Digitalizacija javnih nabavki korišćenjem Dynamics NAV-a i ComDoc DMS aplikacije pojednostavljuje, ubrzava i standardizuje čitav proces, od pokretanja postupka do realizacije ugovora, smanjuje troškove i povećava efikasnost i transparentnost poslovanja

Zakonom o javnim nabavkama uređuju se planiranje, uslovi, način i postupak nabavke za sva javna preduzeća i organizacije koje se finansiraju iz budžeta Republike Srbije. Pod javnom nabavkom podrazumeva se pribavljanje dobara i usluga ili ustupanje izvođenja javnih radova od strane državnog organa, organizacije, ustanove ili drugih pravnih lica koji se, u smislu ovog zakona, smatraju naručiocima, na način i pod uslovima propisanim ovim zakonom. Suština javne nabavke je da se novcem poreskih obveznika vrše nabavke na način koji će sprečiti zloupotrebe i omogućiti nabavke po najpovoljnijim uslovima.

Javne nabavke kroz DMS i ERP

Nabavka u javnom sektoru usko je povezana sa planom javne nabavke. Plan nabavki možemo definisati kao akt naručioca kojim se određuju ukupna dobra, usluge i radovi koji će se nabaviti u određenoj godini, dok plan javnih nabavki predstavlja njegov segment koji obuhvata ona dobra, usluge i radove koji će se u toku planske godine nabavljati u postupcima javnih nabavki, tj. u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama.

Proces nabavke počinje unošenjem usvojenog plana javne nabavke u ERP. Za ERP odabran je Microsoft Dynamics NAV, kao svetski poznat integrisani poslovno-informacioni sistem, namenjen kako velikim tako i malim i srednjim preduzećima koja imaju potrebu da unaprede svoje poslovanje. Microsoft Dynamics NAV omogućava upravljanje resursima i organizaciju kompletnog poslovanja kompanijama iz različitih poslovnih oblasti, integriše oblasti finansija, računovodstva, prodaje, nabavke, zaliha, proizvodnje, marketinga, usluga i izveštavanja u jedinstven IT sistem.

U Dynamics NAV-u unos plana javnih nabavki u potpunosti je prilagođen i obuhvata sve neophodne podatke za pokretanje postupka javne nabavke: godinu za koju je plan kreiran, broj stavke javne nabavke, naziv stavke, procenjenu vrednost stavke javne nabavke i vrstu postupka. U plan javnih nabavki unosi se i planiranje izvršavanja stavki istog. Sve vrste javnih nabavki obavezno se objavljuju u „Službenom glasniku“ i na portalu javnih nabavki, a često i na internet stranici naručioca.

U cilju izbegavanja dvostrukog unosa podataka i eventualnih greška izvršena je funkcionalna integracija ERP-a i portala javnih nabavki. Podaci uneti u plan javnih nabavki mogu se izvesti u excel fajl, koji je prilagođen formatu prenosa podataka na portal javnih nabavki.

Postupak javne nabavke

Pouzdan način za upravljanje dokumentima u postupku javne nabavke obezbeđuje se korišćenjem ComDoc DMS aplikacije, koja obezbeđuje automatizaciju poslovnog procesa.

Sva dokumenta u procesu javne nabavke skeniraju se i arhiviraju preko ComDoc DMS aplikacije. To je efikasniji i bezbedniji način čuvanja dokumenata, koji su istovremeno dostupni svim učesnicima u procesu javne nabavke. ComDoc DMS aplikacija omogućava automatizaciju komunikacije, obaveštavanja i odobravanja svih definisanih koraka u procesu javne nabavke. Aplikacija omogućava praćenje čitavog procesa, što obezbeđuje bolju kontrolu, merljivost i kasnije unapređenje poslovnog procesa.

Korišćenje ComDoc DMS aplikacije, takođe, podrazumeva da se dokumenti koji zahtevaju autorizaciju preko definisanog toka podataka dostavljaju menadžmentu na elektronsko potpisivanje.

Predmet javne nabavke

Na osnovu definisanih prioriteta iz plana nabavki i objektivnih potreba, odeljenje javnih nabavki kreira dokument Odluka o pokretanju postupka javne nabavke, što predstavlja početni korak u procesu nabavke u javnom sektoru. U ComDoc DMS aplikaciji definiše se tok podataka i evidentiraju se svi učesnici u poslovnom procesu.

