Hiljadama godina unazad pastiri su vodili ovce, koze i krave na ispašu, čuvali ih od vukova i pazili da one same ne pojedu zasade žitarica i povrća. Životinje su se kontrolisano kretale i hranile se svežom travom sa pašnjaka, a pastirima su u poslu pomagali psi. Međutim, sa naglim razvojem industrije porastao je broj stanovnika u gradovima, kao i njihova potreba za sve većim količinama hrane, dok je seoska populacija u opadanju, a sa njom i broj pastira. Premalo je pastira koji bi „nahranili“ dovoljan broj životinja stalnim izvođenjem na ispašu i ljudi se sve više okreću gajenju životinja u zatvorenim prostorima. Mehanizacija pomaže u masovnom košenju trave sa pašnjaka, koja se odnosi na farme i sveža ili osušena koristi za ishranu životinja. Uz to, u životinjsku ishranu dodaju se i žitarice i mahunarke, koje preživarima ne odgovaraju, što se odražava na njihovo zdravlje, a zdravstveni problemi zatvorenih i neadekvatno hranjenih životinja saniraju se primenom antibiotika i hormona.

Vlasnici stada, s jedne strane, imaju mogućnost da životinje izvode na ispašu – njihova ishrana je tada jeftinija, životinje su zdravije i srećnije, daju bolje mleko i kvalitetnije meso, ali su za to potrebni pastiri i njihovi psi, kojih nema dovoljno ili ih nema uopšte. Jedan pastir može da se stara o maksimalno osamdeset životinja, i to ukoliko je iskusan, pa je za gajenje većeg broja životinja potrebno i više pastira. Novih pastira nema, jer se znanje prenosi s kolena na koleno, a retki pojedinci koji se opredele za ovaj posao vrlo brzo odustaju jer nisu navikli na teške uslove rada. I onih koji se već bave ovim poslom je usled starenja sve manje, a ni velike plate koje im se nude ne rešavaju problem. Manja stada ostvaruju manje zarade, nema mogućnosti za povećanje kapaciteta, pa je i konkurentnost manja.

S druge strane, vlasnici stada imaju mogućnost da životinje gaje u zatvorenom prostoru. U tom slučaju nema troškova za pastire i pse, ali su troškovi ishrane uvećani. Sem toga, proizvodi životinja gajenih u zatvorenom prostoru dostižu nižu cenu jer se sve više ljudi okreće zdravoj ishrani, što mleko i meso puno antibiotika i steroida svakako nisu. Mleko krave koja pase travu na livadi ima odnos omega 3 i omega 6 masnih kiselina 1:2, a taj odnos u mleku krava koje se ne kreću i ne hrane se svežom travom ide i do 1:30. Takvo mleko nije zdravo i ne može se prodavati po cenama kakve imaju zdravi prehrambeni proizvodi.

Projekat RoboShepherd

COMING – Computer Engineering i Mašinski fakultet iz Niša uvideli su problem sa kojim se suočavaju vlasnici stada. Stvorivši konzorcijum po programu saradnje nauke i privrede Inovacionog fonda Republike Srbije, dobijaju sredstva za izradu prototipa sistema RoboShepherd. Projekat je započet 1. juna 2019. godine, a radi se paralelno na patentiranju rešenja, izradi dokumentacije, hardverskom razvoju na Mašinskom fakultetu i softverskom u COMING-u.

Projekat je finansijski podržan kroz Program saradnje nauke i privrede Fonda za inovacionu delatnost iz budžeta Republike Srbije sa razdela Ministarstva prosvete, nauke i tehnološkog razvoja, u okviru Projekata za unapređenje konkurentnosti i zapošljavanja (sporazum o zajmu sa Svetskom bankom).

Završetak projekta planiran je za 1. jun 2021. godine, kada na terenu možemo očekivati prve verzije RoboShepherd-a, koji će biti u stanju da vodi životinje na ispašu i tako reši problem vlasnicima stada, omogućavajući najjeftiniju, najzdraviju i najprirodniju ishranu za njihove životinje, uz još jedan životno važan aspekt – kretanje.

Globalna konkurencija

Na neophodnost automatizovane pomoći pastirima u ekstenzivnom stočarstvu ukazuju pokušaji razvoja specijalizovanih robota širom sveta koji bi zamenili pastire i njihove pse, ili im bar olakšali posao.

