Implementacijom novog poslovnog rešenja, kompanija Niš-ekspres ostvarila je preduslove za dalji razvoj i napredak

Microsoft Dynamics NAV ima prilagodljiv i intuitivan korisnički interfejs, što je veoma važno za krajnje korisnike, koji obično, naviknuti na rad u starom okruženju, u početku osećaju odbojnost prema novom rešenju.

Kompanija Niš-ekspres osnovana je daleke 1951. godine. Osnovna delatnost preduzeća je prevoz putnika gradskim, međugradskim i međunarodnim linijama, a od ostalih domaćih prevoznika razlikuje se po tome što samo proizvodi autobuse. Od deset dotrajalih tramvaja i sedam starih autobusa, od kojih se krenulo, stiglo se do voznog parka od preko 400 komfornih vozila.

Kvalitet sopstvene proizvodnje prepoznat je 2006. godine, kada je za autobus visoke turističke klase NIBUS 400 Niš-ekspres dobio najviše republičko priznanje za nov proizvod iz Srbije. Priznanje su mu dodelili Privredna komora Srbije i Ministarstvo trgovine, turizma i saobraćaja, u okviru tradicionalne akcije ekonomskog lista Pregled – “Biramo najbolju robnu marku Srbije”.

I drugi sektori kompanije pružaju vrhunski kvalitet usluge. Tako su ugostiteljski objekti Niš-ekspresa prepoznati po kvalitetnim obrocima, dok sektor za turističke usluge decenijama sa uspehom realizuje đačke ekskurzije u zemlji i inostranstvu, kao i grupna putovanja i obilaske raznovrsnih destinacija

Poslovni izazov

Informacioni sistem koji je kompanija koristila bio je zasnovan na starim tehnologijama, koje više nisu mogle da isprate sve zahteve poslovanja, dok je kompatibilnost sa novim operativnim sistemima bivala sve manja.

Kompanija je imala odvojene baze podataka za artikle, kupce i dobavljače, kao i odvojene aplikacije za magacin, trgovinu i knjigovodstvo, što je dovodilo do dupliranja poslova, odnosno unosa istih podataka više puta i kreiranja istih dokumenata na više lokacija, a svi dobijeni izveštaji zahtevali su dodatnu obradu. Jedna od manjkavosti starog informacionog sistema bilo je i otežano praćenje procesa naručivanja, a bilo je neophodno i dvojno vođenje podataka za sitan inventar i osnovna sredstva (knjigovodstvo i magacin).

Kada je menadžment kompanije postavio ispred sebe nove ciljeve, koji su podrazumevali povećanje produktivnosti i efikasnosti, kao i povećanje konkurentnosti na tržištu, uočena je potreba za podizanjem informacionog sistema na viši nivo.

Da bi poslovni ciljevi bili ostvareni, trebalo je da novi informacioni sistem obezbedi centralizovanu bazu podataka i rešenje koje bi objedinilo sve funkcionalnosti. Bezbednost i pouzdanost rešenja morale su da budu na najvišem nivou, a rad i praćenje podataka omogućeni i sa udaljenih lokacija.

U svrhu podizanja efikasnosti, trebalo je obezbediti automatizaciju poslovnih promena, kao i eliminisanje potrebe da se podaci unose više puta. S obzirom na to da su menadžmentu neophodni ažurni podaci za donošenje poslovnih odluka, značajan zahtev postavljen pred novi sistem bila je i mogućnost trenutnog kreiranja raznovrsnih finansijskih i materijalnih izveštaja.

Pored složenih IT zahteva, dodatni izazov predstavljao je i ograničen budžet za nabavku novih licenci i IT opreme.

Proces implementacije

Kao idealno rešenje, koje zadovoljava sve postavljene zahteve i nudi tražene funkcionalnosti, nametnuo se Microsoft Dynamics NAV, a kompanija COMING – Computer Engineering, koja ga je na kraju implementirala, odabrana je zbog toga što omogućava upotrebu ERP rešenja u cloud-u, čime su eliminisani troškovi kupovine IT infrastrukture i neophodnih licenci. Na ovaj način, kompanija Niš-ekspres dobila je mogućnost da za pouzdan i savremen poslovni informacioni sistem plaća na mesečnom nivou, bez ikakvih početnih investicija.

