Početni korak u stvaranju „kancelarije bez papira“ predstavlja digitalizacija svih dokumenata, odnosno njihovo konvertovanje u digitalni format. Na ovaj način podaci postaju dostupniji i lako pretraživi, a sve što vam je u „kancelariji bez papira“ potrebno jesu računar i mesto za čuvanje podataka (na računaru ili serveru).

Kao odgovor na rastuće potrebe domaćeg tržišta za kompletnim, jednostavnim i funkcionalnim rešenjem za arhiviranje i manipulaciju dokumentima, trajno čuvanje u skladu sa bezbednosnim standardima i praćenje istorije svakog dokumenta, COMING vam predstavlja ComDoc. Ovo savremeno tehnološko rešenje vremenom će rasti i razvijati se sa vašim poslovanjem. To je dugoročna investicija u efikasno iskorišćenje vašeg radnog vremena, koja će se vremenom svakako isplatiti.

ComDoc omogućava ubrzano evidentiranje predmeta na mestu prijema, brz unos multimedijalnih priloga (skeniranje ili učitavanje), povezanost delovodnika i arhive, brz pristup informacijama, istovremeni rad više osoba na jednom predmetu, efikasno praćenje predmeta i kontrolu njihovog rešavanja (rule based workflow), brzo pretraživanje dokumenata, digitalno potpisivanje dokumenata (pojedinačno ili grupno) itd.

Organizovanje dokumenata i tok podataka

Korisnik koji u okviru jedne kompanije ima privilegije da kreira stablo kategorija i potkategorija ima mogućnost da pravi strukturu sličnu onoj u fajl sistemu, tj. foldere i potfoldere, da definiše tipove dokumenata i kreira dodatne atribute koji su vezani za te tipove. Rešenje omogućava vođenje elektronskog delovodnika na sledeći način: za svaku kategoriju moguće je dodeliti šifru, koja će biti sastavni deo delovodnog broja, dok se na nivou kompanije može definisati način generisanja delovodnog broja.

Skeniranje predstavlja dobar način da se dokumenti u papirnom obliku digitalizuju i kao takvi trajno čuvaju u digitalnoj arhivi. Aplikacija nudi mogućnost skeniranja dokumenata sa bilo kog uređaja koji se nalazi na mreži, nakon čega je moguće manipulisati dokumentima, dodati opisne atribute na osnovu kojih se olakšava pretraga, potpisati dokument i proslediti ga nekom na mail, ukoliko korisnik to želi. Postoji mogućnost da se dokument koji se već nalazi u digitalnom obliku učita sa fajl sistema. Korisnik može učitati do deset dokumenata jednostavnim prevlačenjem na formu. Dalja manipulacija dokumentom vrši se na isti način kao i kod skeniranja.

Kada se dokument skenira ili učita i kada mu se dodele tip i atributi, korisnik može digitalno da potpiše dokument. Osnova ComDoc-a jeste workflow dokumenata, odnosno dodeljivanje dokumenta određenoj osobi na obradu na osnovu toka podataka. Korisnicima smo dali mogućnost manuelnog upravljanja tokom, gde se dokument ručno prosleđuje narednoj osobi kada prethodno lice završi rad na njemu, ali mnogo zanimljivija jeste druga opcija, a to je rule based workflow.

Rule based workflow definiše konkretan tok dokumenta, odnosno put dokumenta koji on mora preći da bi bio verifikovan i arhiviran, čime postižemo automatizaciju procesa i poštovanje unapred definisane hijerarhije i procedura rada. U slučaju da je tok podataka unapred definisan, a to je veoma čest slučaj, dokument se automatski dodeljuje osobi kada prethodna reši svoj korak. Treća opcija jeste hibridni pristup, odnosno kombinacija prethodna dva.

Funkcija digitalnog potpisa

Digitalni potpis je vitalna funkcija ovog servisa i to je ono što ga razlikuje od ostalih sistema za arhiviranje dokumenata. Digitalni potpis potvrđuje autentičnost sadržaja poruke i garantuje identitet potpisnika dokumenta. Uz to, kroz uloge, tj. naloge u sistemu postiže se dodatna bezbednost podataka. U okviru jedne kompanije nalog se dodeljuje administratoru, koji potom može da dodeljuje naloge zaposlenima u svom okruženju, kao i da im uvodi ograničenja, u smislu pretrage, izmene i arhiviranja podataka.

