Kompanija COMING razvila je unutar Microsoft Dynamics NAV ERP-a modul za održavanje. Ovom prilikom upoznaćemo se sa njegovim funkcionalnostima i benefitima koje on donosi korisnicima.

U brojnim kompanijama održavanju se uglavnom ne pridaje zasluženi značaj i ono često ostaje u senci poslovnih procesa koji neposredno donose profit. Međutim, bez procesa održavanja u proizvodnim pogonima ne bi bilo moguće ni nesmetano odvijanje proizvodnje, isto kao što bez održavanja voznog parka ili građevinskih mašina transportna i građevinska preduzeća ne bi mogla da kvalitetno obavljaju svoje ključne aktivnosti. Održavanje troši veliki deo kompanijskih resursa, ljudskih i finansijskih, pa je potrebno obezbediti odgovarajuće praćenje ovih procesa kako bi se oni odvijali što efikasnije, uz optimizaciju troškova. U tu svrhu kompanija COMING je unutar ERP rešenja Microsoft Dynamics NAV razvila modul za održavanje, koji značajno olakšava i unapređuje rad službi održavanja.

Funkcionalnosti modula za održavanje

COMING-ov modul obezbeđuje detaljan opis i klasifikaciju tehničkih objekata u kompaniji koji su predmet održavanja. Sem opisa objekata, tu su i opcije za evidentiranje različitih parametara, kao što su npr. trenutna kilometraža, broj radnih sati, dinamika servisiranja i datum poslednjeg obavljenog servisa, koji omogućavaju automatsko otvaranje naloga za redovno servisiranje. Moguće je i definisanje spiska rezervnih delova potrebnih za servisiranje, tako da sistem, na osnovu predviđenih datuma servisa i očekivanog vremena za nabavku delova, može blagovremeno sam da kreira zahtev za nabavku potrebnih rezervnih delova.

U procesu održavanja razlikujemo dve osnovne aktivnosti:

• korektivno održavanje
• preventivno održavanje.

Korektivno održavanje sprovodi se nakon prijave kvara od strane osobe odgovorne za tehnički objekat ili pri rutinskoj inspekciji objekata od strane zaposlenih u održavanju. Korektivno održavanje možemo podeliti na:

• incidentno (kada tehnički objekat nije u funkciji), koje je najvišeg prioriteta
• redovno korektivno održavanje (tehnički objekat radi, ali je uočen problem koji se može otkloniti pri prvom sledećem planiranom zastoju), koje je nižeg prioriteta.

Preventivno održavanje čine planirane periodične aktivnosti službe za održavanje, u cilju obezbeđivanja nesmetanog i sigurnog rada tehničkog objekta. Sprovodi se na osnovu planova održavanja, po ranije definisanom rasporedu. Preventivno održavanje tako može biti:

• ciklično (nedeljno, dvonedeljno, mesečno, kvartalno održavanje određenih tehničkih objekata)
• zasnovano na rezultatima merenja (broj radnih sati mašine, broj pređenih kilometara, broj proizvedenih komada itd.).

Notifikacije i radni nalozi

Notifikacija o kvaru predstavlja obaveštenje službi održavanja o zastoju ili nepravilnosti u radu. Prilikom otvaranja notifikacija se vezuje za tehnički objekat na kome je kvar nastao, opisuje kvar (ili bira iz ponuđenog kataloga), označava da li je u pitanju zastoj, unosi datum i tačno vreme njegovog nastanka. Uvođenjem kataloga operaterima/zaposlenima u održavanju bio bi ponuđen kvar iz predefinisanog skupa za izabrani tehnički objekat. Postojanje ovog kataloga nije neophodno, ali bi kasnije moglo da olakša sprovođenje različitih analiza.

Nalog za održavanje proizilazi iz zahteva za održavanje i omogućava specifično planiranje radnih zadataka, na koje ima uticaj: tip radnog naloga, opseg, datumi i resursi, monitoring i izvršenje zadataka, integracija sa finansijama i nabavkom, definisanje budžeta, unos, obračun i raspodela troškova, potvrda i kompletiranje procesa, kontrola i naplata servisnih naloga (usluga).

