Upravljanje flotom vozila predstavlja ozbiljan posao. Da bi se potencijal jednog voznog parka iskoristio na najbolji mogući način, neophodno je uvek imati ažurne informacije o trenutnom stanju i detaljan pregled svih troškova. FMS je rešenje koje taj posao u znatnoj meri olakšava.

Fleet Management System (FMS) predstavlja nov i moderniji način za upravljanje i optimizaciju troškova flote vozila. Ova aplikacija nudi rešenje kompanijama koje se bave transportom ili bilo kojom vrstom posla koji uključuje i flotu vozila da smanje ili svedu na minimum rizike vezane za investiranje u mašine, da unaprede efikasnost i produktivnost i smanje troškove transporta. FMS obuhvata različite procese: održavanje mašina (automobila, autobusa, kamiona, radnih mašina i dr.), menadžment vozača, potrošnju goriva, bezbednost.

Upravljanje flotom vozila je vrlo složen proces. Ako mu se ne pristupi na ozbiljan način, može doći do nepotrebnih troškova i povećanog odliva sredstava. S obzirom na to da je jedan od najvažnijih faktora za postizanje uspeha i opstanak kompanija na tržištu smanjenje cene poslovanja, jasno je koliko je važna optimizacija upravljanja i održavanja flote mašina.

Funkcionalnost i fleksibilnost

Problemi u vezi sa upravljanjem flotom vozila sa kojima se kompanije svakodnevno susreću podrazumevaju: prezasićenost informacijama, stepen iskorišćenosti sredstava, upravljanje timom koji je razmešten na više lokacija itd. FMS softver omogućava zaposlenima da prate sve ove različite parametre vezane za pripadajuću flotu mašina.

FMS nudi obilje funkcionalnosti, koje se ostvaruju kroz različite kartice, kao što su: vozila, vozači, putni/radni nalog, magacin, servisi, saobraćajne nezgode, oprema itd. Korisnik ima mogućnost da organizuje svoj vozni park onako kako želi. Aplikacija je veoma fleksibilna i nudi veliki broj mogućnosti.

Korisnici aplikacije će u svakom trenutku moći da vide sve potrebne informacije, kao što su osnovni podaci o vozilima, vozačima, servisima, brojno stanje vozila i vozača unutar voznog parka itd. Moguće je videti sve servise koji su izvršeni na mašinama, sve saobraćajne nezgode u koje su vozila uključena i prekršaje koje su načinili njihovi vozači. Ukoliko dođe do kvara na vozilu, moguće je prijaviti ga i tako voditi evidenciju o svim kvarovima koji su identifikovani. Vozačima i vozilima moguće je pridati dva tipa statusa – aktivan i neaktivan. Vozilo postaje neaktivno kada nije u funkciji, npr. zbog kvara, a vozač ako je na bolovanju ili iz nekih drugih razloga nije u mogućnosti da obavlja svoje poslove. Vozačima je moguće dodeliti putne/radne naloge kojima se definiše kojim mašinama će obaviti neki posao i opis samog posla (npr. relacija Niš-Beograd, ako se radi o putnom nalogu, ili utovar peska, ako se radi o radnom nalogu), što omogućava jasan pregled njihovih zaduženja.

Racionalizacija troškova

Jedan od većih troškova voznog parka jeste potrošnja goriva. FMS vodi detaljnu evidenciju o potrošnji. Svako sipanje goriva se evidentira i na osnovu tih informacija moguće je napraviti proračun prosečne potrošnje nekog vozila. Naravno, ukoliko se ispostavi da je potrošnja premašila očekivanu prosečnu vrednost, moguće je blagovremeno preduzeti odgovarajuće mere. Treba istaći i da je u evidenciju moguće uvoziti podatke iz NIS-ovih ili izveštaja drugih trgovaca naftnim derivatima, tako da nije neophodno ručno unositi svako sipanje goriva.

