Neretko su poslovne odluke brze, ali ne i prave, pa smo svedoci pozamašnog broja promašenih investicija. Projektna dokumentacija ne postoji ili je nepotpuna, a rezultat toga je više od 50% neuspešnih IT projekata u javnom sektoru u Srbiji.

Često se dešava da se ulaganja u IT ne sagledavaju iz ugla potreba poslovanja, kao ni mogućnosti koje moderne informacione tehnologije pružaju za ostvarivanje pozitivnog uticaja na poslovanje. IT koji je u skladu sa potrebama poslovanja povećava efikasnost, produktivnost, brzinu odziva na tržištu i profitabilnost kompanije. Kada ne postoji precizan projektni zadatak, tada nije jasno šta se treba postići, koje probleme IT projekat rešava i kakve finansijske efekte na poslovanje treba da ostvari.

U nedostatku projektnih zadataka, kompanije vrlo često investiraju bez prave projektne dokumentacije, a da ostvareni rezultti nisu u skladu sa visinom investicije, to jest nisu opravdani. Da bi se izbegli ovakvi problemi neophodno je sistematski pristupiti njihovom rešavanju. Jedan od načina jeste primena studije izvodljivosti.

Šta je i čemu služi

Studija izvodljivosti (Feasibility Study) je evaluacija i analiza potencijala predložene investicije koja pomaže u procesu donošenja odluke o mogućnosti ostvarenja i materijalnoj uspešnosti. Ovaj dokument se koristi pre razrade projekta, upravo zato što se bavi ključnim pitanjem: Zašto projekat treba/ne treba da se realizuje? Ovo je rešenje koje povezuje interese donosilaca odluka i IT stručnjaka, pri čemu jedni dobijaju projekat koji podstiče poslovne rezultate, dok drugi dobijaju potrebne kapacitete za efikasan rad.

Studija izvodljivosti je kao lenjir za investicije. Prepoznaje problem, meri njegove karakteristike, generiše alternative, upoređuje ih, predlaže odabir alternative i sve to sa merljivim pokazateljima. Na kraju, ona je pisano svedočanstvo o izvodljivosti i uspešnosti investicije. I, baš kao pravi merni istrument, omogućava praćenje projekta i – što je još važnije – analizu ostvarenih rezultata.

Argumenti protiv

„Znamo da je izvodljivo, drugi su to već zaključili“ ili „Zašto ne prepustiti takav posao generalnom direktoru“ – neki su od argumenata protiv studije izvodljivosti. Greška u ovakvom pristupu je zanemarivanje činjenice da studija izvodljivosti koristi samo relevantne podatke za određenu poslovnu situaciju i isključivo tako može da generiše rešenja koja u potpunosti odgovaraju zahtevima konkretnog preduzeća.

Dakle, studija omogućava pronalaženje novih mogućnosti kroz istraživačku analizu, uočava razloge za zaustavljanje projekta, povećava verovatnoću uspešnosti projekta sagledavanjem mogućih negativnih uticaja i generiše vrlo važne informacije potrebne za donošenje odluka.

Studija izvodljivosti nije biznis‑plan. Ona se bavi istraživačkom funkcijom odgovarajući na pitanje: Da li je investicija održiv poslovni poduhvat?, dok biznis‑plan obuhvata akcije koje je potrebno sprovesti od ideje do realizacije.

Pregled izvodljivosti projekta

Bez obzira na to što studije izvodljivosti nemaju jedinstvenu formu, one moraju biti koncizne, precizne i dosledne postavljenim ciljevima. Pored toga, one daju pregled izvodljivosti kroz više aspekata.

Tehničko‑tehnološka izvodljivost

Tehničko‑tehnološka izvodljivost fokusira se, pre svega, na pitanje da li tehnologija za željeni projekat uopšte postoji. Dalje, ona nudi tehnološke alternative kojima se postiže željeni rezultat u okviru budžeta i za odgovarajuće vreme. Odgovara na pitanje: Kako projekat može biti sproveden?, pa je zato neophodno da bude izrađena od strane stručnjaka iz date oblasti. Praksa je pokazala da se u odabiru prave tehnologije kriju najveće uštede.

