Šta je potrebno za dobru tendersku dokumentaciju i ko bi trebalo da je napiše?

Nakon izrade projektne dokumentacije za IT rešenje, u svim javnim i u nekim proizvodnim institucijama sprovodi se tenderska procedura za nabavku dobara i usluga. Formalna tenderska procedura vrlo često je opterećujuća i zahteva dosta vremena. Bez obzira na to, da bi se podstakla konkurentnost i stvorili što bolji uslovi za korisnika, ovaj postupak je neminovan. Međutim, vrlo često se dešava da je tenderska dokumentacija napisana tako da se fokusira samo na formalne aspekte, a veoma malo ili skoro nimalo pažnje posvećuje se suštinskim stvarima koje su važne za uspeh projekta.

Kada se radi o tehnički složenim projektima, cena ne može biti jedini kriterijum za izbor ponuđača. Vrlo je važno da se u tenderu opišu minimalni stručni i iskustveni uslovi kako bi izabrani ponuđač mogao da uspešno izvede projekat.

Nije važno samo da se na tenderu pojavi veliki broj ponuđača. Važno je da ponuđači imaju dovoljno iskustva i referenci na sličnim projektima i stručne kadrove koji su u stanju da izvedu projekat.

Ako ovi uslovi nisu zadovoljeni, projekat se pretvara u trgovački posao i korisnik dobija specificiranu opremu i licence, ali se čitava isporuka završava na tome, bez stručne implementacije. Takvi poslovi mogu se smatrati stoprocentnom štetom, a takvih primera, nažalost, ima širom Srbije.

Ko određuje zahteve za tendersku dokumentaciju?

Jedna od najbizarnijih pojava je ta da u današnjem poslovanju uglavnom pravnici određuju šta može stajati u tenderskoj dokumentaciji, čak i u domenu tehničkih uslova. Tako inženjeri popuštaju pred pritiscima pravnika i iz tenderske dokumentacije izbacuju tehničke uslove od važnosti za uspeh tendera.

Zbog toga se dešava da među uslovima tendera možemo videti i da se, na primer, za složen sistem tehničke implementacije boduje isporuka od jednog dana ili da li ponuđač ima hiljadu kvadratnih metara prostora u svom vlasništvu. Među tehničkim uslovima postavljaju se i neki u potpunosti irelevantni, od toga da uređaj mora imati u gram preciznu težinu, da je maska uređaja određene nijanse ili neki drugi zahtev koji drugi proizvođači ne mogu da zadovolje, a koji nema veze sa svrhom sistema.

Prilikom pisanja tenderske dokumentacije morate imati na umu sledeće: ukoliko ne budete u stanju da obrazložite svaki uslov koji ste postavili, kao i njegovu opravdanost i relevantnost za uspeh tendera – može se desiti da zbog toga snosite i zakonske konsekvence.

Da biste izbegli sve probleme prilikom sprovođenja tenderske procedure, jedino sigurno rešenje je izrada studije izvodljivosti, odnosno projektne dokumentacije u kojoj će svaki detalj imati svoje tehničko opravdanje.

S. D.