Proces implementacije započet je odmah po definisanju projektnog tima. Uz primenu dobrih iskustava, veoma brzo je otpočelo testiranje sistema, koji još nije bio kompletno prilagođen potrebama kompanije

Zaposleni u Niš-ekspresu su tako odmah počeli da rade sa novim sistemom, a uporedo su razvijane funkcionalnosti, radi ubrzavanja pojedinih procesa. Ključna prednost ovog pristupa jeste cloud tehnologija, koja je omogućila da sistem veoma brzo bude spreman za rad, te se uštedelo dosta vremena, koje bi inače bilo potrebno za tradicionalniji pristup implementaciji, koji obuhvata i nabavku opreme i licenci.

Projekat implementacije prošao je kroz mesec dana probnog rada, tokom kojeg su u sistem unošeni podaci o odabranim kupcima i dobavljačima. Podaci o njima (prijemnice, fakture i sl.) su paralelno obrađivani i u starom sistemu, kako bi se poredili izveštaji iz dva sistema i pronalazila eventualna odstupanja, da bi novi sistem bio spreman da u potpunosti zameni staro rešenje. Takođe, nekoliko sedmica pre potpunog prelaska na nov sistem sprovedene su pripremne radnje, poput popisa zaliha i robe, evidencije osnovnih sredstava, priprema za integraciju…

Ostvareni rezultati

Novi sistem pušten je u rad 1. januara 2015. godine i već prvog dana su evidentirana mnoga knjiženja i trebovanja: bio je to zimski period i bilo je potrebno često knjižiti trebovanja rezervnih delova i potrošnih artikala (nafta, ulje itd.).

Uzimajući u obzir relativno kratko vreme implementacije, sa velikim brojem kraj­njih korisnika (više od 80), projektni tim je postavio visoke ciljeve, koji su ostvareni zahvaljujući velikom trudu i timskom radu.

Nakon uvođenja novog informacionog sistema, svi problemi koji su postojali ranije rešeni su, zahvaljujući korišćenju jednog programa koji objedinjuje sve poslovne procese. Centralizovani su matični podaci za artikle, kupce, dobav­ljače… i uspostavljena su ažurna salda kupaca i dobavljača. Sve to omogućilo je kvalitetno izveštavanje po referentu, kupcu, kategoriji, grupi robe i sl.

U domenu knjigovodstva i finansija ERP rešenje je donelo podršku automatskom knjiženju promena svih poslovnih procesa, integraciju maloprodaje, automatsko knjiženje pazara, automatizaciju postupka knjiženja izvoda, kao i brzu izradu finansijskih izveštaja za celokupan sistem.

Novi informacioni sistem omogućio je menadžmentu kompanije Niš-ekspres da se fokusira na poslovanje i učvršćivanje pozicije na tržištu, a ažurno praćenje poslovnih procesa predstavlja osnov uspešnog odlučivanja. Kompanija u svakom trenutku može očekivati maksimalnu podršku inženjerskog tima kompanije COMING – Computer Engineering, a zahvaljujući pouzdanosti cloud tehnologije eventualni problemi su brzo i lako rešivi. Adis Terzić i Nedeljko Kuduz

IMPLEMENTIRANI DYNAMICS NAV MODULI

• Finansije i računovodstvo
• Magacinsko poslovanje
• Nabavka
• Prodaja
• Maloprodaja

KLJUČNE PREDNOSTI

• Bez investicija – plaćanje po utrošku
  Odabirom COMING platforme sa cloud licenciranjem omogućen je projekat bez investicionih troškova, a kompanija Niš-ekspres plaća uslugu na mesečnom nivou. Zahvaljujući cloud tehnologiji, troškovi iznajmljivanja ERP servisa finansiraju se iz ušteda koje se ostvaruju primenom ovakvog sistema.
• ERP – Microsoft Dynamics NAV
  Standardizovani procesi i dobra praksa svetskog ERP rešenja omogućili su uspostavljanje efikasnih poslovnih procesa i uvid u sve poslovne promene u trenutku njihovog nastanka.
• IT infrastruktura – cloud tehnologija
  Odabirom COMING cloud platforme omogućena je implementacija kompletne IT infrastrukture u roku od jednog dana, što je stvorilo preduslove za razvoj ostalih servisa. Na ovaj način kompanija koristi najsavremenije serverske i storidž sisteme, u koje nije morala da investira finansijske resurse.
• Pouzdan informacioni sistem
  Informacioni sistem izgrađen pomoću navedenih tehnologija omogućava veoma stabilnu i pouzdanu podršku poslovanju kompanije.

