ComDoc DMS u novoj verziji nudi i Workflow, komponentu koja omogućava konfigurisanje neograničenog broja procedura sa različitim brojem koraka, korisnika i pojedinosti u procesu obrade dokumenata…

Sve kompanije teže razvoju i unapređenju poslovnih procesa. Bez obzira na primarnu delatnost, sa porastom jedne kompanije raste i broj procesa koji se odvijaju u njoj, kao i broj zaposlenih koji su sa tim procesima u direktnoj vezi. Iako upravljanje zvuči lako, praćenje procesa i njihovog napretka može da bude veoma težak posao. Kad se tome doda i produktivnost u radu, upravljanje procesima postaje još teže.

Softversko rešenje kompanije COMING ComDoc DMS u novoj verziji, između ostalog, nudi i Workflow – komponentu pomoću koje je moguće konfigurisanje neograničenog broja procedura sa različitim brojem koraka, korisnika koji rade na njima, kao i pojedinosti u vezi sa obradom dokumenata. Ovo omogućava maksimalnu automatizaciju bilo kog procesa, kao i povećanje produktivnosti zaposlenih koji ga koriste.

Ni u ovom slučaju COMING se ne bavi isporukom „gotovog rešenja“. Naime, svi naši korisnici imaju mogućnost prilagođavanja softverskog rešenja, pa osim funkcionalnosti koje će biti opisane postoji i mogućnost proširenja tako da Workflow savršeno odgovara poslovanju svakog korisnika. Nakon razgovora sa klijentima, zajedno dolazimo do najboljih rešenja za unapređenje sistema, pa samim tim i za unapređenje poslovanja klijenta.

Kako Workflow pomaže u poslovanju? Pre svega, svaki zaposleni vidi procedure na kojima radi, i to samo one koje su došle do koraka na kome on ima mogućnost rada. Pregled radnih zadataka ima brojne pogodnosti, kao što su osnovne informacije o procesu, predviđeno vreme završetka, prioritet procesa i informacije vezane za prethodni korak. Na ovaj način svaki zaposleni vidi sve svoje dnevne zadatke na jednom mestu, i to zajedno sa svim informacijama neophodnim za rad. Dodatnu pogodnost čini i mogućnost pregleda dokumenata koji se obrađuju i njihova promena na istom mestu. Što se tiče nadređenih, moguće je praćenje napretka svih radnih zadataka, a napredak procedura, dokumenti koji su menjani ili dodati, kao i sve akcije koje su izvršene dostupni su u sekciji koja se bavi istorijom procedura.

Odvijanje procesa po koracima

Workflow omogućava raščlanjivanje procesa na jednostavne korake, tako da svaki učesnik u procesu ima definisane ciljeve i obaveze koje treba da završi da bi sledeći korak bio dostupan i moguć. Uzmimo, na primer, proceduru koja je aktuelna u svim kompanijama – obradu i plaćanje računa. Ova procedura je često vrlo komplikovana jer račun prolazi kroz više odeljenja i obrađuje se na više načina.

Workflow komponenta, pre svega, omogućava konfigurisanje detalja procedure koji nisu vezani za korake. Na primer, ukoliko proceduru za plaćanje računa mogu da pokrenu i završe samo određeni zaposleni, postoji mogućnost njihovog navođenja i u tom slučaju procedura je „zaštićena“ od ostalih korisnika. Takođe, ukoliko je neophodno da obrada i plaćanje računa budu izvršeni u određenom vremenskom periodu, postoji mogućnost definisanja vremena za završetak procedure.

Kako se u svakoj proceduri, pored dokumenata koji se obrađuju, mogu naći i drugi dokumenti koji se dodaju u određenim fazama obrade, Workflow omogućava odabir koraka na kome je ovo moguće. Nasuprot tome, ukoliko je potrebno sačuvati dokument od izmene tokom trajanja procedure, zabranjivanjem ove opcije u konfiguratoru dokumenti koji su dodati prilikom pokretanja instance su zaštićeni od bilo koje vrste izmena. Na stranici za konfigurisanje parametara za proceduru nalazi se i spisak koraka od kojih se ona trenutno sastoji, zajedno sa grafikom koji prikazuje korake i veze među njima, što je posebno korisno kod obimnih procedura koje imaju mnogo koraka i veza između njih. Naravno, svaki korak može da ima više sledbenika. U tom slučaju se pri završetku koraka korisniku nudi dijalog za izbor sledećeg stadijuma u obradi dokumenta.

