Implementacijom novog poslovnog rešenja, kompanija Niš-ekspres ostvarila je preduslove za dalji razvoj i napredak

Microsoft Dynamics NAV ima prilagodljiv i intuitivan korisnički interfejs, što je veoma važno za krajnje korisnike, koji obično, naviknuti na rad u starom okruženju, u početku osećaju odbojnost prema novom rešenju.

Kompanija Niš-ekspres osnovana je daleke 1951. godine. Osnovna delatnost preduzeća je prevoz putnika gradskim, međugradskim i međunarodnim linijama, a od ostalih domaćih prevoznika razlikuje se po tome što samo proizvodi autobuse. Od deset dotrajalih tramvaja i sedam starih autobusa, od kojih se krenulo, stiglo se do voznog parka od preko 400 komfornih vozila.

Kvalitet sopstvene proizvodnje prepoznat je 2006. godine, kada je za autobus visoke turističke klase NIBUS 400 Niš-ekspres dobio najviše republičko priznanje za nov proizvod iz Srbije. Priznanje su mu dodelili Privredna komora Srbije i Ministarstvo trgovine, turizma i saobraćaja, u okviru tradicionalne akcije ekonomskog lista Pregled – “Biramo najbolju robnu marku Srbije”.

I drugi sektori kompanije pružaju vrhunski kvalitet usluge. Tako su ugostiteljski objekti Niš-ekspresa prepoznati po kvalitetnim obrocima, dok sektor za turističke usluge decenijama sa uspehom realizuje đačke ekskurzije u zemlji i inostranstvu, kao i grupna putovanja i obilaske raznovrsnih destinacija

Poslovni izazov

Informacioni sistem koji je kompanija koristila bio je zasnovan na starim tehnologijama, koje više nisu mogle da isprate sve zahteve poslovanja, dok je kompatibilnost sa novim operativnim sistemima bivala sve manja.

Kompanija je imala odvojene baze podataka za artikle, kupce i dobavljače, kao i odvojene aplikacije za magacin, trgovinu i knjigovodstvo, što je dovodilo do dupliranja poslova, odnosno unosa istih podataka više puta i kreiranja istih dokumenata na više lokacija, a svi dobijeni izveštaji zahtevali su dodatnu obradu. Jedna od manjkavosti starog informacionog sistema bilo je i otežano praćenje procesa naručivanja, a bilo je neophodno i dvojno vođenje podataka za sitan inventar i osnovna sredstva (knjigovodstvo i magacin).

Kada je menadžment kompanije postavio ispred sebe nove ciljeve, koji su podrazumevali povećanje produktivnosti i efikasnosti, kao i povećanje konkurentnosti na tržištu, uočena je potreba za podizanjem informacionog sistema na viši nivo.

Da bi poslovni ciljevi bili ostvareni, trebalo je da novi informacioni sistem obezbedi centralizovanu bazu podataka i rešenje koje bi objedinilo sve funkcionalnosti. Bezbednost i pouzdanost rešenja morale su da budu na najvišem nivou, a rad i praćenje podataka omogućeni i sa udaljenih lokacija.

U svrhu podizanja efikasnosti, trebalo je obezbediti automatizaciju poslovnih promena, kao i eliminisanje potrebe da se podaci unose više puta. S obzirom na to da su menadžmentu neophodni ažurni podaci za donošenje poslovnih odluka, značajan zahtev postavljen pred novi sistem bila je i mogućnost trenutnog kreiranja raznovrsnih finansijskih i materijalnih izveštaja.

Pored složenih IT zahteva, dodatni izazov predstavljao je i ograničen budžet za nabavku novih licenci i IT opreme.

Proces implementacije

Kao idealno rešenje, koje zadovoljava sve postavljene zahteve i nudi tražene funkcionalnosti, nametnuo se Microsoft Dynamics NAV, a kompanija COMING – Computer Engineering, koja ga je na kraju implementirala, odabrana je zbog toga što omogućava upotrebu ERP rešenja u cloud-u, čime su eliminisani troškovi kupovine IT infrastrukture i neophodnih licenci. Na ovaj način, kompanija Niš-ekspres dobila je mogućnost da za pouzdan i savremen poslovni informacioni sistem plaća na mesečnom nivou, bez ikakvih početnih investicija.