U Dynamics NAV-u kreira se Specifikacija predmeta javne nabavke, gde se unose svi neophodni podaci koji bliže određuju predmet javne nabavke. Određena stavka i partija iz plana javne nabavke predstavljaju zaglavlje dokumenta, a u redove se unose podaci o konkretnim predmetima nabavke sa tehničkim karakteristikama. U zavisnosti od vrste predmeta nabavke, bilo da je reč o artiklima, poslovnom inventaru, sitnom inventaru, osnovnim sredstvima ili uslugama, podaci se u redove unose iz baze šifarnika ERP-a.

Sve pristigle ponude zavode se i arhiviraju kroz ComDoc DMS aplikaciju, a nakon isteka roka tenderska komisija donosi odluku o izboru dobavljača jednostavnim uvidom u celu dokumentaciju.

Na osnovu svega pomenutog, možemo zaključiti da funkcionalnosti Dynamics NAV-a i ComDoc DMS aplikacije čine postupak sprovođenja javne nabavke transparentnim za odabir najbolje ponude.

Služba nabavke

Nakon potpisivanja ugovora sa odabranim dobavljačem, ugovor se arhivira u ComDoc DMS aplikaciji i sa ostalom dokumentacijom iz postupka javne nabavke čuva se u narednih 5 godina, kolika je i zakonska obaveza. Realizaciju ugovora preuzima služba nabavke, koristeći Dynamics NAV i u velikoj meri se oslanjajući na integraciju sa ComDoc DMS aplikacijom, uvidom u arhivirane dokumente.

U Dynamics NAV-u kreira se dokument Ugovor javne nabavke i unose svi njegovi elementi: broj ugovora, datum potpisivanja, na koju stavku se ugovor odnosi, na koju partiju se odnosi, koja je ugovorena vrednost, kao i broj dokumenta specifikacije javne nabavke. Uneti broj ugovora je preduslov za dalju automatizaciju procesa nabavke.

Proces realizacije nabavke, koja je u skladu sa predmetom javne nabavke, počinje zahtevom za nabavku od strane menadžmenta ili se može pokrenuti automatski ukoliko zalihe nisu dostupne. Ažurno stanje zaliha omogućeno je korišćenjem funkcionalnosti Dynamics NAV-a, što obezbeđuje korisnicima pravovremeno reagovanje u donošenju odluka o pokretanju zahteva za nabavku.

Svaka stavka zahteva za nabavku identifikuje se sa ugovorom javne nabavke i povezuje sa dobavljačem, čime je omogućeno kreiranje nabavne porudžbine koja se automatski elektronskom porukom prosleđuje dobavljaču. Ovako kreirana nabavna porudžbina predstavlja nalog za isporuku dobavljaču po određenom ugovoru. Isporuku dobara i usluga prijemna služba kontroliše kvalitativno i kvantitativno, uvidom u specifikaciju predmeta javne nabavke, ali i pomoću skenirane dokumentacije preko funkcionalne integracije DMS-a i ERP-a.

Prilikom knjiženja fakture dobavljača implementirana je kontrola unetih cena i cena iz ponude, a ukoliko ista odstupa od tenderske dokumentacije NAV će signalizirati nepodudaranje. Nakon knjiženja nabavke porudžbine, služba nabavke vrši kontrolu realizacije ugovora javne nabavke za svaku stavku iz plana javne nabavke. Kada se ugovor potpuno realizuje, on se blokira i tim činom se završava ceo proces nabavke u javnom sektoru.

Digitalizacija celog postupka javne nabavke, od pokretanja postupka do realizacije ugovora, korišćenjem Dynamics NAV-a i ComDoc DMS aplikacije čini službu nabavke u javnom sektoru bolje organizovanom, ceo proces je interno ubrzan i standardizovan, smanjeni su troškovi i povećana efikasnost u poslovanju.

Ilija Damnjanović, COMING

KLJUČNE PREDNOSTI DIGITALIZACIJE JAVNIH NABAVKI

Automatizovan proces: Tok dokumentacije u procesu javnih nabavki je potpuno automatizovan korišćenjem workflow-a kroz Coming Document Management System.

Dostupnost dokumentacije: Svim učesnicima u procesu javne nabavke dokumentacija je dostupna u svakom trenutku.

Svi podaci na jednom mestu: Dvosmerna integracija DMS-a i ERP-a, kao i portala za javne nabavke, omogućava laku obradu podataka.

Ekonomičnost i efikasnost: Efikasnost u upravljanju zalihama, zahvaljujući uvidu u trenutno dostupne zalihe, omogućava pravilno donošenje odluka o pokretanju postupka javnih nabavki.