žele od vas, morate sarađivati sa ljudima koji rade sa vama. Ako želite da shvatite šta je ljudima potrebno, morate da saslušate šta čovek za vašim stolom želi da predloži, kao i ono što neko za susednim stolom ima da kaže.

Pre sprovođenja utvrđene strategije i ciljeva, rukovodstvo stvara viziju na osnovu stanja u kome se preduzeće trenutno nalazi. Pri tome treba voditi računa da vizija bude jasno definisana, a aktivnosti svih delova kompanije u vezi sa njenim ostvarenjem usaglašene. Takođe, treba imati u vidu i to da je planirana vizija proces koji se neprestano odvija, a sa njim i sprovođenje svih aktivnosti.

Potrebno je isplanirati i realizovati sve aktivnosti na svim nivoima poslovanja, smanjiti mogućnost da do neuspeha dođe zbog okolnosti iz okruženja, izbeći nekorektne akcije, kao i neorganizovano ponašanje i delovanje unutar samog preduzeća. Ukratko rečeno, potrebno je smisliti način kako u kontinuitetu poboljšavati poslovne procese.

Continual Improvement metodologija

CI (Continual Improvement) metodologija nameće se kao dobar menadžerski alat. Ona predstavlja model od pet menadžerskih tehnika za:

• određivanje i praćenje parametara i ciljeva;
• analize i određivanje prioriteta;
• rešavanje problema;
• implementaciju projekata;
• poboljšanje učinka zaposlenih.

Ova metodologija može se primeniti u svim delovima proizvodnog procesa, kao i u ostalim segmentima poslovanja, kao što su nabavka, prodaja, odnosi sa kupcima, priprema proizvodnje, skladištenje i otprema, kontrola kvaliteta i ostalo.
Top-menadžment kreira poslovnu strategiju i upućuje na pravac delovanja, određivanjem prioriteta koji se vezuju za određene delove kompanije ili za određene radne oblasti.

Kontinualno poboljšanje obezbeđuje lako praćenje rezultata, odnosno trenda i aktivnosti. Ono je deo svakodnevnog rada i doprinosi postizanju dobrih rezultata širom kompanije. Uloga metodologije kontinualnog poboljšanja je pomoć menadžerima da budu uspešni u svim glavnim radnim oblastima, koristeći dokazane metode i tehnike i uz podršku obučenih CI koordinatora.

Mnoge kompanije u svom poslovanju koriste ovu metodologiju na različite načine. Susretali smo se sa slučajevima da kompanije svoje podatke i informacije o poslovnim procesima vode kroz excel tabele i fajlove, a za razmenu koriste deljene foldere. To je dovodilo do razuđenosti informacija i neažurnosti podataka, a dolazilo je i do neovlašćenih pristupa i curenja informacija. Do problema je često dolazilo i u okviru same organizacije, gde su pojedini članovi tima namerno zloupotrebljavali pristup podacima i brisali, odnosno menjali podatke. Da stvar bude gora, sistem nije pamtio nikakvu istoriju akcija, tako da nije bilo dokaza o tome ko je, kada i šta promenio u podacima. Takođe, izveštavanje se radilo ručno, obaveštenja o dodeli odgovornosti prenošena su usmenim putem, bilo je teško pratiti rokove, uz još niz problema, koje je bez adekvatne podrške bilo skoro nemoguće rešiti. Ukratko, početna ideja bila je dobra, ali ju je bez softverske podrške teško sprovesti u delo. Tako smo i došli na ideju da napravimo softver za kontinualno poboljšanje.

Softverska podrška

CI aplikacija je uspešno povezala rad nekoliko stotina menadžera svih nivoa, od generalnog direktora do poslovođa na zadacima poboljšanja u svim radnim oblastima (produktivnost, smanjenje troškova, kvalitet, bezbednost na radu, zaštita životne sredine, ušteda energije, održavanje radnog postora itd.).

Primena ovog alata i metode kontinualnog poboljšanja obezbeđuju višestruke prednosti, koje se ogledaju, između ostalog, u sledećem:

• troškovi se smanjuju za 50%;
• vreme razvoja skraćuje se za 33%;
• produktivnost se povećava za 200%.

Takođe, čuva se znanje o svim važnim procesima, što stvara mogućnost za procenu događaja, lakše rešavanje već viđenih ili sličnih situacija i pravovremeno reagovanje, što sve zajedno doprinosi podizanju kvaliteta poslovanja i vodi do povećanja udela na tržištu.

