Izvestan otpor zaposlenih je spontana reakcija na promene koje donosi uvođenje novog poslovnog rešenja, ali se on efikasnim upravljanjem može prevazići, što zahteva transparentnost, uključivanje zaposlenih u proces donošenja odluka i prepoznavanje njihovih briga, obuku i podršku.

Uvođenje novog poslovnog rešenja, kao što je Microsoft Dynamics 365 Business Central, u kompaniji predstavlja značajan korak ka modernizaciji i optimizaciji poslovnih procesa. Međutim, ovaj korak često nailazi na otpor i izazove koji mogu usporiti ili otežati proces implementacije. U daljem tekstu biće razmotreni različiti problemi koji se mogu javiti tokom implementacije Business Centrala u kompanijama, opisani iz našeg iskustva, kao i predlozi naših konsultanata za njihovo rešavanje.

Otpor zaposlenih prema promenama

Problem: Jedan od najčešćih izazova tokom implementacije Business Centrala jeste otpor zaposlenih prema promenama. Zaposleni koji su navikli na postojeće sisteme i procese mogu osećati strah od nepoznatog, te se može pojaviti otpor prema učenju i prilagođavanju novom sistemu i novim radnim metodama. Otpor se može manifestovati kroz nedostatak entuzijazma, usporeno usvajanjenovog sistema ili čak pasivno-agresivno ponašanje.

Rešenje: Komunikacija je ključna u prevazilaženju ovog problema. Važno je edukovati zaposlene o prednostima Business Centrala, dati im priliku da postave pitanja i izraze svoje brige i obezbediti adekvatnu obuku kako bi se nesigurnost otklonila. Posebno je potrebno raditi na stvaranju atmosfere bezbednog radnog okruženja.

Preslikavanje prethodnog softvera na BC

Problem: Korisnici često zahtevaju da u Microsoft Dynamics 365 Business Centralu dobiju funkcionalnosti identične onima kakve su imali u prethodno korišćenim softverskim rešenjima, odnosno da poslovne procese iz prethodnog sistema prenesu na Business Central. To su, na primer, zahtevi da kolone, redovi, tabele i izveštaji budu na identičnim mestima i po istom rasporedu kao u starom sistemu, na šta su korisnici naviknuti, a što nije uvek moguće jednostavno izvesti, troši puno vremena i može dovesti do zastoja i kašnjenja u procesu implementacije. Posledično, može doći do odlaganja početka korišćenja programa, a na kraju i do uvećanja troškova korisnika, što takođe može izazvati negodovanje.

Rešenje: Potrebno je pažljivo objasniti korisnicima da je – iako trenutno možda nisu upoznati sa načinom rada novih tehnologija i savremenim poslovnim procesima – upravo to što se u Business Centralu procesi kreiraju na sistematičan način i po savremenijim metodama jedan od ključnih razloga zbog kog se i prelazi na rad u novom programu. Treba predočiti da je u pitanju samo navika, koja, kada se jednom promeni i novi program savlada, zaista donosi brojne benefite i za zaposlene i za kompaniju. Korisnicima treba objasniti, na jeziku koji im je razumljiv, da rad u novom programu, uz adekvatnu obuku i vežbu na konkretnim primerima, može da donese brojne prednosti i uštede vremena i novca.

Korisnicima treba objasniti da rad u novom programu, uz adekvatnu obuku i vežbu, donosi brojne prednosti i uštede vremena i novca

Paralelni rad u dva softvera

Problem: Kada novi sistem startuje, korisnici često zahtevaju da rade paralelno u dva softvera. Zaposleni koji istovremeno rade u dva softvera mogu se osećati preopterećeno i umorno, jer moraju izvršavati iste poslove u oba sistema. Dolazi do povećanja nivoa stresa i pada produktivnosti. Paralelni rad može kod korisnika stvoriti osećaj gubljenja vremena, posebno ako smatraju da se njihovi poslovni zadaci mogu obaviti efikasnije u samo jednom sistemu. Ako zaposleni nemaju puno poverenje u novi softver koji se uvodi, skloni su da se oslone na stari sistem i zapostave rad u novom i njegovo hranjenje podacima. Sumnja u pouzdanost novog softvera može dodatno osnažiti otpor. Paralelni rad u dva softvera može povećati rizik od nastanka grešaka, posebno pri ručnom prenosu podataka između sistema.

