U današnjim turbulentnim uslovima poslovanja digitalna transformacija igra ključnu ulogu u unapređenju efikasnosti i produktivnosti kompanija
Prelazak sa jednog sistema na drugi može biti izazovan proces, ali uz precizno planiranje i implementaciju moguće je postići značajne prednosti. Jedan od sjajnih primera uspešnog povezivanja dva sistema je kompanija Leoni, jedan od najvećih privatnih poslodavaca po broju zaposlenih u Srbiji. Leoni je prešao sa HR modula starog Navision ERP sistema na novi SAP Employee Central, dok je u Navisionu ostao samo modul za obračun zarada. Ovo povezivanje poslovnih platformi donelo je mnoge izazove i prilike koje su omogućile da kompanija postigne značajnu digitalnu sinergiju.
Analiza i priprema projekta
Naš zadatak bio je dvojak: da analiziramo postojeće stanje i pripremimo projekat, a potom da sprovedemo samu implementaciju.
Prvi korak u ovom procesu bio je sveobuhvatna analiza HR procesa u Navisionu i seta podataka koji se šalju iz SAP-a. Na osnovu ovakve analize pisana je dokumentacija koja je sadržala mapiranje podataka sa poljima i tabelama u NAV-u. Ova faza obuhvatila je i procenu obima posla i potencijalnih izazova. Na osnovu analize mogli smo da pružimo tačnu procenu potrebnih resursa i vremena za uspešnu realizaciju projekta.
Izazovi prelaska između sistema
Svaka promena nosi sa sobom i niz izazova. U ovom slučaju radilo se o velikim količinama podataka i velikim bazama podataka, što je zahtevalo pažljivo planiranje i izvršenje. Testno okruženje bilo je od ključne važnosti za uspeh projekta implementacije, jer je omogućilo da identifikujemo i rešimo sve potencijalne probleme pre nego što smo prešli na produkciono okruženje. Takođe, tokom procesa testiranja ovo okruženje bilo je dostupno i korisniku, tokom trajanja svih faza obuke i testiranja sa njihove strane.
Nepodudaranje dva sistema predstavljalo je dodatni izazov, jer bilo je potrebno pronaći način da se podaci pravilno prenesu i integrišu u novi sistem. Procese koji nisu identični i koji su vrlo kompleksni trebalo je dodatno ispratiti, određene procese zadržati u postojećem Navisionu, neke modifikovati, a neke u konačnom i isključiti.
Implementacija i postignuća
Implementacija je bila drugi deo našeg zadatka. Zahvaljujući dobroj pripremi tokom prve faze projekta, ovaj deo tekao je bez dodatnih poteškoća. Pažljivo smo pratili sve korake, kako bismo osigurali da podaci budu pravilno migrirani i da sistem funkcioniše bez problema. SAP Employee Central počeo je da hrani podacima Navision, koji je nastavio da obračunava zarade, što je omogućilo kontinuitet poslovanja i minimiziralo mogućnost da dođe do bilo kakvih grešaka.
Jedan od glavnih izazova u fazi implementacije bio je osigurati da svi podaci budu pravilno migrirani i integrisani u novi sistem. Ovaj proces zahtevao je koordinaciju između različitih timova i sektora unutar kompanije. Srećom, dobra priprema tokom prve faze projekta omogućila je da se ovi izazovi prevaziđu bez većih problema.
Posebna pažnja posvećena je podacima o zaposlenima, uključujući podatke o ugovorima, datumima početka i kraja zaposlenja, radnim pozicijama, visinama zarada i sličnim informacijama. Ovi podaci su veoma osetljivi i zahtevali su visoku preciznost tokom migracije i integracije. Zato smo implementirali višestruke provere i validacije tokom svakog dela procesa importa podataka, kako bismo osigurali tačnost. Timovi za ljudske resurse i IT sektor usko su sarađivali kako bi se osiguralo da svi podaci budu ažurirani i tačni pre nego što su integrisani u novi sistem.