Konfigurisanje poslovnih procedura

Konfigurator procedura nudi i konfigurisanje svakog od koraka, načina rada na njemu, kao i pojedinosti u vezi sa njegovim završavanjem. Na primer, neke akcije prilikom obrade i plaćanja računa moraju biti izvršene od strane određene grupe ljudi ili samo jednog zaposlenog. Workflow komponenta omogućava odabir korisnika koji mogu da rade na koraku, a moguć je i odabir grupa za rad na istom. U tom slučaju se svi korisnici koji se nalaze u odabranim grupama automatski dodaju za rad na koraku. Ono što predstavlja dodatnu pogodnost jeste podešavanje načina završetka koraka – korak može da završi bilo ko od zaposlenih koji su odabrani za rad na koraku, a u slučajevima kada na koraku treba da radi više ljudi moguće je i dodavanje ograničenja da svaki od njih mora da završi svoj deo posla da bi prelaženje na sledeći korak u obradi bilo moguće. Na taj način Workflow obezbeđuje prelaženje na sledeći korak u obradi samo ukoliko je trenutni izvršen u potpunosti.

Još jedna od funkcionalnosti koju Workflow nudi je i mogućnost kreiranja pitanja na koja korisnik koji radi na određenom koraku treba da odgovori prilikom završetka rada, npr. da li postoji neki detalj na koji u narednim koracima treba obratiti pažnju, da li je neka akcija izvršena i slično. Pitanja mogu, ali ne moraju biti obavezna, a ukoliko su obavezna završetak koraka nije moguć bez dodavanja odgovora. Prilikom završetka rada na koraku korisnik ima i mogućnost dodavanja komentara. Slično tome, moguće je i definisanje ishoda rada na koraku koji takođe imaju ulogu pružanja dodatnih informacija, koje mogu biti neophodne za rad na narednim koracima. Na taj način Workflow dodatno povećava produktivnost korisnika, jer u toku rada korisnici imaju sve neophodne informacije nadohvat ruke.

Kao što je već pomenuto, korisnici zajedno sa aktivnim koracima vide i rok za njihovo izvršenje. Ukoliko je izvršenje nekog koraka hitno, moguće je definisati vreme koje je potrebno da se taj korak izvrši. Ako je taj rok za završetak koraka probijen, aplikacija dodatno izdvaja taj zadatak, pa korisnik može lako da prioritizuje svoje obaveze.

Još jedna od funkcionalnosti koja dodatno olakšava upravljanje radom na koraku predstavlja delegiranje rada. Ova funkcionalnost omogućava da sam korisnik prilikom završavanja koraka ima opciju delegiranja sledećeg koraka, odnosno odabira jednog ili više korisnika koji će raditi na koraku na koji se prelazi. Na ovaj način, ukoliko je za izvršenje nekog koraka dovoljan jedan korisnik iz grupe, on može biti odabran za konkretnu instancu procedure. Ova funkcionalnost takođe ima primenu i u slučajevima kada na nekom koraku radi korisnik koji nije u mogućnosti da odradi svoj deo posla, pa se njegov zadatak dodeljuje zaposlenom koji ga odmenjuje, što omogućava brzo izvršenje i podelu obaveza među zaposlenima u nekom odeljenju ili kompaniji.

Na kraju, veoma je bitno napomenuti da konfigurator omogućava izmenu konfiguracije procedure u bilo kom trenutku. Na ovaj način svaka izmena u poslovanju lako i brzo može da se izmeni i u Workflow-u, i to za minimalno vreme. U ovom slučaju izmene se primenjuju od prve sledeće pokrenute instance procedure.

www.comdoc.rs
Marija Branković
COMING