Norveški E fence opredelio se za virtuelnu ogradu koja se iscrtava na Google Maps ili ostalim digitalnim mapama, a životinjama se stavljaju ogrlice koje ih prvo zvučnim signalima, a potom i električnim impulsima odbijaju od zamišljenih linija na pašnjacima i tako drže u granicama prostora koji je vlasnik stada isplanirao. Ovo rešenje ima svoje nedostatke, pre svega jer životinje treba trenirati, odnosno naučiti ponašanju unutar ove zamišljene i nevidljive ograde. Ukoliko dođe do pada sistema ili nekog nepredviđenog događaja koji može da uplaši životinje, treba privremeno isključiti ogrlicu životinje koja je npr. više puta došla do virtuelne ograde ili se našla sa njene druge strane. Sem toga, ova i virtuelne ograde drugih proizvođača ne mogu da zaštite životinje od predatora jer su – virtuelne.

Australijski Swagdog sistem je pastirski robot pas koji imitira kretanje i lajanje pravog pastirskog psa, trčeći oko životinja i usmeravajući ih u željenom pravcu. Ovo rešenje pomaže pastirima, ali je pitanje do kada će se ovce plašiti psa-robota. Takođe, ovaj sistem ne nudi preciznost i veću efikasnost u iskorišćenju pašnjaka, jer se stado zbog robo-psa stalno pomera u suprotnom smeru od njega.

Na sličnom principu radi i dron novozelandske firme DJI Mavic Enterprise koji laje i tako usmerava životinje u željenom pravcu. Međutim, postoji opasnost od toga da se životinje priviknu i prestanu da reaguju, jer ipak je u pitanju letelica, a ne živi pas koji životinje podseća na predatore.

RoboShepherd robotski sistem nema manjkavosti koje su se ispoljile kod prethodno navedenih konkurentskih sistema, jer nije potrebno trenirati životinje – one ne mogu da se „naviknu“ i da prestanu da „slušaju“. Uz to, štiti ih od predatora i obezbeđuje znatno veću preciznost u kontroli kretanja, pa samim tim i bolje iskorišćenje samih pašnjaka.

Moguće koristi

Zdravlje i dobrobit životinja biće u budućnosti sve glasnija tema. Iz dana u dan se širom planete menjaju zakoni i podzakonska akta koja uređuju dobrobit životinja kako bi se odnos prema njima poboljšao. U pripremi su pravilnici koji bi definisali obavezno kretanje životinja, jer im je ono neophodno, ali se sa usvajanjem tih pravilnika čeka, s obzirom da velika većina farmera ne bi mogla da ispuni taj uslov. RoboShepherd je rešenje koje bi omogućilo kontrolisano kretanje životinja na otvorenom prostoru. Zdrave i srećne životinje daju zdraviju hranu, a trend zdrave ishrane jedan je od najsnažnijih u poslednje vreme.

RoboShepherd omogućava kontrolu i upravljanje pašnjacima i vegetacijom. Izvođenje životinja na ispašu na ustaljen način karakteriše slabija iskorišćenost pašnjaka, a može dovesti i do devastacije istih zbog prekomernog gaženja ili do istrebljenja „najukusnijih“ biljnih vrsta, pa bi kontrolisano kretanje životinja u ispaši bilo alternativa postojećim hemijskim metodama ili paljenju vegetacije. Proces upravljanja i kontrolisanja ispaše (Grazing Management System) proučava se na mnogim svetskim univerzitetima. Takvo kontrolisano kretanje životinja je bez RoboShepherd-a teško izvodljivo.

Ekonomski benefiti koji se očekuju od ovog projekta odnose se na smanjenje troškova radne snage, povećanje kapaciteta za prirodno gajenje životinja i povećanje konkurentnosti proizvođača koji izvode životinje na pašnjake u odnosu na proizvođače koji životinje drže zatvorene. Sve to direktno doprinosi opstanku ruralnih krajeva.

Dušan Krstić, COMING

The post ROBOSHEPHERD: SRPSKI PROJEKAT ZA SVETSKU SCENU appeared first on Business&IT.

Put ka tržišnoj dominaciji zahteva visok nivo automatizacije i mobilnosti poslovanja, pa prihvatanje savremenih poslovnih aplikacija postaje pitanje opstanka. Opet, implementacija „teških“ poslovnih aplikacija nosi sa sobom i rizik kompleksnosti integracije ovih rešenja sa osnovnim poslovanjem i pitanje finansijske opravdanosti investicije.

Sa svešću o problemima sa kojima se kompanije susreću, COMING je kreirao jedinstven vid ponude koja će unaprediti vaše prodajne procese – Aplikativno rešenje za prodajne procese, koje uključuje CRM, upravljanje ljudskim resursima i upravljanje projektima, zaokružuje i automatizuje prodajni proces jedne kompanije.