CI aplikacija pruža korisniku brz i jasan pregled CI procesa i odmah ga upućuje na one procese koji spadaju u njegov domen odgovornosti, tj. na njegov sektor ili na druge delove kompanije gde je korisnik prepoznat kao neko ko može da pruži doprinos u analizi stručne oblasti za koju je od strane lidera kvalifikovan kao kompetentan. Korisnici mogu da zadovolje sve poslovne potrebe ne napuštajući aplikaciju, pa tako i da odrede timove, dodeljuju zadatke i odgovornosti, pa čak i da sazovu sastanak. CI aplikacija automatski šalje e-mail informacije o dodeljenim zadacima, isticanju rokova i upućuje na listu očekivanih obaveza u bilo kom segmentu CI programa, bilo da je korisnik izvršilac ili učesnik u nekom od procesa upravljanja. Takođe, CI aplikacija pruža podršku menadžerima u situacijama izveštavanja, kada je potrebno da prezentuju svoje rezultate: uz jedan klik aplikacija će formatirati i spremiti za štampu (ili kao slajd) odgovarajući deo dokumenta. Grafikon ključnog parametra koji se prati je esencijalni deo svakog CI procesa i ima veliki broj mogućnosti prilagođavanja, u cilju bolje vizuelizacije i jasnijeg pregleda.

Aplikacija je dostupna sa bilo kog računara u kompaniji, kao i sa odgovarajućeg uređaja koji ima pristup internetu. Može se koristiti i tokom sastanaka, putem projektora, a lider CI procesa može direktno da ažurira svaki dokument sa svojim timom, u grupnom radu. CI aplikacija omogućava i klasičan pregled i filtriranje po uobičajenim standardima, a tri nivoa pristupnih prava obezbeđuju ciljano upućivanje korisnika ka onim delovima programa koji su im potrebni, bez suvišnih koraka u pretraživanju, pružajući ujedno visok nivo zaštite tajnosti podataka. Po potrebi, pristup pojedinim dokumentima može se ograničiti na određen skup zaposlenih. Sve navedeno olakšava rad menadžerima, u smislu uštede vremena, jer se gotovo sve operacije vezane za CI program mogu brzo i lako završiti bez napuštanja aplikacije. Takođe, aplikacija je opremljena i predefinisanim formatima klasičnih sumarnih izveštaja o trendovima i statistikama, koje je u slučaju potrebe moguće prilagoditi.

CI metodologija i alati u praksi

Jedan od naših klijenata, HBIS grupa, poznatija kao Železara Smederevo, koristi ovu metodologiju još od 2003. godine. Pored dugoročne i uspešne saradnje HBIS grupe i COMING-a na infrastrukturnim projektima, sarađivali smo i pri implementaciji softvera koji bi ovu metodologiju podržao.

COMING-ova prednost za početak zajedničkog rada na ovom projektu bila je to što nismo ponudili gotovo rešenje, već smo ušli u proces analiziranja kontinualnog poboljšanja i konkretnih potreba klijenta za njegovo efikasno sprovođenje. Zajedničkim radom, konsultacijama i razmenom predloga, došli smo do rešenja koje u potpunosti podržava ispunjenje postavljenog cilja. U razvoj je bio uključen i HBIS-ov IT tim, prvenstveno radi osposobljavanja za dalje održavanje, čime je izbegnuta trajna zavisnost od izvođača. Takođe, softver je realizovan tako da bude podržan na postojećoj infrastrukturi, tako da HBIS grupa nije imala nikakvih dodatnih troškova za opremu i licence.
Treba istaći činjenicu da se ova metodologija i CI alat mogu primeniti u svakoj vrsti poslovanja, a samo neki od primera iz prakse su: štamparija, programerska firma, železara, apoteka, knjigovodstvena agencija, advokatska kancelarija, elektrana itd.

Stalno unapređenje uslova rada, brza razmena informacija i konstantna edukacija zaposlenih stvaraju stručne i motivisane timove ljudi, koji efikasno ostvaruju sve postavljene ciljeve. Zato, ako ponekad i nije lako, u svakom trenutku moramo biti svesni ne samo sopstvenih već i ideja ljudi koji nas okružuju, bili oni iz našeg ili iz suparničkog tima. Da bi ostali konkurentni i održali se na vrhu potrebno je brzo i efikasno odgovarati na zahteve i potrebe tržišta, a to je moguće samo uz dobru organizaciju i planiranje. Ukoliko se koriste na pravi način, CI metodologija i CI softver kao alat za njenu implementaciju, omogućuju kontinuitet uspešnog poslovanja.

Pored izuzetne fleksibilnosti CI softvera i mogućnosti da se u celosti prilagodi vašem poslovanju, treba istaći i mogućnost isporučivanja softvera u manjim paketima, s obzirom na to da su se svi delovi procesa pokazali kao efikasni i ako se koriste pojedinačno. Takođe, postepeno uvođenje same metodologije u poslovanje pokazalo se kao dobra praksa.

Maja Mitrović