COMDOC DMS 2.0 NOVE FUNKCIONALNOSTI I POBOLJŠANJA

Kompletno, funkcionalno i jednostavno rešenje za elektronsko upravljanje dokumentacijom ComDoc DMS u novoj verziji 2.0 donosi unapređenja čija je svrha da na što bolji način pokriju sve potrebe konkretnih korisnika

Tehnologija se razvija neverovatnom brzinom, digitalizacija ruši barijere na polju poslovanja i ne postoji nijedan kutak biznis sveta gde nije izazvala promene. Da bi kompanije mogle da ispune očekivanja tržišta potrebno je da budu u toku, da na brz, kvalitetan i efikasan način odgovore na zahteve, a za to je neophodna transformacija i prilagođavanje digitalnom dobu. Jedan od primera koji slikovito pokazuju prednosti ovakvog poslovanja je i elektronsko upravljanje dokumentacijom.

Novo! E fakture

DMS će posedovati mogućnost komunikacije sa sistemom elektronskih faktura, po unapred definisanim pravilima koje će ministarstvo propisati.
U pripremi je komunikacija preko API-a koje je ministarstvo najavilo, pa će u skladu s tim biti omogućena manipulacija elektronskom fakturom.

Od 1. januara 2022. do 1. januara 2023. primeniće se sve odredbe zakona koje se odnose na obavezu izdavanja i čuvanja e-faktura u transakcijama u privredi.
Coming uveliko radi na tome da prilagodi DMS novom načinu poslovanja.
DMS će posedovati mogućnost komunikacije sa sistemom elektronskih faktura, po unapred definisanim pravilima koje će ministarstvo propisati.
U pripremi je komunikacija preko API-a koje je ministarstvo najavilo, pa će u skladu s tim biti omogućena manipulacija elektronskom fakturom.
Prilikom slanja fakture, korisnik će u DMS-u imati informaciju o svim poslatim fakturama, njihovom statusu, o tome da li je primalac primio, prihvatio ili odbio fakturu.
Pored toga imaće uvid u razlog odbijanja fakture.
Takođe, dobiće pregled faktura koje su mu pristigle, sa opcijama pregleda, prihvatanja i odbijanja.
Ukoliko korisnik prihvati fakturu, a plaćanje vrši u nekom eksternom sistemu, biće omogućeno slanje fakture direktno u taj sistem ili čuvanje u DMS-u, radi kasnijeg prosleđivanja na plaćanje.
Ovakvom automatizacijom u poslovanju, dolazimo do najvažnije prednosti e-faktura, a to su uštede u vremenu i novcu. Pored toga, smanjuje se mogućnost greške u samom procesu rada kao i mogućnost „gubitka“ fakture.
Dobija se preglednost prilikom razmene podataka, komunikacija se odvija na brži i lakši način. Izbegavaju se registratori i nepregledne paprine gomile, a dokumentacija se čuva na jednom mestu, pri čemu je pristup omogućen u bilo kom trenutku, s bilo kog mesta, jednostavnim pristupom sistemu.

Elektronsko upravljanje dokumentacijom

Elektronsko upravljanje dokumentacijom unapređuje i znatno olakšava posao. Papirni dokumenti zamenjuju se digitalnim arhivama i na taj način poslovna administracija postaje sređenija, a podaci su dostupni u svakom trenutku. Pored toga, digitalizacija poslovne dokumentacije smanjuje rizik od gubitka informacija i eliminiše potrebu za fizičkim obezbeđivanjem prostora od potencijalnih opasnosti i nepogoda. Da bismo ostvarili ove ciljeve i iskoristili sve prednosti digitalnog poslovanja potrebno je pronaći odgovarajuće softversko rešenje, prilagođeno potrebama konkretne kompanije.

O softverskom rešenju ComDoc DMS (Document Management System) bilo je reči i ranije. Ovom prilikom podsetićemo se osnovnih funkcionalnosti sistema i predstaviti novine do kojih smo došli u saradnji sa dosadašnjim korisnicima.