CRM komponenta

Timovi sa kojima se klijenti suočavaju, kao što su prodaja, marketing i korisnička podrška, koriste CRM sistem za komunikaciju, zakazivanje sastanaka, dogovora, upravljanje pritužbama klijenata, slanje ponuda, unos korisničkih podataka itd. Kao rezultat toga, CRM sistem postaje jedini izvor istine za uvid u prodaju, marketing i podršku korisnicima.

CRM je dodatak integrisanog aplikativnog rešenja sa više funkcija, koje obuhvataju preuzimanje kontrole nad radnim tokovima prodaje, filterima, grupnim izmenama, problemima, izveštajima, podsetnicima i integraciju sa drugim dodacima.

Pomoću CRM dodatka Kontakti možete pristupiti svim kontakt podacima (ljudi i kompanija). Videćete sve srodne informacije iz drugih dodataka kojima je kontakt dostupan: pozadinske informacije, probleme, porudžbine, proizvode, karte ili projekte, dok sami možete dodeliti različit nivo vidljivosti i pristup istom kontaktu u različitim projektima.

Da bi komunikacija bila jasna možete dodati beleške i datoteke kontaktima, fajlovima, nacrtima ponuda, prodajnim dokumentima, sporazumima, prezentacijama ili bilo kojem drugom dokumentu koji smatrate relevantnim.

Pomoću dodatka Ponude možete postaviti verovatnoće uspeha za posao i tako proceniti svoj prihod i upravljati prodajnim prilikama. Omogućeno je praćenje ponuda i statusa, gde uz mnoge opcije možete lako modifikovati, pratiti i uređivati operacije na ugovorima. Možete da koristite statuse ponuda da biste postavili prilagođeni tok prodaje. Na kontaktnoj kartici možete videti sve informacije dodeljene određenoj osobi i pomoću ove funkcije možete proveriti istoriju komunikacije i status karata pre nego što kontaktirate klijenta. Možete slati mail-ove koji se ne mogu „izgubiti“ direktno iz aplikacije, priložiti datoteke, srodne probleme, beleške, dodati više ljudi u CC i koristiti padajuće sandučiće e-pošte da biste prosledili bilo kakvu prepisku i dodali je u izabrani problem.

Velika prednost ovakvog aplikativnog rešenja ogleda se u mogućnosti višegodišnjeg praćenja prognoze prodaje, a kompanija uz to ima sve informacije o kupcima, bez obzira na to da li će neki od zaposlenih prodavaca napustiti kompaniju.

Ljudski resursi

Zaposleni predstavljaju najvažniji resurs u kreiranju dodatnih vrednosti preduzeća jer njihove sposobnosti direktno doprinose ostvarenju ciljeva kompanije. Zbog toga je vrlo važno kako upravljamo ljudskim resursima.

Aplikativni dodatak People omogućava pregled i upravljanje svim resursima unutar aplikacije, daje nam kompletne informacije o svakom resursu i mogućnost pregleda podataka koji se odnose na ljude (kontakt podaci, rođendani, beleške, datoteke, problemi). Takođe, omogućava integraciju sa drugim poslovnim procesima i korišćenje oznaka i filtera da biste pronašli prave ljude i nesmetano upravljali svojim ljudskim resursima.

Tim i odeljenja: Pomoću aplikativnog dodatka možete grupisati ljude u timove, podtimove i odeljenja. Takođe, možete koristiti opciju Pravila za fleksibilne dozvole, uz koju vam više neće biti potreban administrator da upravlja najmanjim HR zahtevima. Možete sami dodeliti dozvole određenom korisniku, grupi korisnika ili određenom odeljenju.

Korisnički interfejs i funkcije: Ova opcija proširuje modul novim interfejsom i dodatnim funkcijama, kao što su npr. podsetnici o rođendanima.

Obavestite članove tima ili sve zaposlene: Sada možete postaviti obaveštenja, podsetnike ili upozorenja koja će se prikazivati na određenoj stranici, grupi korisnika ili celoj kompaniji. Pravila možete da koristite za postavljanje ponavljajućih obaveštenja ili podsetnika, npr. da podsetite na tromesečne izveštaje.

Korisnički troškovi i tarife računa: Uz ovu opciju definišite satne troškove i tarife računa za svakog zaposlenog. U izveštaju o utrošenom vremenu možete videti troškove po korisniku, danima, kao i ukupne vrednosti za grupe ili odabrane unose.