Proces implementacije započet je odmah po definisanju projektnog tima. Uz primenu dobrih iskustava, veoma brzo je otpočelo testiranje sistema, koji još nije bio kompletno prilagođen potrebama kompanije

Zaposleni u Niš-ekspresu su tako odmah počeli da rade sa novim sistemom, a uporedo su razvijane funkcionalnosti, radi ubrzavanja pojedinih procesa. Ključna prednost ovog pristupa jeste cloud tehnologija, koja je omogućila da sistem veoma brzo bude spreman za rad, te se uštedelo dosta vremena, koje bi inače bilo potrebno za tradicionalniji pristup implementaciji, koji obuhvata i nabavku opreme i licenci.

Projekat implementacije prošao je kroz mesec dana probnog rada, tokom kojeg su u sistem unošeni podaci o odabranim kupcima i dobavljačima. Podaci o njima (prijemnice, fakture i sl.) su paralelno obrađivani i u starom sistemu, kako bi se poredili izveštaji iz dva sistema i pronalazila eventualna odstupanja, da bi novi sistem bio spreman da u potpunosti zameni staro rešenje. Takođe, nekoliko sedmica pre potpunog prelaska na nov sistem sprovedene su pripremne radnje, poput popisa zaliha i robe, evidencije osnovnih sredstava, priprema za integraciju…

Ostvareni rezultati

Novi sistem pušten je u rad 1. januara 2015. godine i već prvog dana su evidentirana mnoga knjiženja i trebovanja: bio je to zimski period i bilo je potrebno često knjižiti trebovanja rezervnih delova i potrošnih artikala (nafta, ulje itd.).

Uzimajući u obzir relativno kratko vreme implementacije, sa velikim brojem kraj­njih korisnika (više od 80), projektni tim je postavio visoke ciljeve, koji su ostvareni zahvaljujući velikom trudu i timskom radu.

Nakon uvođenja novog informacionog sistema, svi problemi koji su postojali ranije rešeni su, zahvaljujući korišćenju jednog programa koji objedinjuje sve poslovne procese. Centralizovani su matični podaci za artikle, kupce, dobav­ljače… i uspostavljena su ažurna salda kupaca i dobavljača. Sve to omogućilo je kvalitetno izveštavanje po referentu, kupcu, kategoriji, grupi robe i sl.

U domenu knjigovodstva i finansija ERP rešenje je donelo podršku automatskom knjiženju promena svih poslovnih procesa, integraciju maloprodaje, automatsko knjiženje pazara, automatizaciju postupka knjiženja izvoda, kao i brzu izradu finansijskih izveštaja za celokupan sistem.

Novi informacioni sistem omogućio je menadžmentu kompanije Niš-ekspres da se fokusira na poslovanje i učvršćivanje pozicije na tržištu, a ažurno praćenje poslovnih procesa predstavlja osnov uspešnog odlučivanja. Kompanija u svakom trenutku može očekivati maksimalnu podršku inženjerskog tima kompanije COMING – Computer Engineering, a zahvaljujući pouzdanosti cloud tehnologije eventualni problemi su brzo i lako rešivi. Adis Terzić i Nedeljko Kuduz

IMPLEMENTIRANI DYNAMICS NAV MODULI

• Finansije i računovodstvo
• Magacinsko poslovanje
• Nabavka
• Prodaja
• Maloprodaja

KLJUČNE PREDNOSTI

• Bez investicija – plaćanje po utrošku
  Odabirom COMING platforme sa cloud licenciranjem omogućen je projekat bez investicionih troškova, a kompanija Niš-ekspres plaća uslugu na mesečnom nivou. Zahvaljujući cloud tehnologiji, troškovi iznajmljivanja ERP servisa finansiraju se iz ušteda koje se ostvaruju primenom ovakvog sistema.
• ERP – Microsoft Dynamics NAV
  Standardizovani procesi i dobra praksa svetskog ERP rešenja omogućili su uspostavljanje efikasnih poslovnih procesa i uvid u sve poslovne promene u trenutku njihovog nastanka.
• IT infrastruktura – cloud tehnologija
  Odabirom COMING cloud platforme omogućena je implementacija kompletne IT infrastrukture u roku od jednog dana, što je stvorilo preduslove za razvoj ostalih servisa. Na ovaj način kompanija koristi najsavremenije serverske i storidž sisteme, u koje nije morala da investira finansijske resurse.
• Pouzdan informacioni sistem
  Informacioni sistem izgrađen pomoću navedenih tehnologija omogućava veoma stabilnu i pouzdanu podršku poslovanju kompanije.