Korisnik koji ima ovu ulogu u sistemu jedini ima mogućnost brisanja dokumenata, kao i kreiranja strukture foldera/ kategorija i definisanja novih tipova atributa. Korisnici kojima pripadaju ostale uloge mogu samo da obavljaju osnovne operacije nad dokumentima. Kada postoji potreba da neku grupu dokumenata automatski potpišemo i arhiviramo istim potpisom, da ne bismo svaki dokument posebno učitavali i potpisivali postoji opcija grupnog potpisivanja dokumenata. Ovo će omogućiti učitavanje određenog broja dokumenata i izbor sertifikata kojima će oni biti potpisani. Nakon toga, svi dokumenti će biti potpisani i arhivirani pod nekim imenom. Ukoliko postoji potreba da se na jednom dokumentu nađe više potpisa, kao što je slučaj sa ugovorima ili overom, ComDoc ima i opciju višestrukog potpisivanja dokumenta.

Automatizacija procesa

Ako postoji potreba za arhiviranjem velikog broja dokumenata iste strukture, moguće je definisati polja iz kojih će se čitati tekst za određeni tip dokumenta i time automatizovati sam proces arhiviranja, uz korišćenje OCR-a (Optical Character Recognition) i OMR-a (Optical Mark Recognition). Na primer, potrebno je arhivirati nekoliko hiljada faktura, gde nam je poznato da je na svim dokumentima broj fakture na istom mestu, a baš taj broj treba da bude upisan kao ime dokumenta.

Označićemo region gde se taj broj nalazi i vezati ga za tip dokumenta, u ovom slučaju faktura, a atribut će biti ime dokumenta. Kada učitavamo dokumente i kažemo da je njihov tip faktura, OCR će očitati vrednost iz zadatog regiona i ime dokumenta će se upisati automatski. Ovo je samo jedan od primera primene OCR-a. Primenu OMR-a vidimo npr. kod popunjavanja anketa, gde će se čekiranja polja automatski prepoznati, ili kod provere postojanja potpisa ili pečata, gde će u slučaju nedostatka istog izaći obaveštenje o nevalidnosti dokumenta. Omogućili smo korisnicima i pregled krajnjih rokova kroz kalendar, npr. rokova ugovora ili krajnjih rokova za realizaciju i u planu je da se ova funkcionalnost integriše kroz, na primer, Exchange ili Google kalendar.

ComDoc – za efikasnije i bezbednije arhiviranje

S obzirom na to da ComDoc obuhvata ceo životni vek jednog dokumenta i da se nad dokumentima aktivno obavljaju različite aktivnosti, a sam sadržaj dokumenata može biti osetljiv, zato smo zaštitu podataka podigli na još viši nivo. U arhivu je već implementiran sistem koji podrazumeva 13 različitih vrsta privilegija na nivou kategorija po pojedinačnom korisniku.

Ovaj softver predstavlja odličan repozitorijum dokumenata koji je organizovan kao web aplikacija, uz mogućnost hostovanja u cloud-u, pa dokumenti postaju dostupni u bilo koje vreme i na bilo kom mestu. Za to vam nije potrebna nikakva infrastruktura, niti specijalizovani hardver – sve što vam treba jeste internet veza. U eri u kojoj svaki segment poslovanja može biti unapređen korišćenjem informacionih tehnologija koje se oslanjaju na resurse u oblaku, javlja se potreba za efikasnijim i bezbednijim načinom čuvanja dokumenata.

Digitalizacija arhiva predstavlja ključ za uspešno funkcionisanje jedne kompanije. Potpuna digitalizacija svakako znači i potpunu automatizaciju poslovnih procesa, sa ciljem postizanja modela poslovanja koji su u korak sa vremenom i zahtevima tržišta. Digitalna arhiva omogućava lakše ostvarenje svih budućih zamisli jednostavnim nadogradnjama i razvijanjem već postojećeg sistema.

Miljana Đorđević

The post COMDOC: KANCELARIJA BEZ PAPIRA appeared first on Business&IT.

Vreme je novac. Oni koji razumeju pravo značenje ove fraze ubrajaju se među ljude koji su uspešni u onome što rade ili su na dobrom putu da im se pridruže. U vreme kada se tržište menja neverovatnom brzinom, kada je dinamičnost poslovanja jedini način da se održi na vrhu, potrebno je u svakom trenutku biti u toku sa dešavanjima u sopstvenoj kompaniji, sa potrebama tržišta i delanjem konkurenata.

