Zamislite da su sve informacije i svi dokumenti lepo složeni, dostupni svakome, naravno svakome ko treba da raspolaže tim informacijama, i da samo kucanjem u pretrazi jedne reči dolazimo do informacije, odnosno dokumenta…

Kao što znamo, jedna od najvažnijih stvari u današnjem poslovanju jeste informacija.

Ona se može pojavljivati u raznim oblicima, ali najčešće je koristimo u elektronskom obliku (bila ona u formi e‑mail‑a, nekog dokumenta, slike, grafikona, video ili audio zapisa). Usled drastičnog povećanja broja podataka kojima se upravlja u poslovanju, kompanije se nalaze pred izazovom – kako sve te informacije što bolje iskoristiti.

Jer onaj ko na najbolji način iskoristi sve informacije koje poseduje, ko ume da učini upravljanje tim informacijama konzistentnim, uniformnim, ko zna kako da ih učini dostupnim u što kraćem vremenskom intervalu, stiče preduslov za uspešno poslovanje. Jedan od alata koji u tome pomaže jeste SharePoint.

SharePoint pripada skupu tehnologija koje se nazivaju ECM (Enterprise Content Management, odnosno upravljanje poslovnim sadržajem). Ova tehnologija, tačnije skup tehnologija omogućava organizacijama da ujedine sadržaje i pripadajuće poslovne procese kroz jedinstvenu platformu. ECM je kategorija softvera koja pomaže u upravljanju svim nestrukturiranim sadržajima.

Uvek dostupne informacije

Znamo da sve funkcionalne jedinice u kompaniji moraju međusobno da komuniciraju, i to putem deljenja informacija. Proces prenosa informacije od osobe A do osobe B, naročito kada se to radi na tradicionalan način, kao što je npr. telefonski poziv ili pretraga arhive na računaru, pa i samo slanje e‑mail‑a, traje izuzetno dugo, a situacija se dodatno komplikuje ukoliko se komunikacija proširi na više od dve osobe.

A sada zamislite da su sve te informacije i svi dokumenti lepo složeni, dostupni svakome (naravno, svakome ko treba da raspolaže tim informacijama ) i da samo kucanjem u pretrazi jedne reči dolazimo do informacije, odnosno dokumenta. Upravo to je ono što nam pruža SharePoint.

Da bi najbolje razumeli način na koji SharePoint pomaže u poslovanju, najbolje je to prikazati kroz primer situacije sa kojom se svakodnevno susrećemo. Mogućnosti su zaista velike, a mi ćemo pokušati da vam predstavimo neke od njih.

Kako se struktura zaposlenih u jednom prosečnom preduzeću menja, nemoguće je svakom novom zaposlenom pravovremeno dostaviti apsolutno sve neophodne informacije i dokumente koji mu mogu pomoći u radu. Kao što smo već rekli, da bi informacija imala vrednost, mora postojati mogućnost da se ona iskoristi na pravi način – upravo to je ono što SharePoint omogućava svojim korisnicima.

Unošenjem ključne reči u polje za pretraživanje, korisnici vrlo brzo i lako dolaze do informacija, odnosno dokumenata koji sadrže tu reč, čak i ako je te iste dokumente koristio neko ko više nije u kompaniji ili se ne bavi tim poslovima. Celokupna arhiva nalazi se na jednom mestu, što znatno skraćuje proces pretrage i prenosa informacija, odnosno dokumenata. Lakoća pri pretraživanju i dostupnosti podataka neke su od ključnih prednosti ovog alata.

Naravno, pretraživanje podataka nije jedina funkcionalnost SharePoint‑a. Pre nego što objasnimo ostale osnovne funkcionalnosti, „zagrebaćemo“ malo portfolio ove tehnologije.