Rešenje: Od samog početka implementacije novog rešenja, treba insistirati na tome da kada dođe vreme za početak rada u novom sistemu više nema paralelnog rada, odnosno stari softver se gasi i koristi se samo Business Central. Na ovaj način prevazilaze se problemi ulaganja dvostrukog napora i preopterećenosti samog korisnika, osećaj gubljenja vremena, nedostatak poverenja u novi softver, rizik od grešaka.

Strah od gubitka posla

Problem: Implementacija novog softverskog sistema, uključujući ERP, često ima za cilj automatizaciju određenih poslovnih procesa. Utisak da će automatizacija smanjiti potrebu za ljudskim radom može izazvati zabrinutost među zaposlenima. Očekivana efikasnost i optimizacija procesa uz pomoć novih sistema može značiti da će za obavljanje nekog posla biti potrebno manje radne snage nego ranije. Uz to, implementacija novog softvera može zahtevati nove veštine i kompetencije. Zaposleni koji se osećaju nespremno za sticanje novih veština mogu se plašiti da će kompaniji postati nepotrebni.

Rešenje: Važno je razumeti da je strah od gubitka posla prirodna reakcija na promene i da se mora ozbiljno shvatiti. Potrebno je osmisliti strategije za suočavanje sa strahom od gubitka posla. Važno je da menadžment jasno i otvoreno komunicira o razlozima za implementaciju novog sistema i naglasi kako će to pozitivno uticati na kompaniju u celini, odnosno komunikacija mora biti transparentna. Pružanje obuke i resursa za usavršavanje novih veština može pomoći zaposlenima da se osećaju spremno za suočavanje sa promenama. Ako zaposleni vide da će im biti pružena podrška u sticanju novih veština, kod njih će se probuditi osećaj sigurnosti. Naglašavanje da će novi sistem omogućiti zaposlenima da se usredsrede na kvalitet i dodatu vrednost posla, umesto na rutinske ili ponavljajuće zadatke, može umanjiti strah od gubitka posla.

Uvođenje novog softvera u poslovanje, bilo da se radi o ERP-u ili o drugim tipovima rešenja, može izazvati niz problema. Među najčešćim problemima pri implementaciji novog softvera u kompanijama su:

• Nedovoljna priprema, odnosno nedovoljna analiza pre nego što se softver uvede može dovesti do problema. Ako nisu identifikovane tačne poslovne potrebe, procesi i zahtevi, softver se može neadekvatno konfigurisati.
• Tehnički izazovi, poput kompatibilnosti sa postojećim sistemima, problemi sa instalacijom i tehničkim greškama, mogu usporiti ili ometati implementaciju.
• Nepravilna migracija podataka iz postojećeg sistema u novi softver može dovesti do gubitka podataka, što može imati ozbiljne posledice za poslovanje.
• Implementacija softvera može dovesti do nepredviđenih troškova, kao što su dodatne licence, prilagođavanje ili dodatna obuka, što može naprezati budžet kompanije.
• Uvođenje novog softvera može uzrokovati privremene poremećaje u poslovanju, dok zaposleni uče nove procese i prilagođavaju se promenama.
• Nedostatak podrške od strane menadžmenta ili nedostatak angažovanja ključnih lidera može uticati na usvajanje i implementaciju softvera.
• Ako se očekivanja u vezi sa performansama i rezultatima softvera postave previsoko, menadžment kompanije može biti razočaran ako se očekivani rezultati ne postignu.

Rešavanje ovih problema i prevazilaženje otpora prema novom poslovnom rešenju zahteva pažljivu komunikaciju, transparentnost, pružanje obuke i podrške, uključivanje zaposlenih u proces donošenja odluka i prepoznavanje njihovih briga. Otpor je prirodna reakcija na promene, ali se on efikasnim upravljanjem može smanjiti i proces implementacije novog sistema olakšati.
Miljana Đorđević, COMING