Upoznati se sa radom kompanije jednako je teško kao i upoznavanje tržišta kome se proizvod predstavlja. Ako je nužno da znate šta potrošači žele od vas, morate sarađivati sa ljudima koji rade sa vama. Ako želite da shvatite šta je ljudima potrebno, morate da saslušate šta čovek za vašim stolom želi da predloži, kao i ono što neko za susednim stolom ima da kaže.

Pre sprovođenja utvrđene strategije i ciljeva, rukovodstvo stvara viziju na osnovu stanja u kome se preduzeće trenutno nalazi. Pri tome treba voditi računa da vizija bude jasno definisana, a aktivnosti svih delova kompanije u vezi sa njenim ostvarenjem usaglašene. Takođe, treba imati u vidu i to da je planirana vizija proces koji se neprestano odvija, a sa njim i sprovođenje svih aktivnosti.

Potrebno je isplanirati i realizovati sve aktivnosti na svim nivoima poslovanja, smanjiti mogućnost da do neuspeha dođe zbog okolnosti iz okruženja, izbeći nekorektne akcije, kao i neorganizovano ponašanje i delovanje unutar samog preduzeća. Ukratko rečeno, potrebno je smisliti način kako u kontinuitetu poboljšavati poslovne procese.

Continual Improvement metodologija

CI (Continual Improvement) metodologija nameće se kao dobar menadžerski alat. Ona predstavlja model od pet menadžerskih tehnika za:

• određivanje i praćenje parametara i ciljeva;
• analize i određivanje prioriteta;
• rešavanje problema;
• implementaciju projekata;
• poboljšanje učinka zaposlenih.

Ova metodologija može se primeniti u svim delovima proizvodnog procesa, kao i u ostalim segmentima poslovanja, kao što su nabavka, prodaja, odnosi sa kupcima, priprema proizvodnje, skladištenje i otprema, kontrola kvaliteta i ostalo.
Top-menadžment kreira poslovnu strategiju i upućuje na pravac delovanja, određivanjem prioriteta koji se vezuju za određene delove kompanije ili za određene radne oblasti.

Kontinualno poboljšanje obezbeđuje lako praćenje rezultata, odnosno trenda i aktivnosti. Ono je deo svakodnevnog rada i doprinosi postizanju dobrih rezultata širom kompanije. Uloga metodologije kontinualnog poboljšanja je pomoć menadžerima da budu uspešni u svim glavnim radnim oblastima, koristeći dokazane metode i tehnike i uz podršku obučenih CI koordinatora.

Mnoge kompanije u svom poslovanju koriste ovu metodologiju na različite načine. Susretali smo se sa slučajevima da kompanije svoje podatke i informacije o poslovnim procesima vode kroz excel tabele i fajlove, a za razmenu koriste deljene foldere. To je dovodilo do razuđenosti informacija i neažurnosti podataka, a dolazilo je i do neovlašćenih pristupa i curenja informacija. Do problema je često dolazilo i u okviru same organizacije, gde su pojedini članovi tima namerno zloupotrebljavali pristup podacima i brisali, odnosno menjali podatke. Da stvar bude gora, sistem nije pamtio nikakvu istoriju akcija, tako da nije bilo dokaza o tome ko je, kada i šta promenio u podacima. Takođe, izveštavanje se radilo ručno, obaveštenja o dodeli odgovornosti prenošena su usmenim putem, bilo je teško pratiti rokove, uz još niz problema, koje je bez adekvatne podrške bilo skoro nemoguće rešiti. Ukratko, početna ideja bila je dobra, ali ju je bez softverske podrške teško sprovesti u delo. Tako smo i došli na ideju da napravimo softver za kontinualno poboljšanje.

Softverska podrška

CI aplikacija je uspešno povezala rad nekoliko stotina menadžera svih nivoa, od generalnog direktora do poslovođa na zadacima poboljšanja u svim radnim oblastima (produktivnost, smanjenje troškova, kvalitet, bezbednost na radu, zaštita životne sredine, ušteda energije, održavanje radnog postora itd.).

Primena ovog alata i metode kontinualnog poboljšanja obezbeđuju višestruke prednosti, koje se ogledaju, između ostalog, u sledećem:

• troškovi se smanjuju za 50%;
• vreme razvoja skraćuje se za 33%;
• produktivnost se povećava za 200%.