Implementacija savremenih rešenja u cloud infrastrukturi omogućila je efikasniji rad kompaniji koja posluje u više država…

Kompanija New Idea je investicioni fond iz Moskve, pretežno orijentisan ka podsticanju startap‑biznisa na području bivšeg Sovjetskog Saveza. S obzirom na to da kompanija posluje u više država, jedna od njenih osnovnih poslovnih potreba jeste svakodnevna komunikacija na nivou top‑menadžmenta, odnosno redovno održavanje video‑konferencija.

Poslovni izazovi

S obzirom na to da je informacioni sistem koji je kompanija koristila počeo da zastareva, bilo je potrebno kreirati moderan model koji bi uspešno usvojile sve firme kćerke. Za efikasno poslovanje bilo je neophodno implementirati jedinstven informacioni sistem koji bi, pre svega, omogućio kvalitetnu komunikaciju među zaposlenima, koji su udaljeni i po nekoliko hiljada kilometara. Od sistema se, takođe, očekivalo da odgovori izraženim zahtevima za mobilnošću krajnjih korisnika.

Kompanijski informacioni sistem bio je zastareo i po pitanju hardvera. Hardver je bio stariji od 10 godina, odavno izašao iz garantnog roka, a u sličnom stanju bila su i softverska rešenja. Kad je reč o sistem‑sali, postojeći prostor bio je neadekvatan i bez rešene klimatizacije.

Izabrano rešenje

Novi informacioni sistem, koji bi mogao da zadovolji sve poslovne potrebe, za kompaniju bi bio velika investicija, koju bi bilo teško opravdati. Cloud computing, kao tehnologija koja omogućava korišćenje savremenih informacionih sistema bez infrastrukturnih investicija, nametnuo se kao rešenje koje može da odgovori na sve zahteve poslovanja, a kompanija COMING kao isporučilac usluge koji u svom računarskom oblaku može da obezbedi sve neophodne servise.

Umesto kupovine IT infrastrukture i svih neophodnih licenci, kompanija New Idea je odabirom COMING cloud platforme dobila mogućnost da koristi najsavremeniju infrastrukturu i servise, koje plaća na mesečnom nivou.

Proces implementacije

Implementacija je obuhvatila virtuelizaciju baziranu na VMware vSfere 5.5 platformi, migraciju operativnih sistema na Windows Server 2012 R2 i implementaciju savremenih Microsoft‑ovih servisa kao što su Exchange, Lync i SharePoint, svi u verziji 2013.

Najveći izazov koji je doneo projekat implementacije rešenja bilo je izmeštanje postojećih informacionih servisa u virtuelni domen i na novi hardver, namenjen poslovnoj upotrebi. Pored postojećih servisa, trebalo je izmestiti i operativne sisteme na Windows Server 2012 R2, gde god je to bilo moguće. Ova migracija predstavljala je izazov, s obzirom na to da je za operativne sisteme postojećih informacionih servisa davno istekao period podrške proizvođača.

Pri implementaciji novog modela informacionog sistema kompanije New Idea trebalo je zadržati neke postojeće sisteme, karakteristične za poslovanje na teritoriji Ruske Federacije, kao što su Garant i 1C.

Rezultati

Izmeštanjem servisa u COMING cloud kompanija New Idea ostvarila je velike uštede, pre svega zbog toga što nije imala nikakve investicione troškove. SPLA model omogućio je kompaniji da koristi savremena rešenja za upravljanje komunikacijom i kolaboracijom, kao što su Lync i Exchange, kao i rešenje za upravljanje poslovnim sadržajem – Microsot SharePoint, a da za to plaća na mesečnom nivou. Na ovaj način kapitalni troškovi svedeni su na minimum, a kompanija je dobila IT podršku ekspertskog tima i sistem koji je za kratko vreme pušten u produkciju.