Kalendar sa praznicima i slobodnim danima: Kalendar će pomoći vašem timu da bude u toku sa rasporedom. Možete dodati praznike, slobodne dane i obeležiti važne događaje.

Upravljanje projektima

Upravljanje projektima evoluiralo je od skupa procesa koji su smatrani veoma važnim u organizaciji sve do strukturirane metode koja je više nego neophodna u upravljanju kompanijom.

Aplikativno rešenje za fleksibilno upravljanje projektima i praćenje zadataka omogućava korisnicima da uspešno vode više projekata istovremeno i upravljaju njima i pratećim potprojektima. Takođe, ovo rešenje omogućava praćenje sadržaja po vikijima i forumima projekta, praćenje vremena i kontrolu pristupa na osnovu uloga i integraciju sa različitim sistemima, kao i kontrole verzija.

Poboljšani interfejs ima sve osnovne karakteristike za upravljanje projektima, uz dodatna poboljšanja i drugih alata. Ima jednostavnu i brzu navigaciju, poseduje module za ličnu stranicu koji prikazuju grafikone i oznake, koje se mogu primeniti kao filteri pri pretragama. Korisnicima je omogućeno da brzo kreiraju zadatke pomoću planera projekata, a korisnički interfejs ima prilagodljivu stranicu pregleda projekta, funkciju verzije dokumenta za istoriju, ugrađeni chat, listu obaveza i štopericu za praćenje vremena. Gantova karta, impresivan interaktivni alat za prevlačenje koji možete koristiti za sinhronizaciju sa zadacima i datumima, pomaže u vizuelnoj prezentaciji.

Korisnici mogu dalje prilagođavati svoj PM softver odabirom naprednih funkcija ili konfiguracija. Npr. paket za upravljanje resursima sa svojim dodacima pomaže korisnicima da dalje poboljšavaju planiranje, raspodelu resursa i radnika. Dodatak za upravljanje kupcima pojednostavljuje procese za kupce, unapređujući tako uslugu i prodaju. Dodatak Advanced Project Management uključuje alate za agilno upravljanje znanjem i upravljanje vremenom.

Dodatno, postoje i druge fleksibilne, skalabilne, mobilne aplikacije, profesionalna podrška i još mnogo toga. Korisnici mogu birati pristup iz cloud-a ili na sopstvenom serveru. Softver, takođe, dolazi sa profesionalnom implementacijom i podrškom, a dostupne su mobilne aplikacije i za iOS i Android platforme, kao i API, tutorijali i baza znanja.

Slobodan Đorđević, COMING

Ukoliko ste zainteresovani za Aplikativno rešenje za prodajne procese, prijavite se do kraja godine za BESPLATAN TEST PERIOD od 60 dana na marketing@coming.rs

The post APLIKATIVNO REŠENJE ZA UPRAVLJANJE PRODAJOM appeared first on Business&IT.

Zakonom o javnim nabavkama uređuju se planiranje, uslovi, način i postupak nabavke za sva javna preduzeća i organizacije koje se finansiraju iz budžeta Republike Srbije. Pod javnom nabavkom podrazumeva se pribavljanje dobara i usluga ili ustupanje izvođenja javnih radova od strane državnog organa, organizacije, ustanove ili drugih pravnih lica koji se, u smislu ovog zakona, smatraju naručiocima, na način i pod uslovima propisanim ovim zakonom. Suština javne nabavke je da se novcem poreskih obveznika vrše nabavke na način koji će sprečiti zloupotrebe i omogućiti nabavke po najpovoljnijim uslovima.

Javne nabavke kroz DMS i ERP

Nabavka u javnom sektoru usko je povezana sa planom javne nabavke. Plan nabavki možemo definisati kao akt naručioca kojim se određuju ukupna dobra, usluge i radovi koji će se nabaviti u određenoj godini, dok plan javnih nabavki predstavlja njegov segment koji obuhvata ona dobra, usluge i radove koji će se u toku planske godine nabavljati u postupcima javnih nabavki, tj. u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama.

Proces nabavke počinje unošenjem usvojenog plana javne nabavke u ERP. Za ERP odabran je Microsoft Dynamics NAV, kao svetski poznat integrisani poslovno-informacioni sistem, namenjen kako velikim tako i malim i srednjim preduzećima koja imaju potrebu da unaprede svoje poslovanje. Microsoft Dynamics NAV omogućava upravljanje resursima i organizaciju kompletnog poslovanja kompanijama iz različitih poslovnih oblasti, integriše oblasti finansija, računovodstva, prodaje, nabavke, zaliha, proizvodnje, marketinga, usluga i izveštavanja u jedinstven IT sistem.