Takođe, čuva se znanje o svim važnim procesima, što stvara mogućnost za procenu događaja, lakše rešavanje već viđenih ili sličnih situacija i pravovremeno reagovanje, što sve zajedno doprinosi podizanju kvaliteta poslovanja i vodi do povećanja udela na tržištu.

CI aplikacija pruža korisniku brz i jasan pregled CI procesa i odmah ga upućuje na one procese koji spadaju u njegov domen odgovornosti, tj. na njegov sektor ili na druge delove kompanije gde je korisnik prepoznat kao neko ko može da pruži doprinos u analizi stručne oblasti za koju je od strane lidera kvalifikovan kao kompetentan. Korisnici mogu da zadovolje sve poslovne potrebe ne napuštajući aplikaciju, pa tako i da odrede timove, dodeljuju zadatke i odgovornosti, pa čak i da sazovu sastanak. CI aplikacija automatski šalje e-mail informacije o dodeljenim zadacima, isticanju rokova i upućuje na listu očekivanih obaveza u bilo kom segmentu CI programa, bilo da je korisnik izvršilac ili učesnik u nekom od procesa upravljanja. Takođe, CI aplikacija pruža podršku menadžerima u situacijama izveštavanja, kada je potrebno da prezentuju svoje rezultate: uz jedan klik aplikacija će formatirati i spremiti za štampu (ili kao slajd) odgovarajući deo dokumenta. Grafikon ključnog parametra koji se prati je esencijalni deo svakog CI procesa i ima veliki broj mogućnosti prilagođavanja, u cilju bolje vizuelizacije i jasnijeg pregleda.

Aplikacija je dostupna sa bilo kog računara u kompaniji, kao i sa odgovarajućeg uređaja koji ima pristup internetu. Može se koristiti i tokom sastanaka, putem projektora, a lider CI procesa može direktno da ažurira svaki dokument sa svojim timom, u grupnom radu. CI aplikacija omogućava i klasičan pregled i filtriranje po uobičajenim standardima, a tri nivoa pristupnih prava obezbeđuju ciljano upućivanje korisnika ka onim delovima programa koji su im potrebni, bez suvišnih koraka u pretraživanju, pružajući ujedno visok nivo zaštite tajnosti podataka. Po potrebi, pristup pojedinim dokumentima može se ograničiti na određen skup zaposlenih. Sve navedeno olakšava rad menadžerima, u smislu uštede vremena, jer se gotovo sve operacije vezane za CI program mogu brzo i lako završiti bez napuštanja aplikacije. Takođe, aplikacija je opremljena i predefinisanim formatima klasičnih sumarnih izveštaja o trendovima i statistikama, koje je u slučaju potrebe moguće prilagoditi.

CI metodologija i alati u praksi

Jedan od naših klijenata, HBIS grupa, poznatija kao Železara Smederevo, koristi ovu metodologiju još od 2003. godine. Pored dugoročne i uspešne saradnje HBIS grupe i COMING-a na infrastrukturnim projektima, sarađivali smo i pri implementaciji softvera koji bi ovu metodologiju podržao.

COMING-ova prednost za početak zajedničkog rada na ovom projektu bila je to što nismo ponudili gotovo rešenje, već smo ušli u proces analiziranja kontinualnog poboljšanja i konkretnih potreba klijenta za njegovo efikasno sprovođenje. Zajedničkim radom, konsultacijama i razmenom predloga, došli smo do rešenja koje u potpunosti podržava ispunjenje postavljenog cilja. U razvoj je bio uključen i HBIS-ov IT tim, prvenstveno radi osposobljavanja za dalje održavanje, čime je izbegnuta trajna zavisnost od izvođača. Takođe, softver je realizovan tako da bude podržan na postojećoj infrastrukturi, tako da HBIS grupa nije imala nikakvih dodatnih troškova za opremu i licence.
Treba istaći činjenicu da se ova metodologija i CI alat mogu primeniti u svakoj vrsti poslovanja, a samo neki od primera iz prakse su: štamparija, programerska firma, železara, apoteka, knjigovodstvena agencija, advokatska kancelarija, elektrana itd.

