Da li izveštaji, zbog ručne obrade u kolektivu, hronično stižu s velikim zakašnjenjem? Stalno smo u nedostatku pravovremenih informacija o sopstvenom poslovanju, pa ne možemo da reagujemo na tržišne prilike? Prati nas osećaj da je vođenje kompanije kao vožnja auta, uz stalno gledanje u retrovizore? Vreme je za ERP!

Kada je moja kompanija spremna za uvođenje ERP‑a? – to je ozbiljno pitanje, koje se nameće kada razmišljamo o ovom strateškom potezu.

Ukoliko ste u kompaniji koja upravo menja svoju strategiju, ili planira reinženjering poslovanja, sigurno ćete „srediti“ poslovne procese. Nažalost, čest razlog za reinženjering je nizak nivo rezultata kompanije i posledično otklanjanje svih vrsta gubitaka u proizvodnji ili pružanju usluga. Osnovni cilj je optimizacija procesa, kako bi se rezultati poslovanja stabilizovali.

Srećni ste u firmi koja je doživela nagli rast, ali su postojeći resursi loše raspoređeni, a često i nedovoljni za rešavanje svih zahteva koji se pred vas postavljaju? Ili ste možda u sjajnoj prilici da proširite svoje poslovanje i na drugoj lokaciji, u drugom gradu ili državi? Upotreba Excel‑a i sličnih alata ne pomaže vam da u realnom vremenu dobijete podatke od vitalnog značaja za poslovanje?

Česta prepreka optimalnom upravljanju poslovnim podacima u kompanijama je specifičnost poslovnih procesa. Možda ste u nekom trenutku počeli da koristite softver koji sjajno pokriva neku specifičnost, kao što je npr. online prodaja, otkup sirovine, generisanje cene koštanja, upravljanje voznim parkom, praćenje stanja u magacinima, interna komunikacija i upravljanje dokumentacijom, ili slično. Međutim, praksa i iskustvo pokazali su vam da sada imate veliki broj aplikacija koje nisu međusobno integrisane, pa vaše osoblje i dalje gubi dosta vremena na administraciju, gde su greške česte, a vi nemate realne informacije o vašem poslovanju u trenutku donošenja važnih odluka.

Pravo rešenje

ERP se nameće kao idealan alat za prevazilaženje ovakvih prepreka. Uz pomoć automatizacije koja se postiže upotrebom ERP‑a, u prilici smo da radnu snagu usmerimo na povećanje nivoa kvaliteta našeg proizvoda ili usluge. Štedimo na ljudskom radu u administraciji, a investiramo u vitalne procese. ERP je rešenje koje integriše sve poslovne procese, čak i u slučaju poslovanja na većem broju lokacija.

Ukoliko u proizvodnji imamo mašine sa procesnim računarima, koji prikupljaju informacije iz procesa koji se koriste u poslovnom informacionom sistemu, npr. vaga sa koje se čitaju vrednosti o masi koje kasnije ulaze u kalkulaciju vrednosti sirovine ili gotovog proizvoda, a ta se kalkulacija dalje koristi u finansijama, u skladištu, na izlaznoj dokumentaciji i sl., ERP rešenje mora biti u prilici da integriše čak i ovako zahtevne i specifične procese. Vi tada imate trenutni uvid u stanje vašeg poslovanja, pa ste u prilici da brzo reagujete i iskoristite poslovne prilike koje ste do sada gubili.

Takođe, dobijate platformu sa koje vašim dobavljačima, kupcima, finansijskim institucijama i drugim poslovnim partnerima pružate pravovremene informacije i ozbiljnu podršku, što vas čini konkurentnim.

Ponuda ERP rešenja

Sada, kada znamo da je ERP rešenje za nas, možemo da se pozabavimo istraživanjem ponude na tržištu.

U Srbiji je malo svetskih ERP rešenja našlo primenu, a među njima najvažniji su SAP, Microsoft Dynamics NAV i Oracle. Među ponuđačima ERP‑a moguće je pronaći i one koji su lokalno razvili ERP rešenja. Posebnu pažnju treba posvetiti odabiru rešenja.

