NIŠ EKSPRES

Aplikacije-16 | Aplikacije-nova | Business&IT-br.7 | Studije slučaja

Kreiranje posebnih modula za turizam i ugostiteljstvo i njihova integracija sa postojećim sistemom olakšali su i unapredili poslovanje Niš ekspresa i u ovoj oblasti

Kompanija Niš-ekspres bavi se gradskim, međugradskim i međunarodnim putničkim transportom, još od 1951. godine. Skromni počeci, sa deset dotrajalih tramvaja i sedam starih autobusa, nisu omeli Niš-ekspres da izraste u modernu kompaniju sa više od 400 komfornih vozila za prevoz putnika u Srbiji i regionu. Pored redovnog međunarodnog saobraćaja ka Makedoniji, Hrvatskoj, Sloveniji, Nemačkoj, Austriji i Bugarskoj, kompanija je prepoznatljiva i po uslugama koje pruža kao turistička agencija za aranžmane u zemlji.

Briga koju u kompaniji Niš-ekspres posvećuju svojim korisnicima reflektuje se i kroz programe popusta i posebnih pogodnosti za đake i studente, decu, penzionere i porodice.

Sa više od 1.500 zaposlenih, proizvodnim pogonom, garažnim kompleksom i opremom za održavanje mašina i vozila, ugostiteljskim objektima i uslugama turističke agencije, Niš-ekspres se pre par godina upustio i u modernizaciju aplikativnih rešenja za poslovanje. Na putu digitalizacije poslovanja, nakon uvođenja aplikativnog rešenja za upravljanje poslovanjem (ERP – Microsoft Dynamics NAV) i rešenja za poslovno odlučivanje (BI – Microsoft Business Inteligence), Niš-ekspres je i dalje imao poslovne procese koji su se odvijali u odvojenim aplikacijama. Radi eliminacije svakog dupliranja posla i postizanja pune radne efikasnosti svih zaposlenih u Niš-ekspresu, došao je trenutak da se automatizuju i procesi u vezi s pružanjem turističkih i ugostiteljskih usluga.

Dok su poslovni zahtevi nalagali potpunu integraciju ovih segmenata sa poslovnim procesima kompanije, jedan od izazova svakako je bilo nepostojanje stručnog kadra za kreiranje, implementaciju i održavanje aplikacija za turizam i ugostiteljstvo, kao i ograničen budžet.

Nakon analize stanja u toj fazi digitalizacije svog poslovanja, u kompaniji Niš-ekspres doneli su odluku da angažuju COMING – Computer Engineering za izradu dva dodatna modula za Microsoft Dynamics NAV rešenje koji će biti u potpunosti prilagođeni njihovim poslovnim zahtevima, a ujedno i integrisani sa svim ostalim relevantnim poslovnim procesima. Kako kompanija i za ERP i za BI koristi resurse u COMING Cloud‑u, odlučeno je da se i dva nova modula integrišu na istoj infrastrukturi u cloud-u.

Potrebno je bilo u potpunosti razviti modul za turizam i prilagoditi objekte procesima u ovom segmentu poslovanja. Bilo je neophodno da ovaj modul referentima za turizam omogući upravljanje informacijama kakve su, na primer, podaci o klijentu, cene aranžmana i broj soba, broj rata i njihovi iznosi, broj dece koja će koristiti uslugu, šifre računopolagača, relacije, tipovi usluga i druge informacije od važnosti. Krajnji cilj bio je mogućnost automatskog praćenja naplate, informacija u vezi s vozilima angažovanim za turističke aranžmane, informacija o dostupnosti soba, praćenje detalja ugovora, kao i generisanje dokumenata poput zaključnica i ugovora.

S druge strane, modul za ugostiteljske usluge Niš-ekspresa nastao je kao rezultat prilagođavanja već postojećeg modula u NAV‑u. Zahtev koji je ovaj modul trebalo da zadovolji jeste mogućnost praćenja čitavog toka nastanka obroka, njihove isporuke i naplate. Modul je trebalo da obezbedi da čitav proces pružanja ove usluge bude usklađen sa zahtevima odgovarajućih standarda.