Stalno unapređenje uslova rada, brza razmena informacija i konstantna edukacija zaposlenih stvaraju stručne i motivisane timove ljudi, koji efikasno ostvaruju sve postavljene ciljeve. Zato, ako ponekad i nije lako, u svakom trenutku moramo biti svesni ne samo sopstvenih već i ideja ljudi koji nas okružuju, bili oni iz našeg ili iz suparničkog tima. Da bi ostali konkurentni i održali se na vrhu potrebno je brzo i efikasno odgovarati na zahteve i potrebe tržišta, a to je moguće samo uz dobru organizaciju i planiranje. Ukoliko se koriste na pravi način, CI metodologija i CI softver kao alat za njenu implementaciju, omogućuju kontinuitet uspešnog poslovanja.

Pored izuzetne fleksibilnosti CI softvera i mogućnosti da se u celosti prilagodi vašem poslovanju, treba istaći i mogućnost isporučivanja softvera u manjim paketima, s obzirom na to da su se svi delovi procesa pokazali kao efikasni i ako se koriste pojedinačno. Takođe, postepeno uvođenje same metodologije u poslovanje pokazalo se kao dobra praksa.

Maja Mitrović

The post CI APLIKACIJA: REŠENJE ZA KONTINUITET USPEŠNOG POSLOVANJA appeared first on Business&IT.

Fleet Management System (FMS) predstavlja nov i moderniji način za upravljanje i optimizaciju troškova flote vozila. Ova aplikacija nudi rešenje kompanijama koje se bave transportom ili bilo kojom vrstom posla koji uključuje i flotu vozila da smanje ili svedu na minimum rizike vezane za investiranje u mašine, da unaprede efikasnost i produktivnost i smanje troškove transporta. FMS obuhvata različite procese: održavanje mašina (automobila, autobusa, kamiona, radnih mašina i dr.), menadžment vozača, potrošnju goriva, bezbednost.

Upravljanje flotom vozila je vrlo složen proces. Ako mu se ne pristupi na ozbiljan način, može doći do nepotrebnih troškova i povećanog odliva sredstava. S obzirom na to da je jedan od najvažnijih faktora za postizanje uspeha i opstanak kompanija na tržištu smanjenje cene poslovanja, jasno je koliko je važna optimizacija upravljanja i održavanja flote mašina.

Funkcionalnost i fleksibilnost

Problemi u vezi sa upravljanjem flotom vozila sa kojima se kompanije svakodnevno susreću podrazumevaju: prezasićenost informacijama, stepen iskorišćenosti sredstava, upravljanje timom koji je razmešten na više lokacija itd. FMS softver omogućava zaposlenima da prate sve ove različite parametre vezane za pripadajuću flotu mašina.

FMS nudi obilje funkcionalnosti, koje se ostvaruju kroz različite kartice, kao što su: vozila, vozači, putni/radni nalog, magacin, servisi, saobraćajne nezgode, oprema itd. Korisnik ima mogućnost da organizuje svoj vozni park onako kako želi. Aplikacija je veoma fleksibilna i nudi veliki broj mogućnosti.

Korisnici aplikacije će u svakom trenutku moći da vide sve potrebne informacije, kao što su osnovni podaci o vozilima, vozačima, servisima, brojno stanje vozila i vozača unutar voznog parka itd. Moguće je videti sve servise koji su izvršeni na mašinama, sve saobraćajne nezgode u koje su vozila uključena i prekršaje koje su načinili njihovi vozači. Ukoliko dođe do kvara na vozilu, moguće je prijaviti ga i tako voditi evidenciju o svim kvarovima koji su identifikovani. Vozačima i vozilima moguće je pridati dva tipa statusa – aktivan i neaktivan. Vozilo postaje neaktivno kada nije u funkciji, npr. zbog kvara, a vozač ako je na bolovanju ili iz nekih drugih razloga nije u mogućnosti da obavlja svoje poslove. Vozačima je moguće dodeliti putne/radne naloge kojima se definiše kojim mašinama će obaviti neki posao i opis samog posla (npr. relacija Niš-Beograd, ako se radi o putnom nalogu, ili utovar peska, ako se radi o radnom nalogu), što omogućava jasan pregled njihovih zaduženja.

Racionalizacija troškova

Jedan od većih troškova voznog parka jeste potrošnja goriva. FMS vodi detaljnu evidenciju o potrošnji. Svako sipanje goriva se evidentira i na osnovu tih informacija moguće je napraviti proračun prosečne potrošnje nekog vozila. Naravno, ukoliko se ispostavi da je potrošnja premašila očekivanu prosečnu vrednost, moguće je blagovremeno preduzeti odgovarajuće mere. Treba istaći i da je u evidenciju moguće uvoziti podatke iz NIS-ovih ili izveštaja drugih trgovaca naftnim derivatima, tako da nije neophodno ručno unositi svako sipanje goriva.