SAP i NAV su rešenja nastala iz dugogodišnjeg rada i iskustva dve svetske kompanije, a poslovni partneri za uvođenje i implementaciju ERP‑a su ti koji nam moraju omogućiti prilagođenost ovih rešenja našem poslovanju. Sa druge strane, lokalno razvijena rešenja mogu da kratkoročno zadovolje potrebe našeg poslovanja, ali dugoročno posmatrano ona često bivaju prevaziđena, pa kompanije na kraju više izgube investiranjem u neko naredno rešenje nego da su od početka izabrale rešenje koje je u stanju da ih strateški podrži.

Kada pomno proučimo ponudu, važno je da razmislimo i o tome kakvi će izazovi pred nas biti postavljeni u procesu implementacije rešenja. Uspešne implementacije podrazumevaju ozbiljno učešće menadžmenta kompanije.

Izazovi implementacije

Neophodno je da menadžeri upravljaju projektom implementacije ERP‑a u svojim kompanijama, a važno je i da budu konstantna podrška svim ostalim radnicima, kako bi rešenje u potpunosti zaživelo i bilo u skladu sa svim poslovnim procesima u kompaniji.

Menadžeri ne moraju biti prethodno edukovani o rešenju na čijoj implementaciji se radi. Ono što se očekuje od projektnih menadžera za ovu svrhu jeste dobro poznavanje sopstvenog poslovanja. Provajderi ERP rešenja sada već slobodno govore o anatomiji otpora kompanija pri uvođenju ERP rešenja, govoreći upravo o čestom otporu zaposlenih.

Vreme je za ERP, što znači da je pravo vreme da posvetimo energiju odabiru, sopstvenoj edukaciji i edukaciji naših zaposlenih, implementaciji i korišćenju pravog rešenja. Vreme je da se pripremimo za ERP.

Odluka o implementaciji ERP rešenja je strateška i po pitanju potrebne investicije. Nove tehnologije su na tržište donele rešenje i za ovu prepreku. Sada možemo biti korisnici svetskih ERP rešenja kao usluga u računarskom oblaku. Konkretno, investicioni troškovi se gube, mi dobijamo sve funkcionalnosti rešenja, isto kao da smo ih instalirali na prethodno kupljenoj računarskoj infrastrukturi, plaćamo uslugu na mesečnom nivou, poput računa za struju, a uživamo u koristima podrške IT administratora, programera i inženjera, koji ne moraju nužno da budu naši zaposleni.

Deset pravila za pripremu za uvođenje ERP-a:

• Ispitajte strateške ciljeve, poslovne potrebe kompanije i spremnost vaše organizacije za promenu.
• Izaberite pouzdanog partnera za implementaciju ERP rešenja.
• Upravljajte projektom implementacije ERP-a sa vrha organizacione hijerarhije. Počnite sa jasnim definisanjem zahteva od novog rešenja, koji su u skladu sa ciljevima vaše kompanije.
• Projektna dokumentacija i studija izvodljivosti su obavezne. Dobro proučite dokumentaciju koju vam predlaže partner za implementaciju.
• U projektni tim za implementaciju ERP rešenja postavite odgovorne ljude koji dobro poznaju kompaniju.
• Edukujte svoje zaposlene o svim prednostima koje će im upotreba novog alata doneti, motivišite ih na saradnju sa partnerom za uvođenje ERP-a.
• I vaši partneri i dobavljači verovatno koriste ERP rešenja. Napravite plan za automatizaciju komunikacije između vaših sistema.
• Pratite proces implementacije – ERP mora biti u prilici da integriše sve poslovne procese. ERP se prilagođava vama, a ne vi njemu.
• Budite dobar primer vašim zaposlenima: zaposleni rade ono što im menadžeri govore, ali veruju pre svega onome što menadžeri rade.
• Definišite način za merenje dostizanja ciljeva, ne zadovoljavajte se nepotpunim rešenjem.

Katarina Đurić