Ekonomska izvodljivost

Ekonomska izvodljivost pruža jasnu sliku o tome koliko rešenje (ili više potencijalnih rešenja) košta. Neophodno je da investicija bude u skladu s mogućnostima investitora, ali i da prednosti investicije zadovoljavaju ciljeve. Zato se u okviru ekonomske izvodljivosti najčešće koristi Cost‑Benefit analiza.

Organizaciona izvodljivost

Organizaciona izvodljivost odnosi se na sagledavanje projekta sa aspekta kadrova neophodnih za njegovu realizaciju. Ona podrazumeva procenu mogućnosti jedne organizacije da sprovede projekat sa postojećom organizacionom strukturom.

Zakonska izvodljivost
Zakonska izvodljivost ispituje da li je projekat u okvirima pravne regulative, dok vremenska ispituje uticaj rokova na projekat i mogućnost implementacije istog u optimalnom periodu.

Ono što donosioce odluka interesuje jeste izveštaj studije izvodljivosti. Kao riznica relevantnih informacija o izvodljivosti projekta, izveštaj je poslednji korak ka donošenju odluke da li će projekat biti realizovan ili ne. I ako hoće – kako?

U prilog studiji izvodljivosti

Konačno možemo da govorimo o detaljnom dizajnu, izradi tehničke dokumentacije ili pilot‑projektu, koji sada imaju zdravu osnovu. Iza svake investicije u poslovanje stoji ideja da će ona doneti određene rezultate. Nakon određenog vremenskog perioda, najčešće godinu dana od implementacije IT projekta, preporučuje se provera predviđenih rezultata. U ovoj fazi dolazimo do odgovora da li su rezultati predviđeni studijom izvodljivosti zaista i ostvareni.

Nažalost, malo je primera primene studije izvodljivosti u poslovanju, ali univerziteti širom sveta koji se bave ovom temom već godinama unazad pišu o rezultatima koje ovakav pristup donosi. Na primer, jedna studija izvodljivosti koju je sproveo Univerzitet Šefild 2009. godine na temu implementacije cloud computing‑a u mala i srednja preduzeća generisala je rešenje koje podrazumeva za 29,9% niže investicione, a čak i do 40% niže operativne troškove. Nakon tri godine, praksa je pokazala premašene rezultate. Poučeni ovakvim primerima, još jednom zaključujemo da je studija izvodljivosti ne samo osnov za odluku o investiranju već i alat za proveru projektovanih rezultata.

Pametno poslovanje razmatra efikasne načine da se uz manja ulaganja za odgovarajuće vreme postignu kvalitetniji rezultati. Zadovoljenje ovog cilja moguće je jedino ako se željeni poslovni rezultati, kao i svi faktori koji na njih utiču, kvantifikuju, izmere i analiziraju. U Srbiji se u IT godišnje investira oko milijardu evra, a veliki broj tih investicija ne daje očekivane rezultate. Većina opreme nabavlja se bez ikakve projektne dokumentacije, a posledica ovakvog poslovanja jeste više od 50% neuspešnih IT projekata u javnom sektoru. Studija izvodljivosti pomaže da se ovakve situacije izbegnu, što samo ističe njen značaj u donošenju pravih investicionih odluka.

Cost-benefit analiza

Cost-benefit analiza predstavlja jedan od najefikasnijih i najčešće korišćenih alata za ekonomsku analizu projekta ili potencijalne investicije. Ona direktno upoređuje troškove projekta i uštede koje on donosi kompaniji. Dobro urađena Cost-Benefit analiza daje konkretne rezultate, koji se mogu uporediti sa trenutnim stanjem u kompaniji, na osnovu čega se donosi adekvatna odluka pri odabiru investicije. Podrazumeva i analizu troškova i prednosti nakon implementacije, čime se proveravaju projektovani ciljevi. Rezultati Cost-Benefit analize daju optimalno rešenje problema, zbog čega je ova metoda veoma popularna među stručnjacima u skoro svim oblastima poslovanja.