Pored potrošnje goriva, još jedan veliki trošak voznog parka predstavlja servisiranje vozila. FMS nudi izuzetnu fleksibilnost kad je u pitanju izbor načina servisiranja. U FMS-u je moguće odabrati interno servisiranje, što podrazumeva i izdavanje radnog naloga za servisiranje, koji se dalje prosleđuje majstoru koji vrši servis. Takođe, moguće je iz magacina odabrati delove koji su potrebni za obavljanje servisa, za koje je moguće definisati cenu, na osnovu koje bi se kasnije računala cena održavanja vozila. Treba dodati i to da se pomenuti delovi pamte u posebnom segmentu aplikacije – Magacin. Pored liste svih delova, segment Magacin nudi i mogućnost definisanja minimalne količine za svaki deo. U slučaju da količina opadne ispod minimalne vrednosti, korisnik aplikacije će dobiti obaveštenje o tome, tako da blagovremeno može da nabavi potrebne delove. U slučaju servisiranja od strane trećeg lica pamte se informacije o serviseru i ceni samog servisa.

Funkcije obaveštavanja i izveštavanja

Pored navedenih funkcionalnosti, FMS ima i sistem za obaveštenja/upozorenja i sistem za generisanje izveštaja.

Sistem za obaveštenja i upozorenja vodi računa o svim radnjama koje je potrebno izvršavati periodično, kao što su:

• najava isticanja lične karte za vozače;
• najava isteka vozačke dozvole za vozače;
• najava isteka lekarskog uverenja za vozače;
• najava isteka saobraćajne dozvole za vozilo;
• najava isteka osiguranja za vozilo;
• najava isteka roka opreme za vozilo (PP aparat, prva pomoć, ATEST TNG uređaja);
• najava promene guma iz letnjih u zimske i obrnuto;
• najava potrebe izvršenja tehničkog pregleda za vozilo;
• najava potrebe izvršenja redovnog servisa vozila.
• Fleet Management System će tako blagovremeno obaveštavati svoje korisnike o radnjama koje treba izvršiti i približavanju isticanja roka.
• Obaveštavanje se vrši kroz samu aplikaciju, ali i putem elektronske pošte.

Generisanje izveštaja podrazumeva izvlačenje, obradu i kreiranje excel tabela na osnovu podataka iz baze. FMS nudi mogućnost kreiranja izveštaja prema specifičnim potrebama klijenata. Moguće je generisati praktično bilo koju vrstu izveštaja, a neki od njih su:

• izveštaj o potrošnji goriva po vozilu za dati period;
• izveštaj o troškovima održavanja vozila za dati period;
• izveštaj o angažovanju vozila za dati period;
• izveštaj o pređenim kilometrima i prosečnoj potrošnji za dati period;
• izveštaj o opremi, ujedno i o zapisnicima zaduženja i razduženja za vozila;
• izveštaj o broju evidentiranih kazni i prekršaja po vozaču;
• izveštaj o broju saobraćajnih nezgoda i udesa po zapisniku osiguranja ili po vozaču.

Važno je napomenuti da FMS ne nudi univerzalno rešenje za sve klijente, već se aplikacija prilagođava prema realnim potrebama. Izuzetna fleksibilnost omogućava klijentu da aplikaciju prilagodi svojim specifičnim poslovnim zahtevima.

Prednosti FMS aplikacije

Uz navedene karakteristike, treba istaći još neke pogodnosti koje FMS servis omogućava. To su, pre svega:

• centralizacija podataka – svi podaci su na COMING cloud infrastrukturi;
• mobilnost poslovanja – rešenju je moguće pristupiti sa bilo kog mesta, u bilo koje vreme i sa bilo kog uređaja;
• visok nivo zaštite poslovnih podataka;
• konstantna podrška našeg tima.

Ponuda se naplaćuje kao usluga na mesečnom nivou. Troškovi korišćenja rešenja u cloud-u uvek su precizni iznosi koje možete da planirate, što znači da sa COMING cloud rešenjem nema neplaniranih troškova. U zavisnosti od količine podataka koje klijent ima potrebu da skladišti u cloud-u i od broja aktivnih korisnika, aplikaciju je moguće konfigurisati tako da se postigne najbolji odnos cene i kvaliteta usluge.

