Aplikacije

Autoindustrija u digitalnom ritmu: ERP & BI iskustva

U današnje digitalno doba, uvoznici i dileri vozila suočavaju se sa potrebom za modernizacijom svojih poslovnih procesa, kako bi unapredili efikasnost, poboljšali korisničko iskustvo i ostali konkurentni na tržištu. Implementacija novog softverskog rešenja, kao što je ERP sistem za upravljanje poslovnim procesima, predstavlja jedan od ključnih koraka u tom pravcu.

Utekstu pred vama želimo da prikažemo kako smo u preduzeću Euroimpex, koje je ovlašćeni uvoznik i serviser za svetske automobilske brendove za područje Balkana, pristupili implementaciji novog softverskog rešenja, s naglaskom na planiranju, obuci zaposlenih, integraciji sa sistemima proizvođača automobila i prevazilaženju izazova tokom čitavog procesa.

Planiranje i odabir optimalnog rešenja

Prvi korak u implementaciji novog softvera bilo je detaljno planiranje i analiza poslovnih potreba klijenta. U tom cilju formiran je tim koji je uključivao predstavnike svih ključnih sektora: prodaje, servisa, rezervnih delova, finansija i IT odeljenja. Ovaj krosfunkcionalni pristup omogućio je identifikaciju specifičnih zahteva i izazova svakog sektora, čime da poveća zalihe tih proizvoda i spreči njihov nedostatak. Kada jednostavno prognoziranje i model daju isti rezultat, to nam daje veću sigurnost u rezultate. Međutim, ako se znatno razlikuju, to je znak da nešto novo utiče na tržišne uslove, pa vredi dalje istraživati. Na kraju, konačna prognoza može biti kombinacija različitih metoda, ponderisana prema njihovoj preciznosti u prethodnim periodima, što još više povećava verodostojnost. Kada se spoje kvalitetna integracija podataka i dobro osmišljena predikcija, Power BI prestaje da bude samo izveštajni alat. On tada postaje izuzetno koristan strateški partner u poslovanju, kao sistem koji ne samo da govori šta se dogodilo, već daje i argumentovan pogled na ono što nas čeka. U vreme kada brzina reakcije i kvalitet odluka prave razliku između prosečnih i izuzetnih rezultata, ovakav pristup nije luksuz, već nužnost. A jednom kada se uspostavi, radi tiho, svakodnevno i pouzdano, pretvarajući gomilu nepovezanih informacija u jasne uvide i spremne akcione planove. Uroš Marković, COMING � smo osigurali da odabrani softver bude u skladu sa poslovnim ciljevima i operativnim potrebama klijenta. Nakon analize i dogovora sa klijentom, odlučili smo se za ERP platformu Microsoft Business Central, koja integriše sve aspekte poslovanja – od prodaje i inventara do finansija i servisa – u jedinstven sistem. Ova integracija omogućila je bolju koordinaciju između sektora, smanjenje Kada se spoje kvalitetna integracija podataka i dobro osmišljena predikcija, Power BI prestaje da bude samo izveštajni alat i postaje izuzetno koristan strateški partner u poslovanju, kao sistem koji ne samo da govori šta se dogodilo, već daje i argumentovan pogled na ono što nas čeka Autoindustrija u digitalnom ritmu: ERP & BI iskustva U današnje digitalno doba, uvoznici i dileri vozila suočavaju se sa potrebom za modernizacijom svojih poslovnih procesa, kako bi unapredili efikasnost, poboljšali korisničko iskustvo i ostali konkurentni na tržištu. Implementacija novog softverskog rešenja, kao što je ERP sistem za upravljanje poslovnim procesima, predstavlja jedan od ključnih koraka u tom pravcu. Aplikacije 32 Business&IT Studija slučaja grešaka, manje operativnog posla i brže donošenje odluka. Projektni zadatak podrazumevao je da se u jedinstvenu celinu povežu ključni poslovni procesi – nabavka i prodaja vozila i rezervnih delova. Uvozničke firme sedišta imaju u Severnoj Makedoniji (Skoplje) i Republici Srbiji (Beograd), a svojim klijentima pružaju usluge na teritoriji čitavog Balkana, pa je bilo potrebno osmisliti dizajn sistema koji bi na efikasan način pokrio sve postojeće potrebe, ali bi ostao i dovoljno konfigurabilan za eventualne buduće planove za širenje poslovne mreže, uključivanje drugih poslovnih partnera ili dodavanje novog softverskog rešenja

Struktura i dizajn

Zatečeno stanje uključivalo je neintegrisana softverska rešenja u firmama u Skoplju i Beogradu, što je otežavalo dalji razvoj. Kao odgovor, implementirano je integrisano rešenje sa tri baze koje komuniciraju putem web servisa. Centralna globalna baza omogućava zajedničke operacije u nabavci i prodaji vozila i rezervnih delova, dok lokalne baze služe za zakonsko knjiženje transakcija.

Prednosti ovog rešenja su:

• Konfigurabilnost – lako prilagođavanje potrebama klijenta;
• Centralizovan pristup – sve informacije dostupne na jednom mestu;
• Jednostavno administriranje – smanjena mogućnost greške;
• Brži upgrade sistema – efikasnije nego kod fragmentisanih rešenja.

U procesu prodaje rezervnih delova šifrarnici, cenovnici i popusti administriraju se na globalnoj bazi, a zatim sinhronizuju sa lokalnim bazama.