Nakon preciznog definisanja poslovnih zahteva koje je trebalo zadovoljiti, COMING tim je izradio module i integrisao ih sa već postojećim. Nakon testiranja i dodatnog prilagođavanja, osoblju kompanije Niš-ekspres pružena je sva potrebna pomoć, kroz proces obuke i treninga, da bi uspešno otpočeli sa upotrebom novih alata.

Uvođenje novih modula doprinelo je otklanjanju suvišnih koraka u dotadašnjem radu zaposlenih, što je rezultiralo povećanjem efikasnosti.

Automatski generisani ugovori za turističke usluge omogućili su jednostavno praćenje perioda za plaćanje po ratama. Automatizovan je i proces naplate po nejednakim ratama, kao i proces praćenja i realizacije valutnih klauzula. Time je neutralisana jedna od najkritičnijih tačaka u procesu pružanja usluge, sa najvećim brojem ljudskih grešaka. Protok sredstava, povezan sa finansijama i računovodstvom čitave kompanije, takođe se odvija automatski, u pozadini. Tako i referenti i menadžeri u svakom trenutku imaju realnu sliku o finansijama vezanim za određenu uslugu.

Među kreiranim funkcionalnostima, valjalo bi posebno istaći Elektronsku knjigu zaključnica, dokument koji se štampa iz NAV‑a i koji ažurno, po danima, pokazuje koliko vozila izlazi na teren za realizaciju aranžmana, koliko vozila je već zauzeto po ugovorima koji se odnose na višednevne aranžmane i koliko je vozila rezervisano za moguće najavljene ugovore. Dokument se automatski ažurira i dostupan je svim centrima i sektorima u okviru preduzeća.

Modul za ugostiteljstvo omogućava detaljno praćenje svih faza pripreme proizvoda, od sastavnice sa preciznim količinama i odstupanjima do pripreme i evidencije gotovih jela sa svim sastavnim sirovinama, kao i put proizvoda od centralnog magacina, preko kuhinje, do menze ili spoljnih objekata (mesare, poslastičarnice, pekare, restorani). Rezultat je detaljan prikaz troškova u procesu proizvodnje i pružanja usluge. Ceo ovaj proces prate izveštaji i dokumenti vezani za prehrambene standarde i kontrola supervizora.

Implementacijom ovih modula kompanija Niš-ekspres ostvarila je značajne uštede u pripremi dokumenata i kreiranju i knjiženju faktura, jer je taj posao sada automatizovan. Takođe, procesi između službi su povezani, tako da je menadžment, zahvaljujući ažurnom, momentalnom beleženju poslovnih promena, u svakom trenutku pravovremeno informisan. Problemi sa lošim evidencijama i nepreciznim izveštavanjem su eliminisani, tako da su referenti u stanju da obrade veći broj poslovnih zahteva.

COMING tim se pobrinuo da za Niš-ekspres kreira rešenje „po meri“, a stara se i za njegovo održavanje, kroz uslugu u COMING Cloud‑u. Odabirom ove usluge Niš-ekspres je preneo odgovornost za obnavljanje opreme, održavanje mreže i infrastrukture, kupovinu licenci i održavanje softvera na COMING, a sebi, uz mesečnu nadoknadu, obezbedio neometan rad sa najnovijim verzijama modernih aplikacija.

Prilagodjeni moduli

Moduli za turizam i ugostiteljstvo u potpunosti su prilagođeni poslovnim zahtevima Niš ekspresa.

Povećanje poslovne efikasnosti

Automatizacija procesa pružanja usluga doprinela je povećanju poslovne efikasnosti.

Trenutni uvid u poslovanje

Menadžment ima trenutni pregled rezultata postignutih pružanjem turističkih i ugostiteljskih usluga.

Usluga u cloud-u

Brza i pouzdana implementacija i održavanje kroz čitav životni vek rešenja, bez investicionih troškova.