Osnovne karakteristike ComDoc DMS sistema

ComDoc DMS predstavlja kompletno, jednostavno i funkcionalno rešenje za digitalno čuvanje podataka i vođenje radnih procesa kroz unapred definisane tokove. Ovakav sistem pruža automatizaciju poslovanja, centralizaciju podataka, ažurnost, sigurnost i konstantnu podršku COMING-ovog tima.

Arhiviranje dokumenata moguće je na dva načina: skeniranjem i učitavanjem dokumenata koji su već u digitalnom obliku. Uz obilje mogućnosti, aplikacija je veoma fleksibilna i korisnik je može konfigurisati po želji. Svi tipovi i atributi koji se koriste za opisivanje dokumenata, a kasnije i za njihovu lakšu pretragu, konfigurabilni su. Takođe, struktura stabla kreira se po potrebama korisnika i moguće je u svakom trenutku dodavati foldere i potfoldere, na sličan način kako se to čini na fajl sistemu računara.

Jednu od značajnih promena doneo je digitalni potpis. On ubrzava razmenu podataka i olakšava sklapanje dogovora, garantuje sigurnost i učvršćuje poverenje među poslovnim partnerima. Vreme obrade informacija skraćuje se i optimizuju se svi poslovni procesi. ComDoc DMS sistem podržava i ovu opciju.

Rešenje omogućava i vođenje elektronskog delovodnika. Format delovodnog broja je konfigurabilan i može se sastojati od šifre kategorije, separatora, godine i brojčane serije. Sve kombinacije sa navedenim delovima broja su moguće.

Sistem obuhvata ceo životni vek jednog dokumenta, te je nemoguća manipulacija dokumentima bez evidentiranja ko je, šta i u kom trenutku izmenio. Svaka promena kreira novu verziju, što omogućava praćenje istorije dokumenta od trenutka njegovog inicijalnog arhiviranja.

Pretraga je jednostavna i brza, a pristup dokumentima trenutan i zaštićen dodeljenim privilegijama na sistemu.

Novine u sistemu

Bez lažne skromnosti, možemo se pohvaliti time da se u COMING-u ne bavimo isporukom „gotovih rešenja“. Naš moto je da se softver prilagođava korisniku, a ne obrnuto. U skladu sa tim, nakon analize procesa rada u jednoj kompaniji, zajedničkom saradnjom dolazimo do ideja za unapređenje sistema kako bismo pokrili sve potrebe konkretnog korisnika. Naravno, nakon implementacije softvera i početka njegovog korišćenja, i dalje zajedno razmišljamo o unapređenju sistema. U daljem tekstu predstavićemo neke od funkcionalnosti koje su inicijalno implementirane po specifičnim zahtevima, ali su prepoznate kao važne i od ostalih korisnika, te je osnovni sistem tako dobio svoju nadogradnju.

Predmeti: Nakon izvesnog vremena, postavili smo pitanje: kako na digitalnu arhivu preslikati smeštanje i klasifikaciju dokumentacije u registratore? Rešenje je bilo jednostavno: uvesti predmete u ComDoc DMS. Kao i kod dokumenata, za predmete je moguće definisati skup opisnih atributa, kako bismo postigli fleksibilnost i omogućili lakšu pretragu.

Workflow: Osnovna ideja o toku dokumentacije bila je implementirana u sistem i ranije. Međutim, sledeći korak bio je razvoj konfiguratora procedura. Sada sistem sadrži konfigurator koji omogućava da se kreira neograničen broj procedura, različitih struktura koraka, ljudi ili grupa ljudi koji na koracima rade, vremenskih ograničenja za svaki korak pojedinačno itd. Osnovne operacije nad dokumentima (vidljivost, izmena sadržaja, promena atributa i sl.), takođe se definišu u konfiguraciji za svaki korak pojedinačno.