Operativni rad odvija se lokalno, uz komunikaciju sa aplikacijom za poručivanje delova koja je dostupna klijentima. Dodatno, postoji automatizovana razmena dokumenata između lokalnih baza i preduzeća, što omogućava bržu i tačniju obradu nabavnih i prodajnih procesa

Integracije Integracija putem web sajta kompanije:

Integracijom zvanične internet stranice kompanije sa ERP sistemom korisnicima je omogućeno da direktno, putem sajta, podnose zahteve za test vožnju, dobijanje ponude, informacije o finansiranju, kao i zakazivanje servisa. 33 Ova integracija značajno unapređuje upravljanje odnosima sa korisnicima (CRM), omogućavajući bržu i efikasniju komunikaciju u realnom vremenu između korisnika i prodajnih/servisnih timova. Time se poboljšava korisničko iskustvo, povećava angažovanost i olakšava praćenje zahteva i interakcija.

Poručivanje rezervnih delova putem web shopa:

Za potrebe postojećih i potencijalnih kupaca razvijena je web aplikacija za poručivanje rezervnih delova, koja je u potpunosti integrisana sa ERP sistemom. Kroz ovu integraciju korisnicima je omogućen uvid u realno stanje lagera, aktuelni cenovnik, pregled obaveza (kupčeva kartica), kao i status porudžbina, sve u realnom vremenu putem web servisa. Implementacijom ovog rešenja značajno se ubrzava komunikacija sa kupcima, uz smanjenje potrebe za telefonskim i e-mail kontaktima, čime se štede resursi i smanjuje rizik od grešaka. Kada kupac kreira zahtev putem web shopa, u ERP sistemu se automatski generiše prodajna porudžbina, koja se dalje procesira. Radi potvrde zahteva, implementirana je funkcionalnost automatskog slanja e-mail notifikacija na unapred definisane adrese.

Notifikacija na unapred definisane adrese. Integracija sa Stellantis programom za konfigurisanje vozila i ažuriranje statusa vozila:

Za potrebe kupaca razvijena je posebna uloga na globalu, gde ovlašćeni dileri za brendove Peugeot i Opel mogu da pristupe sa svojim kredencijalima i vrše konfiguraciju vozila po svim dostupnim atributima, predefinisanim od strane proizvođača. Atributi na osnovu kojih se vrši konfiguracija vozila dobijaju se integracijom između ERP-a proizvođača i ERP-a uvoznika, na osnovu predefinisane strukture excel fajlova. Nakon odabira vozila od strane dilerske mreže u ERP-u na globalnoj bazi sledi proces odobravanja vozila od strane uvoznika. Takođe, postoji i integracija između ERP-a uvoznika i proizvođača vozila za finalno kreiranje i slanje zahteva za poručivanje, tako što se iz ERP sistema uvoznika izvoze predefinisani fajlovi koji se u nepromenjenom obliku učitavaju u ERP sistem principala. Na taj način obezbeđuje se sledljivost zahteva od strane krajnjeg korisnika (dilerske mreže) pa sve do proizvođača i smanjuje mogućnost da dođe do greške pri poručivanju. Tu je i funkcionalnost automatizacije/ integracije feedbacka, gde proizvođač, menjajući statuse u proizvodnji vozila u sopstvenom ERP-u, putem integracije šalje podatke u ERP uvoznika, čime oni postaju vidljivi uvozniku i dilerima.

Integracija sa kampanjama vozila:

Implementirana je integracija između globalne i lokalne baze. Informacije o kampanjama skladište se na globalnoj bazi, a prilikom otvaranja lokalnog servisnog naloga notifikacije o kampanjama proizvođača za konkretna vozila automatski se šalju putem web servisa. Ova funkcionalnost omogućava pravovremeno informisanje korisnika o aktivnim kampanjama proizvođača vozila, što povećava efikasnost procesa, smanjuje rizik od propuštanja važnih informacija i poboljšava korisničko iskustvo.

Telegram notifikacije:

U cilju unapređenja komunikacije i praćenja statusa vozila, implementirana je integracija između ERP sistema i aplikacije Telegram. Na osnovu promene statusa vozila u globalnom sistemu (npr. rezervisano, prodato, isporučeno), automatski se šalju notifikacije putem web servisa ka Telegram aplikaciji. Korisnik je kreirao Telegram grupe koje su organizovane po regionima i zadacima, a sistem generiše obaveštenja u realnom vremenu na osnovu sledećih aktivacionih događaja: rezervacija vozila od strane kupca, rezervacija vozila od strane prodajnog mesta, isporuka vozila klijentu, zahtev za carinjenje, kreiranje prodajne ponude. Svaki od ovih događaja automatski pokreće slanje unapred definisane poruke u odgovarajuću Telegram grupu, čime se obezbeđuje pravovremeno informisanje relevantnih timova, smanjuje potreba za manuelnom komponentom komunikacije i povećava efikasnost operativnih procesa.

Migracija podataka

Poseban akcenat stavljen je na pažljivo planiranje migracije podataka, osiguravajući da svi relevantni podaci budu tačno preneti u novi sistem. Ovaj proces bio je ključan za obezbeđivanje kontinuiteta poslovanja i zahtevao je detaljnu proveru podataka i testiranje sistema, kako bi se minimizirali rizici od grešaka i osigurala tačnost informacija. Implementacija novog softverskog rešenja u našem slučaju bila je izazovan proces, ali izuzetno koristan za klijenta. Kroz pažljivo planiranje, obuku zaposlenih, nove design solutions i integracije, uz prevazilaženje svih izazova, uspeli smo da unapredimo efikasnost poslovanja, poboljšamo korisničko iskustvo i klijentu osiguramo konkurentsku prednost na tržištu.

 Miloš Mijatović, Miloš Radanović, COMING