Proizvodi i tehnologije

SharePoint Foundation je osnovna tehnologija za sve SharePoint lokacije. Dostupna je za lokalnu primenu i u prethodnim verzijama zvala se Windows SharePoint Services. SharePoint Foundation može se koristiti za brzo kreiranje velikog broja i tipova lokacija na kojima se dalje mogu sređivati podaci, dokumenti, liste i kalendari. Na ovu tehnologiju oslanja se SharePoint Server ‑ serverski proizvod koji obezbeđuje dosledan, poznati radni okvir za liste i biblioteke, administraciju i prilagođavanje lokacije. SharePoint Server uključuje sve funkcije tehnologije SharePoint Foundation, uz dodatne funkcije i mogućnosti, kao npr. upravljanje poslovnim sadržajima, poslovno obaveštavanje, poslovna pretraga i lični profili putem opcije „Moje lokacije“. SharePoint Server dostupan je za lokalnu promenu, kao deo usluge zasnovane na cloud tehnologiji, odnosno usluge na mreži kao što je Microsoft Office 365.

SharePoint Designer je program za dizajniranje, kreiranje i prilagođavanje web lokacija, koje rade pod sistemima SharePoint Foundation i SharePoint Server. Pomoću programa SharePoint Designer možete kreirati web stranice bogate podacima, praviti moćna rešenja sa omogućenim tokovima posla i dizajnirati izgled i doživljaj lokacije. Lokacije koje kreirate mogu se kretati u rasponu od malih lokacija tima za upravljanje projektima do rešenja portala zasnovanih na kontrolnim tablama za velika preduzeća.

Poslednji, ali ne i manje važan program jeste SharePoint Workspace. Ovaj program koristi se za preuzimanjesadržaja SharePoint lokacije van mreže i saradnju na sadržaju sa drugim osobama dok niste povezani sa mrežom. Dok ste vi i drugi članovi tima van mreže, možete praviti promene u SharePoint sadržaju, koji će se na kraju sinhronizovati sa SharePoint lokacijom.

Izdvojili bismo još i SharePoint u javnom COMING računarskom oblaku. Umesto da lokalno instalira i primeni SharePoint server, sada svaka kompanija ima mogućnost da se pretplati na SharePoint licence i tako svojim zaposlenima obezbedi poslovno rešenje za kreiranje lokacija koje služe za deljenje dokumenata i informacija sa kolegama, partnerima i klijentima. Iznajmljivanje infrastrukture i licenci plaća se na mesečnom nivou.

Osnovne funkcionalnosti

Pored već predstavljenog lakog pretraživanja, SharePoint nudi još osnovnih funkcionalnosti, zahvaljujući kojima pronalazi sve veću upotrebu širom sveta.

Kalendar, kao jedan veoma moćan alat, omogućava da svi sastanci, rezervacija resursa i pregled obaveza svih zaposlenih budu dostupni svima koji koriste portal, čime se organizacija i planiranje vremena svode na vrlo jednostavan posao. Ono što je takođe sjajno jeste mogućnost sinhronizacije Outlook kalendara sa kalendarom u SharePoint‑u.

Obaveštenja (Alerts), zadaci (Tasks), set dokumenata, upravljanje tokom podataka, organizovanje lista i organizovanje biblioteka, kao i bezbednost, samo su neke od funkcija SharePoint‑a koje pomažu u povećanju efikasnosti upravljanja kompanijom.

Koliko god se svakodnevni poslovi mogu kvalitetno obavljati i bez SharePoint‑a, nijedna druga aplikacija u firmi nema toliki potencijal da ubrza i olakša svakodnevne zadatke onako kako to može SharePoint. Ključno je planiranje, kako tehničkih preduslova, tako i analiza korisničkih potreba. Ono što je sigurno jeste da SharePoint u svakom slučaju stimuliše i olakšava poslovanje.

Karakteristike SharePoint-a

• Omogućava jedinstvenu infrastrukturu za sve vaše poslovne sajtove
• Daje odlične alate za saradnju, čime olakšava razmenu ideja i zajednički rad
• Automatski sortira sadržaje i tako omogućava lako upravljanje njima
• Daje pristup informacijama u bazama podataka, izveštajima i poslovnim aplikacijama svakome kome je on potreban
• Lako pretraživanje informacija i dokumenata
• Nudi alate i komponente za automatsko izvršavanje poslovnih procesa

Milovan Blagojević