Osim toga, uvid u radne zadatke je pregledniji. U svakom trenutku korisnik ima uvid u procedure u kojima učestvuje, da li još neko osim njega radi na tom koraku, kako bi se izbegao neželjeni paralelni rad na istoj stvari, da li se sa zadatkom kasni ili je još uvek u predviđenim vremenskim okvirima. Takođe, na posebnoj kartici korisnik može pregledati zadatke koji su u toku gde je on zadužen na nekom od narednih koraka, kako bi mogao da isplanira svoje obaveze i vreme i ispoštuje postavljene rokove.

Još jedna interesantna ideja, potekla od jednog korisnika, bila je uvođenje saglasnosti pri određenim koracima. Primer za to je proces obrade ugovora. Prvi korak takve procedure je provera ispravnosti ugovora, koju moraju da potvrde pravna, tehnička i finansijska služba. Dok sve tri strane ne daju svoju saglasnost nije moguće preći na sledeći korak.

Direktna obrada word dokumenata i snimanje na ComDoc DMS sistem / konverzija u PDF: Najizazovnija dopuna, samim tim i najinteresantnija, bila je upravo ova. Ranije je pri izmeni ili konverziji word dokumenta u PDF dolazilo do problema, u smislu verodostojnosti dokumenta nakon naknadnog unošenja u ComDoc DMS. Raniji sistem funkcionisao je tako što je bilo potrebno preuzeti dokument, izmeniti ga i ponovo uneti u sistem. Novo proširenje omogućava direktno otvaranje word dokumenta na lokalnom računaru, njegovu izmenu i direktno snimanje u ComDoc DMS. Takođe, omogućena je direktna konverzija dokumenata u PDF kako bi se izbegla mogućnost zloupotrebe.

Integracija sa AD/LDAP servisom: Implementirani mehanizam autentifikacije koristi autentifikacione parametre Active Directory (AD) servisa. Korišćenjem tokena korisnik dobija pravo da koristi ComDoc DMS softver, ukoliko mu je ta privilegija definisana u okviru domenskog naloga. Sve ostale privilegije takođe se preslikavaju sa domenskog naloga i određene su na osnovu pripadnosti korisničkim grupama. Na ovaj način postiže se automatizacija pri dodeli privilegija, jer se sve radi na jednom mestu i nema dupliranja posla.

Prednosti elektronskog vođenja dokumentacije

U doba kada tehnološka dostignuća imaju sve značajniju ulogu u svakodnevnom životu, svedoci smo da se menjaju i uslovi poslovanja. Ukoliko se na nove zahteve ne odgovori na vreme, rezultat je gubitak konkurentnosti u poslovnom svetu.

Digitalizacija poslovanja je ključna komponenta za uspešno funkcionisanje jedne kompanije, donosi novu dnevnu rutinu, predstavlja sigurnost i unapređenje zastarelih metoda, promoviše automatizaciju poslovnih procesa i nudi mogućnost kretanja u korak s vremenom.

Ukoliko još uvek niste sigurni da li vam je ovakav sistem potreban ili imate nedoumice u vezi sa samim softverom, obratite se našem stručnom timu, a mi ćemo pokušati da vam što više približimo ovo rešenje, ukažemo na njegove prednosti i zajedno razmislimo kako da unapredimo naš softver i vaše poslovanje.

Maja Mitrović, COMING

0 %s Comments

Prosledi komentar

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena.

Najnoviji

Novi-NetApp-proizvodi

Novi NetApp proizvodi

Da li su vam već poznati novi NetApp sistemi C-serije, sa QLC Flash tipom ...
Veštačka-inteligencija-u-našim-rukama

Veštačka inteligencija u

Broj oblasti u kojima se eksperimentiše sa različitim dostignućima veštačke ...
Azure-Active-Directory--postaje-Entra-ID

Azure Active Directory

Azure Active Directory je sada Entra ID. I premda većina korisnika ovu promenu ...
Transformacija-tehničkog-duga--pomoću-DevOps-tehnologija

Transformacija tehničkog duga

Najveću opasnost za organizacije ne predstavlja samo postojanje tehničkog duga, ...