U Dynamics NAV-u unos plana javnih nabavki u potpunosti je prilagođen i obuhvata sve neophodne podatke za pokretanje postupka javne nabavke: godinu za koju je plan kreiran, broj stavke javne nabavke, naziv stavke, procenjenu vrednost stavke javne nabavke i vrstu postupka. U plan javnih nabavki unosi se i planiranje izvršavanja stavki istog. Sve vrste javnih nabavki obavezno se objavljuju u „Službenom glasniku“ i na portalu javnih nabavki, a često i na internet stranici naručioca.

U cilju izbegavanja dvostrukog unosa podataka i eventualnih greška izvršena je funkcionalna integracija ERP-a i portala javnih nabavki. Podaci uneti u plan javnih nabavki mogu se izvesti u excel fajl, koji je prilagođen formatu prenosa podataka na portal javnih nabavki.

Postupak javne nabavke

Pouzdan način za upravljanje dokumentima u postupku javne nabavke obezbeđuje se korišćenjem ComDoc DMS aplikacije, koja obezbeđuje automatizaciju poslovnog procesa.

Sva dokumenta u procesu javne nabavke skeniraju se i arhiviraju preko ComDoc DMS aplikacije. To je efikasniji i bezbedniji način čuvanja dokumenata, koji su istovremeno dostupni svim učesnicima u procesu javne nabavke. ComDoc DMS aplikacija omogućava automatizaciju komunikacije, obaveštavanja i odobravanja svih definisanih koraka u procesu javne nabavke. Aplikacija omogućava praćenje čitavog procesa, što obezbeđuje bolju kontrolu, merljivost i kasnije unapređenje poslovnog procesa.

Korišćenje ComDoc DMS aplikacije, takođe, podrazumeva da se dokumenti koji zahtevaju autorizaciju preko definisanog toka podataka dostavljaju menadžmentu na elektronsko potpisivanje.

Predmet javne nabavke

Na osnovu definisanih prioriteta iz plana nabavki i objektivnih potreba, odeljenje javnih nabavki kreira dokument Odluka o pokretanju postupka javne nabavke, što predstavlja početni korak u procesu nabavke u javnom sektoru. U ComDoc DMS aplikaciji definiše se tok podataka i evidentiraju se svi učesnici u poslovnom procesu.

U Dynamics NAV-u kreira se Specifikacija predmeta javne nabavke, gde se unose svi neophodni podaci koji bliže određuju predmet javne nabavke. Određena stavka i partija iz plana javne nabavke predstavljaju zaglavlje dokumenta, a u redove se unose podaci o konkretnim predmetima nabavke sa tehničkim karakteristikama. U zavisnosti od vrste predmeta nabavke, bilo da je reč o artiklima, poslovnom inventaru, sitnom inventaru, osnovnim sredstvima ili uslugama, podaci se u redove unose iz baze šifarnika ERP-a.

Sve pristigle ponude zavode se i arhiviraju kroz ComDoc DMS aplikaciju, a nakon isteka roka tenderska komisija donosi odluku o izboru dobavljača jednostavnim uvidom u celu dokumentaciju.

Na osnovu svega pomenutog, možemo zaključiti da funkcionalnosti Dynamics NAV-a i ComDoc DMS aplikacije čine postupak sprovođenja javne nabavke transparentnim za odabir najbolje ponude.

Služba nabavke

Nakon potpisivanja ugovora sa odabranim dobavljačem, ugovor se arhivira u ComDoc DMS aplikaciji i sa ostalom dokumentacijom iz postupka javne nabavke čuva se u narednih 5 godina, kolika je i zakonska obaveza. Realizaciju ugovora preuzima služba nabavke, koristeći Dynamics NAV i u velikoj meri se oslanjajući na integraciju sa ComDoc DMS aplikacijom, uvidom u arhivirane dokumente.

U Dynamics NAV-u kreira se dokument Ugovor javne nabavke i unose svi njegovi elementi: broj ugovora, datum potpisivanja, na koju stavku se ugovor odnosi, na koju partiju se odnosi, koja je ugovorena vrednost, kao i broj dokumenta specifikacije javne nabavke. Uneti broj ugovora je preduslov za dalju automatizaciju procesa nabavke.