Danas, kada informacione tehnologije nude bezbroj rešenja koja poslovanje mogu učiniti neuporedivo bržim i efikasnijim, omogućite sebi da upravljanje vašom flotom vozila bude jednostavno i isplativo, a opet zanimljivo.

Ilija Jovanović,
Nikola Nikolić

The post EFIKASNIJE I LAKŠE UPRAVLJANJE VOZNIM PARKOM appeared first on Business&IT.

Enterprice Resource Planning (ERP) sistemi koji integrišu i obrađuju informacije zasnovane na praćenju poslovnih procesa u preduzeću danas predstavljaju temelj poslovanja svake ozbiljne kompanije, jer obezbeđuju niz konkurentskih prednosti. Uz ovakva rešenja postižu se standardizacija, integrisanost i automatizacija svih poslovnih procesa. Kao posledica sređenih poslovnih procesa, menadžmentu je omogućeno blagovremeno donošenje poslovnih odluka na osnovu relevantnih informacija, koje su dostupne u realnom vremenu. Povećava se iskorišćenost korporativnih resursa i sredstava, čime se postiže i veće zadovoljstvo korisnika. Ovo zvuči veoma privlačno, ali put do ostvarenja ovakvih rezultata nije jednostavan i zahteva dosta vremena i uloženog truda, i od implementatora i od zaposlenih u firmi u koju se ERP uvodi.

Bitno je istaći da danas na tržištu Srbije postoji veliki broj različitih softverskih rešenja koja njihovi proizvođači žele da predstave kao ERP, a da ona to u stvari nisu, jer pokrivaju samo određene oblasti poslovanja, najčešće računovodstvo, i kao takva ne mogu se poistovetiti sa ERP-om. ERP-om u pravom smislu reči mogu se smatrati svetska rešenja kao što su SAP i Microsoft Dynamics NAV. Ova rešenja postoje dugi niz godina i razvijala su se na iskustvu stotina hiljada kompanija u kojima su implementirana. Našla su primenu u svim industrijskim granama, a zahvaljujući lokalnim partnerima ova rešenja su lokalizovana za srpsko tržište.

Implementacija nekog od ovih rešenja zahteva detaljnu pripremu i analizu svih aspekata poslovanja, pa je važno pratiti određenu metodologiju pri uvođenju ovih sistema kako bi se svi relevantni parametri razmotrili i uzeli u obzir pri implementaciji. U nastavku teksta ćemo pokušati da vam približimo koji su to koraci koje je potrebno napraviti pri uvođenju SAP ERP sistema kako bi se obezbedila uspešna implementacija i zadovoljila visoka očekivanja korisnika i menadžmenta.

Implementacija SAP rešenja

SAP ERP, koji uživa poverenje 50.000 korisnika, podržava poslovne procese u 25 industrijskih grana, na 37 jezika i u 45 lokalizovanih varijanti. To je softver za upravljanje resursima preduzeća koji nudi pristup ključnim aplikacijama, podacima i analitičkim alatima na osnovu uloge, tačno određenih i dodeljenih prava i odgovornosti u sistemu, pri čemu dokazano povećava konkurentnost i modernizuje poslovne procese. Kako SAP ima primenu u velikom broju industrijskih grana, a samim tim i veliki broj različitih opcija koje je moguće uključiti ili isključiti, izuzetno je bitna uloga konsultanata u implementaciji, čiji je zadatak da iz tog ogromnog skupa različitih funkcionalnosti prepoznaju i aktiviraju one koje će datoj kompaniji biti potrebne u radu. Zbog toga se implementacija sastoji iz više precizno definisanih faza, od kojih svaka ima svoje ulaze i izlaze i predstavlja neizostavan deo celog procesa.

Implementacija se vrši uz korišćenje ASAP metodologije (Accelerated SAP), koja je osmišljena kako bi ubrzala proces implementacije, a istovremeno svela mogućnost javljanja grešaka na minimum. Prema ovoj metodologiji, prvi korak je priprema projekta. Najvažnija aktivnost koju je potrebno obaviti u ovoj fazi je formiranje projektnih timova izvođača i korisnika. Projektni tim izvođača čine konsultanti i programeri koji će biti zaduženi za dizajniranje, implementaciju, podešavanje i održavanje SAP sistema. U projektni tim korisnika za ključne korisnike je bitno postaviti osobe koje veoma dobro poznaju poslovne procese u svojim sektorima i koje će ih na najbolji način opisati i preneti konsultantima. Izuzetno je važno da ključni korisnici nemaju odbojnost prema novim tehnologijama, da su otvoreni za saradnju sa konsultantima i za predloge za redefinisanje poslovnih procesa u cilju poboljšanja njihove efikasnosti.