Ukoliko se po završetku defektaže ukaže potreba za angažovanjem službe za održavanje, potrošnjom rezervnih delova i/ili angažovanjem eksternih servisera, na osnovu notifikacije se otvara radni nalog za održavanje preko kojeg će biti evidentirane sve informacije od interesa za obavljanje tog posla. Radni nalog može se kreirati „ručno“, unosom svih potrebnih podataka, ili direktno iz notifikacije, pri čemu se deo podataka iz notifikacije automatski kopira u radni nalog (tehnički objekat, predefinisano radno mesto, datum kreiranja). Prilikom otvaranja radnog naloga definišu se tip naloga, tip aktivnosti i prioritet.

Sledeća stavka koja se definiše nalogom jesu operacije koje je potrebno izvršiti. Operacija je opis individualnih zadataka održavanja, sa specificiranim vremenom, radnim mestom i drugim kontrolnim informacijama potrebnim za listu održavanja. Za svaku operaciju određuje se da li je interna ili eksterna, tj. da li će je izvršavati interni izvršioci ili će za izvršavanje operacije biti angažovani eksterni serviseri. Za interne operacije unose se podaci o radnom mestu, procenjenom vremenu rada i broju potrebnih izvršilaca. Za eksterne operacije potrebno je uneti vrstu operacije koja se zahteva (što opredeljuje vrstu troška), količinu (zavisno od operacije, količina se može meriti jedinicama aktivnosti ili npr. brojem komada), cenu aktivnosti (nije neophodno), dobavljača usluge (ako je poznat), šifru ili ime zaposlenog u nabavci (ako je predefinisan, npr. za nabavku određene vrste usluge).
Evidentiranje izvršenog posla obuhvata dva dela:

• tehničko zatvaranje radnog naloga
• poslovno zatvaranje radnog naloga.

Tehničko zatvaranje radnog naloga podrazumeva evidentiranje utrošenog vremena i servisera koji su na tom nalogu bili angažovani. Ako su u pitanju eksterne usluge vrši se potvrda prijema izvršenih usluga. Ujedno, sa tehničkim zatvaranjem naloga vrši se i zatvaranje notifikacije, pri čemu se unose datum i tačno vreme saniranja kvara, kao i šifra kvara, ako već prethodno nije uneta pri otvaranju notifikacije.

Uslov za poslovno zatvaranje naloga je pristizanje svih faktura koje su vezane za taj nalog. To su fakture za rezervne delove i materijal utrošen po nalogu i fakture za eksterne usluge, ukoliko su korišćene. Prilikom zatvaranja naloga svi troškovi koji su nastali po tom nalogu obračunavaju se i spuštaju na određeno mesto troška.

Benefiti za korisnike

Na osnovu navedenih karakteristika, lako je prepoznati benefite koje korišćenje modula za održavanje donosi kompanijama:

• Organizacija rada službe održavanja. Standardizacija tehničkih objekata i poslovnih procesa kroz precizno definisan redosled aktivnosti i jasno određena zaduženja omogućiće efikasniji rad službe za održavanje.
• Preventivno održavanje. Korišćenjem planova za preventivno održavanje, a na osnovu uočenih slabih mesta u funkcionisanju opreme, moguće je u velikoj meri preduprediti pojavu kvarova. Takođe, mogu se definisati i pratiti različite merljive karakteristike opreme.
• Nabavka rezervnih delova i eksternih usluga. Integracija modula za održavanje sa modulom za nabavku omogućiće brže kreiranje zahteva za nabavku potrebnih rezervnih delova i eksternih usluga, kao i bolje praćenje procesa nabavke i očekivanih datuma njene realizacije.
• Analiza pouzdanosti opreme. Statistika kreiranih radnih naloga i notifikacija treba da omogući lokalizovanje i saniranje slabih tačaka, kao i utvrđivanje uzroka koji najčešće dovode do grešaka i zastoja, čime pomaže da se isti preduprede.
• Analitika održavanja. Praćenje svih procesa kroz jedan sistem i povezivanje svih relevantnih informacija sa radnim nalogom omogućava kreiranje različitih analiza, koje će pomoći službi održavanja da optimizuje rad i prati svoje troškove.

Bojan Ivanović