Proces realizacije nabavke, koja je u skladu sa predmetom javne nabavke, počinje zahtevom za nabavku od strane menadžmenta ili se može pokrenuti automatski ukoliko zalihe nisu dostupne. Ažurno stanje zaliha omogućeno je korišćenjem funkcionalnosti Dynamics NAV-a, što obezbeđuje korisnicima pravovremeno reagovanje u donošenju odluka o pokretanju zahteva za nabavku.

Svaka stavka zahteva za nabavku identifikuje se sa ugovorom javne nabavke i povezuje sa dobavljačem, čime je omogućeno kreiranje nabavne porudžbine koja se automatski elektronskom porukom prosleđuje dobavljaču. Ovako kreirana nabavna porudžbina predstavlja nalog za isporuku dobavljaču po određenom ugovoru. Isporuku dobara i usluga prijemna služba kontroliše kvalitativno i kvantitativno, uvidom u specifikaciju predmeta javne nabavke, ali i pomoću skenirane dokumentacije preko funkcionalne integracije DMS-a i ERP-a.

Prilikom knjiženja fakture dobavljača implementirana je kontrola unetih cena i cena iz ponude, a ukoliko ista odstupa od tenderske dokumentacije NAV će signalizirati nepodudaranje. Nakon knjiženja nabavke porudžbine, služba nabavke vrši kontrolu realizacije ugovora javne nabavke za svaku stavku iz plana javne nabavke. Kada se ugovor potpuno realizuje, on se blokira i tim činom se završava ceo proces nabavke u javnom sektoru.

Digitalizacija celog postupka javne nabavke, od pokretanja postupka do realizacije ugovora, korišćenjem Dynamics NAV-a i ComDoc DMS aplikacije čini službu nabavke u javnom sektoru bolje organizovanom, ceo proces je interno ubrzan i standardizovan, smanjeni su troškovi i povećana efikasnost u poslovanju.

Ilija Damnjanović, COMING

KLJUČNE PREDNOSTI DIGITALIZACIJE JAVNIH NABAVKI

Automatizovan proces: Tok dokumentacije u procesu javnih nabavki je potpuno automatizovan korišćenjem workflow-a kroz Coming Document Management System.

Dostupnost dokumentacije: Svim učesnicima u procesu javne nabavke dokumentacija je dostupna u svakom trenutku.

Svi podaci na jednom mestu: Dvosmerna integracija DMS-a i ERP-a, kao i portala za javne nabavke, omogućava laku obradu podataka.

Ekonomičnost i efikasnost: Efikasnost u upravljanju zalihama, zahvaljujući uvidu u trenutno dostupne zalihe, omogućava pravilno donošenje odluka o pokretanju postupka javnih nabavki.

The post DIGITALIZACIJA JAVNIH NABAVKI appeared first on Business&IT.

Tehnologija se razvija neverovatnom brzinom, digitalizacija ruši barijere na polju poslovanja i ne postoji nijedan kutak biznis sveta gde nije izazvala promene. Da bi kompanije mogle da ispune očekivanja tržišta potrebno je da budu u toku, da na brz, kvalitetan i efikasan način odgovore na zahteve, a za to je neophodna transformacija i prilagođavanje digitalnom dobu. Jedan od primera koji slikovito pokazuju prednosti ovakvog poslovanja je i elektronsko upravljanje dokumentacijom.

Novo! E fakture

DMS će posedovati mogućnost komunikacije sa sistemom elektronskih faktura, po unapred definisanim pravilima koje će ministarstvo propisati.
U pripremi je komunikacija preko API-a koje je ministarstvo najavilo, pa će u skladu s tim biti omogućena manipulacija elektronskom fakturom.

Od 1. januara 2022. do 1. januara 2023. primeniće se sve odredbe zakona koje se odnose na obavezu izdavanja i čuvanja e-faktura u transakcijama u privredi.
Coming uveliko radi na tome da prilagodi DMS novom načinu poslovanja.
DMS će posedovati mogućnost komunikacije sa sistemom elektronskih faktura, po unapred definisanim pravilima koje će ministarstvo propisati.
U pripremi je komunikacija preko API-a koje je ministarstvo najavilo, pa će u skladu s tim biti omogućena manipulacija elektronskom fakturom.
Prilikom slanja fakture, korisnik će u DMS-u imati informaciju o svim poslatim fakturama, njihovom statusu, o tome da li je primalac primio, prihvatio ili odbio fakturu.
Pored toga imaće uvid u razlog odbijanja fakture.
Takođe, dobiće pregled faktura koje su mu pristigle, sa opcijama pregleda, prihvatanja i odbijanja.
Ukoliko korisnik prihvati fakturu, a plaćanje vrši u nekom eksternom sistemu, biće omogućeno slanje fakture direktno u taj sistem ili čuvanje u DMS-u, radi kasnijeg prosleđivanja na plaćanje.
Ovakvom automatizacijom u poslovanju, dolazimo do najvažnije prednosti e-faktura, a to su uštede u vremenu i novcu. Pored toga, smanjuje se mogućnost greške u samom procesu rada kao i mogućnost „gubitka“ fakture.
Dobija se preglednost prilikom razmene podataka, komunikacija se odvija na brži i lakši način. Izbegavaju se registratori i nepregledne paprine gomile, a dokumentacija se čuva na jednom mestu, pri čemu je pristup omogućen u bilo kom trenutku, s bilo kog mesta, jednostavnim pristupom sistemu.