Za svaki od SAP modula određuju se ključni korisnici i vođe konsultantskih timova. U ovoj fazi vrši se i definisanje projektnog poslovnika i projektne dokumentacije (templates) koja će se koristiti za komunikaciju između timova. Takođe, vrše se funkcionalne pripreme koje obuhvataju proveru postojeće IT infrastrukture.

Business blueprint

Nakon izrade projektnog plana prelazi se na fazu izrade business blueprint dokumenta. Ovaj dokument predstavlja konceptualni dizajn sistema, odnosno opis kako budući sistem treba da izgleda i šta sve treba da obuhvati. Na ovu fazu odlazi značajan deo procesa implementacije, jer ona zahteva veliki broj sastanaka i radionica sa ključnim korisnicima, kako bi se svi poslovni procesi što detaljnije opisali i definisale procedure za njihovo odvijanje u SAP sistemu.

Blueprint predstavlja uputstvo, odnosno plan po kome će konsultanti u sledećoj fazi podesiti novi sistem. Stoga je bitno da ovaj dokument bude što detaljniji i da razmotri sve bitne elemente, jer će svaka naknadna izmena zahtevati mnogo više vremena i uloženog truda nego da je to identifikovano u startu i opisano u dokumentu. Po završetku pisanja, dokument se usvaja i potpisuju ga vođa projekta korisnika i vođa projekta na strani implementatora.

Podešavanje sistema i završne pripreme

Po usvajanju dokumenta kojim se definiše konceptualni dizajn prelazi se na fazu realizacije, gde konsultanti na osnovu informacija napisanih u blueprint-u vrše podešavanje SAP sistema. Nakon podešavanja pristupa se definisanju i usvajanju strategije obuke i izradi korisničke dokumentacije, a zatim se vrši obuka ključnih korisnika za rad u novom sistemu.

Ključni korisnici moraju biti u stanju da isprate ceo proces koji je u njihovoj nadležnosti, jer će oni posle biti odgovorni za prenošenje znanja na krajnje korisnike, što obuhvata i kreiranje korisničkih uputstava za krajnje korisnike, i predstavljaće prvi nivo podrške za eventualne probleme koji se jave u radu. Kada se ključni korisnici obuče, oni vrše izvođenje jediničnih testova, gde se proverava da li svi procesi funkcionišu ispravno, odnosno da li zadovoljavaju zahteve korisnika. Po završetku testiranja pristupa se izradi strategije i plana migracije, gde se vrše priprema podataka za migraciju, testiranje migracije i verifikacija unetih podataka od strane korisnika.

Sledi faza u kojoj se sprovode završne pripreme pred puštanje sistema u produkciju. Obavlja se obuka krajnjih korisnika, nakon čega oni vrše integracione testove, koji podrazumevaju proveru svih funkcionalnosti u SAP-u. Nakon toga, vrši se otvaranje korisničkih naloga i podešavanje autorizacija i uloga u sistemu. Poslednja aktivnost u ovoj fazi je pravljenje plana za migraciju početnog stanja iz postojećeg sistema u novi SAP sistem.

Go-live i podrška

Pre kretanja u fazu produkcije vrši se sprovođenje plana migracije početnog stanja, pri čemu se u produkcionu bazu podataka importuju stanja zaliha, kupaca, dobavljača i dr. iz starog sistema. Po završetku importa početnog stanja počinje se sa upotrebom SAP ERP informacionog sistema za evidentiranje svakodnevnih poslovnih procesa, pri čemu korisnici imaju podršku od strane konsultantske kuće za sve eventualne probleme koji se jave u radu.

Kao što se može videti, implementacija jednog savremenog ERP rešenja zahteva dosta uloženog rada sa obe strane, ali iskusan tim konsultanata može učiniti da ceo proces prođe što lagodnije za kompaniju i njeno poslovanje, uz minimum stresa za sve učesnike.

Bojan Ivanović

The post SAP FUNKCIONALNI KONSALTING appeared first on Business&IT.