Sem što je izbegla investicione troškove, kompanija je ostvarila veliku uštedu i korišćenjem Microsoft Lync rešenja, koje je višestruko smanjilo troškove komunikacije zaposlenih u različitim, međusobno udaljenim lokalnim predstavništvima kompanije. Milena Redžić

Kompanija sa više članica na geografski širokom prostoru rešila je problem objedinjavanja poslovnih rešenja primenom cloud tehnologije

Format grupa osnovana je 1999. godine u Moskvi, kao samostalna kompanija, da bi vremenom, akvizicijom više manjih kompanija širom Ruske Federacije, prerasla u poslovnu grupu sa sedam poslovnih jedinica u pet gradova. Format se bavi proizvodnjom različitih vrsta ambalaže i elemenata od stiropora. Gradovi u kojima grupa posluje međusobno su udaljeni i po nekoliko hiljada kilometara, što predstavlja poseban izazov.

Poslovni izazovi

S obzirom na to da je grupa rasla kupovinom manjih kompanija, menadžment se suočio sa problemom neuređenosti informacionih sistema. Ustanovljeno je da bi uspostavljanje novih procedura i kreiranje jedinstvenog informacionog sistema iziskivalo velika ulaganja, uz angažovanje spoljnih saradnika za implementaciju i kvalitetno održavanje sistema. Imajući u vidu troškove dodatnih ljudskih resursa i spoljnih saradnika na moskovskom tržištu, Format grupa je prepoznala COMING‑ov cloud kao model pomoću kojeg bi, po povoljnim uslovima, dobila redizajn postojećeg sistema, konsultantske usluge za proces implementacije, zasnovane na višegodišnjem iskustvu sa kompanijama različitih veličina, uz servise smeštene na visokopouzdanoj infrastrukturi.

COMING je Format grupi ponudio usluge koje su obuhvatile i migraciju svih vitalnih elemenata sistema u cloud, implementaciju novih servisa, asistenciju prilikom uvođenja procedura koje se tiču informacionog sistema i mesečno održavanje, koje obuhvata preventivne i incidentne aktivnosti.

Format grupa je na ovaj način izbegla visoke troškove održavanja postojećeg sistema, dodatne investicije u novu opremu, kao i direktnu zavisnost udaljenih lokacija od raspoloživosti postojeće centralne lokacije. Raspoloživost servisa Format grupe dodatno je povećana postojanjem disaster recovery lokacije, kojom su zaštićeni servisi svih korisnika COMING cloud‑a.

Servisi na cloud infrastrukturi

Format grupa je u cloud izmestila one servise koji su vitalni za poslovanje kompanije. To su Active Directory, e‑mail sistem baziran na Microsoft Exchange rešenju, kao i 1C ERP, najpopularnije rusko ERP rešenje. U Format grupi bili su posebno zadovoljni jer je COMING omogućio da se 1C ERP koristi u cloud‑u.

Pojedini servisi koje Format grupa koristi zahtevaju pristup posredstvom terminalnih servisa kroz RDP protokol. Imajući u vidu da su pojedine članice grupe udaljene i nekoliko hiljada kilometara od COMING‑ovog cloud‑a, poseban izazov predstavljalo je obezbeđivanje identičnog kvaliteta servisa za sve.

Za Format grupu ovaj korak je značio postavljanje temelja savremenog informacionog sistema, koji će se u budućnosti, najverovatnije, širiti uspostavljanjem unified communications rešenja, kao što je Skype for Business (nekadašnji Lync). S obzirom na međusobnu udaljenost članica grupe, troškovi komunikacija su visoki, tako da bi implementacija takvog rešenja omogućila prevazilaženje postojećih problema i obezbedila jeftinu komunikaciju na nivou grupe. Aleksandar Pavlović

“Cilj projekta bilo je kreiranje infrastrukture sa visokim stepenom raspoloživosti, kako bismo prevazišli dosadašnje probleme, najčešće uzrokovane čestim prekidima internet‑veze i nestancima struje. Ostvarili smo svoj cilj, u smislu dostupnosti servisa kritičnih za poslovanje, i to za mnogo manje novca nego da smo investirali u IT infrastrukturu. Kako je međusobna udaljenost naših poslovnih centara i po nekoliko hiljada kilometara, bilo nam je važno da krajnji korisnici ne primete razliku u kvalitetu servisa. Smatram da smo uspešno ostvarili projektne ciljeve korišćenjem cloud tehnologije.”

Irina Solnceva, IT menadžer, Format grupa