Elektronsko upravljanje dokumentacijom

Elektronsko upravljanje dokumentacijom unapređuje i znatno olakšava posao. Papirni dokumenti zamenjuju se digitalnim arhivama i na taj način poslovna administracija postaje sređenija, a podaci su dostupni u svakom trenutku. Pored toga, digitalizacija poslovne dokumentacije smanjuje rizik od gubitka informacija i eliminiše potrebu za fizičkim obezbeđivanjem prostora od potencijalnih opasnosti i nepogoda. Da bismo ostvarili ove ciljeve i iskoristili sve prednosti digitalnog poslovanja potrebno je pronaći odgovarajuće softversko rešenje, prilagođeno potrebama konkretne kompanije.

O softverskom rešenju ComDoc DMS (Document Management System) bilo je reči i ranije. Ovom prilikom podsetićemo se osnovnih funkcionalnosti sistema i predstaviti novine do kojih smo došli u saradnji sa dosadašnjim korisnicima.

Osnovne karakteristike ComDoc DMS sistema

ComDoc DMS predstavlja kompletno, jednostavno i funkcionalno rešenje za digitalno čuvanje podataka i vođenje radnih procesa kroz unapred definisane tokove. Ovakav sistem pruža automatizaciju poslovanja, centralizaciju podataka, ažurnost, sigurnost i konstantnu podršku COMING-ovog tima.

Arhiviranje dokumenata moguće je na dva načina: skeniranjem i učitavanjem dokumenata koji su već u digitalnom obliku. Uz obilje mogućnosti, aplikacija je veoma fleksibilna i korisnik je može konfigurisati po želji. Svi tipovi i atributi koji se koriste za opisivanje dokumenata, a kasnije i za njihovu lakšu pretragu, konfigurabilni su. Takođe, struktura stabla kreira se po potrebama korisnika i moguće je u svakom trenutku dodavati foldere i potfoldere, na sličan način kako se to čini na fajl sistemu računara.

Jednu od značajnih promena doneo je digitalni potpis. On ubrzava razmenu podataka i olakšava sklapanje dogovora, garantuje sigurnost i učvršćuje poverenje među poslovnim partnerima. Vreme obrade informacija skraćuje se i optimizuju se svi poslovni procesi. ComDoc DMS sistem podržava i ovu opciju.

Rešenje omogućava i vođenje elektronskog delovodnika. Format delovodnog broja je konfigurabilan i može se sastojati od šifre kategorije, separatora, godine i brojčane serije. Sve kombinacije sa navedenim delovima broja su moguće.

Sistem obuhvata ceo životni vek jednog dokumenta, te je nemoguća manipulacija dokumentima bez evidentiranja ko je, šta i u kom trenutku izmenio. Svaka promena kreira novu verziju, što omogućava praćenje istorije dokumenta od trenutka njegovog inicijalnog arhiviranja.

Pretraga je jednostavna i brza, a pristup dokumentima trenutan i zaštićen dodeljenim privilegijama na sistemu.

Novine u sistemu

Bez lažne skromnosti, možemo se pohvaliti time da se u COMING-u ne bavimo isporukom „gotovih rešenja“. Naš moto je da se softver prilagođava korisniku, a ne obrnuto. U skladu sa tim, nakon analize procesa rada u jednoj kompaniji, zajedničkom saradnjom dolazimo do ideja za unapređenje sistema kako bismo pokrili sve potrebe konkretnog korisnika. Naravno, nakon implementacije softvera i početka njegovog korišćenja, i dalje zajedno razmišljamo o unapređenju sistema. U daljem tekstu predstavićemo neke od funkcionalnosti koje su inicijalno implementirane po specifičnim zahtevima, ali su prepoznate kao važne i od ostalih korisnika, te je osnovni sistem tako dobio svoju nadogradnju.