Prednosti migracije
na novu poslovnu platformu
Jedna od ključnih prednosti prelaska na SAP Employee Central je unapređena tehnološka infrastruktura. SAP Employee Central pruža napredne funkcionalnosti i mogućnosti koje stariji ERP sistemi, kao što je Navision, nisu mogli da ponude, što se prvenstveno odnosi na vizuelizacije i grafike. Ovo uključuje bolje upravljanje podacima i integraciju sa drugim poslovnim aplikacijama, kao što je i sama integracija sa Navisionom. Pored toga, SAP Employee Central je dizajniran da bude skalabilan, što omogućava kompaniji Leoni da lako proširi svoje operacije i prilagodi se promenljivim poslovnim potrebama.
Uz pravi pristup i opsežnu pripremu, čak i najkompleksniji prelazi između sistema mogu biti uspešni i doneti značajne koristi za kompaniju
Digitalna sinergija koja se postiže povezivanjem poslovnih platformi donosi brojne benefite, uključujući unapređenje efikasnosti, bolje upravljanje podapima i povećanje produktivnosti
Obrada XML fajlova i testiranje procesa
Tokom implementacije koristili smo XML fajlove koje su nam korisnici slali sa podacima za testiranje. Ovi fajlovi sadržali su sve relevantne informacije o zaposlenima iz SAP Employee Centrala, kao što su podaci o radnim pozicijama, datumima početka i kraja zaposlenja, visinama zarada i drugi važni podaci. Ovi podaci bili su osnovni za integraciju sa našim sistemom za obračun zarada.
Naša uloga bila je da te podatke učitamo u integracione tabele, gde smo ih raspoređivali na odgovarajuća mesta unutar sistema. Svaki podatak morao je biti precizno postavljen, na osnovu prethodnog mapiranja podataka, kako bi se osigurao tačan obračun zarada kao finalni rezultat izvornog procesa. Proces testiranja bio je pažljivo planiran i vrlo opipljiv. Počeli smo sa malim brojem zaposlenih, kako bismo osigurali da sistem ispravno obrađuje podatke, a zatim smo postepeno povećavali broj zaposlenih, uključujući sve veće i veće grupe.
Tokom testiranja identifikovali smo i rešavali potencijalne probleme pre nego što smo prešli na sledeću fazu. Puštanjem niza funkcija koje obrađuju podatke u okviru integracije, ponaosob i zbirno, omogućeno je detaljno testiranje svake funkcionalnosti, a svi problemi bili su dokumentovani i rešeni pre puštanja sistema u rad. Ova metoda omogućila nam je da postepeno povećavamo opterećenje u sistemu i osiguramo njegovu pouzdanost, pre nego što smo ga implementirali na nivou cele kompanije.
Na kraju, postigli smo da novi sistem funkcioniše bez problema, sa tačno migriranim podacima i minimalnim rizikom od grešaka. SAP Employee Central sada uspešno podržava sve poslovne procese vezane za upravljanje zaposlenima, omogućavajući kompaniji Leoni da efikasno upravlja svojim resursima i prilagođava se budućim poslovnim izazovima, a da pritom dosadašnji modul obračuna zarada nesmetano funkcioniše.
Prelazak između ERP sistema u velikim kompanijama, kao što je Leoni, predstavlja kompleksan proces, koji zahteva detaljnu analizu, pažljivo planiranje i preciznu implementaciju. Uprkos mnogim izazovima, pravilna priprema može značajno olakšati ovaj proces. Digitalna sinergija postignuta povezivanjem poslovnih platformi donosi mnoge benefite, uključujući unapređenje efikasnosti, bolje upravljanje podacima i povećanje produktivnosti. Ovaj projekat pokazuje da, uz pravi pristup i pripremu (često zanemarivana prva faza), čak i najkompleksniji prelazi između sistema mogu biti uspešni i doneti značajne koristi za kompaniju.
Leoni je svojim prelaskom sa Navisiona na SAP Employee Central postigao značajan korak napred u svojoj digitalnoj transformaciji, postavljajući primer za druge kompanije koje se suočavaju sa sličnim izazovima. Sa ovakvim projektima budućnost poslovanja postaje sve više digitalna i holistička, omogućavaju- ći kompanijama da ostvare pun potenci- jal svojih operacija.
0 komentara