Pored potrošnje goriva, još jedan veliki trošak voznog parka predstavlja servisiranje vozila. FMS nudi izuzetnu fleksibilnost kad je u pitanju izbor načina servisiranja. U FMS-u je moguće odabrati interno servisiranje, što podrazumeva i izdavanje radnog naloga za servisiranje, koji se dalje prosleđuje majstoru koji vrši servis. Takođe, moguće je iz magacina odabrati delove koji su potrebni za obavljanje servisa, za koje je moguće definisati cenu, na osnovu koje bi se kasnije računala cena održavanja vozila. Treba dodati i to da se pomenuti delovi pamte u posebnom segmentu aplikacije – Magacin. Pored liste svih delova, segment Magacin nudi i mogućnost definisanja minimalne količine za svaki deo. U slučaju da količina opadne ispod minimalne vrednosti, korisnik aplikacije će dobiti obaveštenje o tome, tako da blagovremeno može da nabavi potrebne delove. U slučaju servisiranja od strane trećeg lica pamte se informacije o serviseru i ceni samog servisa.

Funkcije obaveštavanja i izveštavanja

Pored navedenih funkcionalnosti, FMS ima i sistem za obaveštenja/upozorenja i sistem za generisanje izveštaja.

Sistem za obaveštenja i upozorenja vodi računa o svim radnjama koje je potrebno izvršavati periodično, kao što su:

• najava isticanja lične karte za vozače;
• najava isteka vozačke dozvole za vozače;
• najava isteka lekarskog uverenja za vozače;
• najava isteka saobraćajne dozvole za vozilo;
• najava isteka osiguranja za vozilo;
• najava isteka roka opreme za vozilo (PP aparat, prva pomoć, ATEST TNG uređaja);
• najava promene guma iz letnjih u zimske i obrnuto;
• najava potrebe izvršenja tehničkog pregleda za vozilo;
• najava potrebe izvršenja redovnog servisa vozila.
• Fleet Management System će tako blagovremeno obaveštavati svoje korisnike o radnjama koje treba izvršiti i približavanju isticanja roka.
• Obaveštavanje se vrši kroz samu aplikaciju, ali i putem elektronske pošte.

Generisanje izveštaja podrazumeva izvlačenje, obradu i kreiranje excel tabela na osnovu podataka iz baze. FMS nudi mogućnost kreiranja izveštaja prema specifičnim potrebama klijenata. Moguće je generisati praktično bilo koju vrstu izveštaja, a neki od njih su:

• izveštaj o potrošnji goriva po vozilu za dati period;
• izveštaj o troškovima održavanja vozila za dati period;
• izveštaj o angažovanju vozila za dati period;
• izveštaj o pređenim kilometrima i prosečnoj potrošnji za dati period;
• izveštaj o opremi, ujedno i o zapisnicima zaduženja i razduženja za vozila;
• izveštaj o broju evidentiranih kazni i prekršaja po vozaču;
• izveštaj o broju saobraćajnih nezgoda i udesa po zapisniku osiguranja ili po vozaču.

Važno je napomenuti da FMS ne nudi univerzalno rešenje za sve klijente, već se aplikacija prilagođava prema realnim potrebama. Izuzetna fleksibilnost omogućava klijentu da aplikaciju prilagodi svojim specifičnim poslovnim zahtevima.

Prednosti FMS aplikacije

Uz navedene karakteristike, treba istaći još neke pogodnosti koje FMS servis omogućava. To su, pre svega:

• centralizacija podataka – svi podaci su na COMING cloud infrastrukturi;
• mobilnost poslovanja – rešenju je moguće pristupiti sa bilo kog mesta, u bilo koje vreme i sa bilo kog uređaja;
• visok nivo zaštite poslovnih podataka;
• konstantna podrška našeg tima.

Ponuda se naplaćuje kao usluga na mesečnom nivou. Troškovi korišćenja rešenja u cloud-u uvek su precizni iznosi koje možete da planirate, što znači da sa COMING cloud rešenjem nema neplaniranih troškova. U zavisnosti od količine podataka koje klijent ima potrebu da skladišti u cloud-u i od broja aktivnih korisnika, aplikaciju je moguće konfigurisati tako da se postigne najbolji odnos cene i kvaliteta usluge.

Danas, kada informacione tehnologije nude bezbroj rešenja koja poslovanje mogu učiniti neuporedivo bržim i efikasnijim, omogućite sebi da upravljanje vašom flotom vozila bude jednostavno i isplativo, a opet zanimljivo.

Ilija Jovanović,
Nikola Nikolić