Predmeti: Nakon izvesnog vremena, postavili smo pitanje: kako na digitalnu arhivu preslikati smeštanje i klasifikaciju dokumentacije u registratore? Rešenje je bilo jednostavno: uvesti predmete u ComDoc DMS. Kao i kod dokumenata, za predmete je moguće definisati skup opisnih atributa, kako bismo postigli fleksibilnost i omogućili lakšu pretragu.

Workflow: Osnovna ideja o toku dokumentacije bila je implementirana u sistem i ranije. Međutim, sledeći korak bio je razvoj konfiguratora procedura. Sada sistem sadrži konfigurator koji omogućava da se kreira neograničen broj procedura, različitih struktura koraka, ljudi ili grupa ljudi koji na koracima rade, vremenskih ograničenja za svaki korak pojedinačno itd. Osnovne operacije nad dokumentima (vidljivost, izmena sadržaja, promena atributa i sl.), takođe se definišu u konfiguraciji za svaki korak pojedinačno.

Osim toga, uvid u radne zadatke je pregledniji. U svakom trenutku korisnik ima uvid u procedure u kojima učestvuje, da li još neko osim njega radi na tom koraku, kako bi se izbegao neželjeni paralelni rad na istoj stvari, da li se sa zadatkom kasni ili je još uvek u predviđenim vremenskim okvirima. Takođe, na posebnoj kartici korisnik može pregledati zadatke koji su u toku gde je on zadužen na nekom od narednih koraka, kako bi mogao da isplanira svoje obaveze i vreme i ispoštuje postavljene rokove.

Još jedna interesantna ideja, potekla od jednog korisnika, bila je uvođenje saglasnosti pri određenim koracima. Primer za to je proces obrade ugovora. Prvi korak takve procedure je provera ispravnosti ugovora, koju moraju da potvrde pravna, tehnička i finansijska služba. Dok sve tri strane ne daju svoju saglasnost nije moguće preći na sledeći korak.

Direktna obrada word dokumenata i snimanje na ComDoc DMS sistem / konverzija u PDF: Najizazovnija dopuna, samim tim i najinteresantnija, bila je upravo ova. Ranije je pri izmeni ili konverziji word dokumenta u PDF dolazilo do problema, u smislu verodostojnosti dokumenta nakon naknadnog unošenja u ComDoc DMS. Raniji sistem funkcionisao je tako što je bilo potrebno preuzeti dokument, izmeniti ga i ponovo uneti u sistem. Novo proširenje omogućava direktno otvaranje word dokumenta na lokalnom računaru, njegovu izmenu i direktno snimanje u ComDoc DMS. Takođe, omogućena je direktna konverzija dokumenata u PDF kako bi se izbegla mogućnost zloupotrebe.

Integracija sa AD/LDAP servisom: Implementirani mehanizam autentifikacije koristi autentifikacione parametre Active Directory (AD) servisa. Korišćenjem tokena korisnik dobija pravo da koristi ComDoc DMS softver, ukoliko mu je ta privilegija definisana u okviru domenskog naloga. Sve ostale privilegije takođe se preslikavaju sa domenskog naloga i određene su na osnovu pripadnosti korisničkim grupama. Na ovaj način postiže se automatizacija pri dodeli privilegija, jer se sve radi na jednom mestu i nema dupliranja posla.

Prednosti elektronskog vođenja dokumentacije

U doba kada tehnološka dostignuća imaju sve značajniju ulogu u svakodnevnom životu, svedoci smo da se menjaju i uslovi poslovanja. Ukoliko se na nove zahteve ne odgovori na vreme, rezultat je gubitak konkurentnosti u poslovnom svetu.

Digitalizacija poslovanja je ključna komponenta za uspešno funkcionisanje jedne kompanije, donosi novu dnevnu rutinu, predstavlja sigurnost i unapređenje zastarelih metoda, promoviše automatizaciju poslovnih procesa i nudi mogućnost kretanja u korak s vremenom.

Ukoliko još uvek niste sigurni da li vam je ovakav sistem potreban ili imate nedoumice u vezi sa samim softverom, obratite se našem stručnom timu, a mi ćemo pokušati da vam što više približimo ovo rešenje, ukažemo na njegove prednosti i zajedno razmislimo kako da unapredimo naš softver i vaše poslovanje.

Maja Mitrović, COMING

The post COMDOC DMS 2.0 NOVE FUNKCIONALNOSTI I POBOLJŠANJA appeared first on Business&IT.